Hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện
Hợp đồng này điều chỉnh việc lập kế hoạch và điều phối một sự kiện cụ thể giữa công ty tổ chức sự kiện ("Bên tổ chức") và khách hàng ("Khách hàng"). Hợp đồng chỉ có hiệu lực khi CẢ HAI bên đã ký bên dưới và khoản đặt cọc giữ chỗ đã vào tài khoản. Bên tổ chức soạn và ký trước, sau đó chia sẻ tài liệu này để Khách hàng xem lại và ký đối ứng — trực tiếp trên ứng dụng, hoặc in ra, ký và tải lên bản scan.
Bên tổ chức (tên công ty):
Địa chỉ đăng ký của Bên tổ chức:
Khách hàng (tên pháp lý đầy đủ):
Địa chỉ xuất hóa đơn của Khách hàng:
Email liên hệ của Khách hàng:
Điện thoại liên hệ của Khách hàng:
Số giờ có mặt tại hiện trường thuộc phạm vi hợp đồng (từ dựng setup đến thu dọn):
Hợp đồng này chỉ áp dụng cho sự kiện đơn lẻ mô tả ở trên. Mọi sự kiện, ngày hoặc địa điểm bổ sung đều cần hợp đồng riêng.
Phần 3 — Gói dịch vụ và phạm vi công việc
Bên tổ chức sẽ cung cấp các dịch vụ nêu dưới đây. Mọi nội dung không được liệt kê đều nằm ngoài phạm vi và sẽ được báo giá riêng trước khi thực hiện.
Những nội dung được loại trừ cụ thể khỏi hợp đồng này (Khách hàng có thể ghi lại các thống nhất tại đây):
Phần 4 — Phí tổ chức và lịch thanh toán
Phí tổ chức dưới đây chỉ dành cho thời gian và chuyên môn của Bên tổ chức. Chi phí nhà cung cấp và địa điểm là khoản riêng, thuộc trách nhiệm của Khách hàng.
| | |
|---|
Đặt cọc giữ chỗ (không hoàn lại) | | |
| | Khi chốt địa điểm và các nhà cung cấp chính |
| | |
| | |
- Hóa đơn phải được thanh toán trong vòng 14 ngày kể từ ngày phát hành và không muộn hơn hạn nêu trên.
- Bên tổ chức có thể tạm dừng công việc khi có khoản quá hạn, sau khi thông báo bằng văn bản, và không chịu trách nhiệm về ngày hoặc nhà cung cấp bị mất trong thời gian tạm dừng.
- Thời gian tại hiện trường vượt quá số giờ nêu ở Phần 2 được tính theo giờ cho mỗi nhân sự và được xác nhận với Khách hàng ngay trong ngày trước khi phát sinh.
- Việc di chuyển ngoài bán kính phục vụ tiêu chuẩn của Bên tổ chức và chi phí lưu trú qua đêm khi không thể tránh khỏi được tính theo chi phí thực tế.
Phần 5 — Thanh toán cho nhà cung cấp và hoàn ứng
- Bất cứ khi nào có thể, nhà cung cấp ký hợp đồng và xuất hóa đơn trực tiếp cho Khách hàng, và Khách hàng thanh toán trực tiếp theo lịch riêng của từng nhà cung cấp.
- Khi một nhà cung cấp chỉ ký hợp đồng với Bên tổ chức, Bên tổ chức thanh toán thay Khách hàng từ khoản tạm ứng đã được duyệt trước và chuyển lại chi phí đúng bằng giá gốc kèm chứng từ.
- Bên tổ chức không cộng thêm chênh lệch vào chi phí nhà cung cấp và không giữ lại hoa hồng. Mọi ưu đãi đối tác đều được chuyển cho Khách hàng.
- Bên tổ chức sẽ không cam kết thay Khách hàng bất kỳ khoản chi nào vượt hạn mức đã thống nhất bằng văn bản nếu chưa có phê duyệt bằng văn bản của Khách hàng.
- Hợp đồng với nhà cung cấp là giữa nhà cung cấp và bên ký kết. Bên tổ chức điều phối và bảo vệ quyền lợi của Khách hàng nhưng không bảo đảm việc thực hiện của bên thứ ba.
Hạn mức phê duyệt thống nhất cho sự kiện này (mức chi Bên tổ chức được cam kết mà không cần hỏi trước):
Phần 6 — Hoãn, hủy và hoàn tiền
- Khách hàng có thể hoãn một lần sang ngày mới trong vòng mười hai tháng, tùy theo lịch trống của Bên tổ chức, và phí tổ chức được chuyển sang mà không tính thêm.
- Việc hoãn lần tiếp theo, hoặc dời quá mười hai tháng, được coi là một hợp đồng mới và sẽ được báo giá lại.
- Khi hủy, tiền đặt cọc giữ chỗ không được hoàn lại và mọi đợt thanh toán đã xuất hóa đơn vẫn phải trả cho phần công việc đã thực hiện đến ngày hủy.
- Hủy trong vòng 30 ngày trước sự kiện làm toàn bộ phí tổ chức đến hạn, vì đến thời điểm đó công việc đã cơ bản hoàn tất.
- Tiền đặt cọc và phí hủy của nhà cung cấp tuân theo hợp đồng riêng của từng nhà cung cấp và không được Bên tổ chức hoàn lại.
- Không bên nào bị coi là vi phạm khi chậm trễ hoặc không thực hiện được do sự kiện bất khả kháng — thời tiết cực đoan, tình huống khẩn cấp công cộng, địa điểm đóng cửa, giao thông ngừng hoạt động hoặc hạn chế của cơ quan nhà nước. Trong trường hợp đó, hai bên trước hết sẽ tìm cách dời ngày mà không tính phí hoãn.
- Bên tổ chức có thể chấm dứt hợp đồng bằng thông báo văn bản nếu Khách hàng có hành vi xúc phạm nhân sự hoặc nhà cung cấp, hoặc yêu cầu Bên tổ chức làm điều trái pháp luật. Các khoản phí đã thanh toán đến thời điểm đó không được hoàn lại.
Phần 7 — Trách nhiệm và bảo hiểm
- Bên tổ chức có bảo hiểm trách nhiệm công cộng và bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, và sẽ cung cấp giấy chứng nhận cho địa điểm khi được yêu cầu.
- Tổng trách nhiệm của Bên tổ chức theo hợp đồng này giới hạn ở tổng phí tổ chức mà Khách hàng đã thực trả.
- Bên tổ chức không chịu trách nhiệm về thiệt hại gián tiếp hoặc hệ quả, bao gồm lợi nhuận mất đi, tài trợ bị mất hoặc tổn hại uy tín.
- Bên tổ chức không chịu trách nhiệm về hành vi, sự thiếu sót hoặc tình trạng mất khả năng thanh toán của nhà cung cấp bên thứ ba hay của địa điểm, cũng như thiệt hại do khách mời gây ra.
- Không nội dung nào trong phần này giới hạn trách nhiệm đối với trường hợp tử vong hoặc thương tật do sơ suất, hoặc đối với hành vi gian lận.
- Khách hàng chịu trách nhiệm về hành vi của khách mời, thiệt hại tại địa điểm do nhóm của mình gây ra và mọi giấy phép đứng tên Khách hàng.
- Bảo hiểm hủy sự kiện được khuyến nghị mạnh mẽ khi khoản chi không hoàn lại là đáng kể. Bên tổ chức không thu xếp hay bán bảo hiểm.
Phần 8 — Hình ảnh và bảo mật
- Bên tổ chức mong muốn chụp ảnh phần trang trí và dàn dựng, sử dụng những hình ảnh đó trong hồ sơ năng lực, trên website và mạng xã hội. Đây là tùy chọn và Khách hàng quyết định bên dưới.
- Mỗi bên giữ bí mật thông tin thương mại và thông tin cá nhân của bên kia, trừ khi việc cung cấp cho nhà cung cấp là cần thiết để tổ chức sự kiện hoặc pháp luật yêu cầu.
- Danh sách khách mời và dữ liệu về ăn uống hay tiếp cận chỉ được dùng cho sự kiện này và sẽ được xóa sau khi hoàn tất quyết toán.
Sử dụng hình ảnh — vui lòng chọn:
Các hạn chế bổ sung về hình ảnh, báo chí hoặc mạng xã hội:
Khách hàng — họ tên (chữ in):
Chạm để ký
Vẽ chữ ký của bạn trong cửa sổ bật lên
Bên tổ chức — họ tên (chữ in):
Chạm để ký
Vẽ chữ ký của bạn trong cửa sổ bật lên
Tùy chọn — tải lên bản scan đã ký đối ứng, hợp đồng địa điểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm:
Mẫu tài liệu chỉ mang tính tham khảo và không phải là tư vấn pháp lý. Hãy tham vấn luật sư có chuyên môn trước khi sử dụng tài liệu này.