Hướng dẫn dịch vụ và gói tổ chức sự kiện
Hướng dẫn này giải thích mỗi gói dịch vụ của chúng tôi bao gồm những gì, tiến trình diễn ra thế nào từ cuộc gọi đầu tiên đến khi thu dọn, cách tính phí và thanh toán cho nhà cung cấp, cùng những gì chúng tôi cần ở bạn trong suốt quá trình. Đây là tài liệu tham khảo — không có gì phải điền hay gửi lại. Các điều khoản ràng buộc hai bên là những gì ghi trong hợp đồng dịch vụ đã ký.
Ba mức dịch vụ. Khác biệt không nằm ở mức độ tận tâm — mà ở việc chúng tôi bắt đầu sớm đến đâu và bao nhiêu phần việc thuộc về chúng tôi thay vì bạn.
| | | |
|---|
| | | |
Ý tưởng, chủ đề và định hướng thiết kế | | Chúng tôi tinh chỉnh ý tưởng của bạn | |
Tìm địa điểm, khảo sát và rà soát hợp đồng | | | |
Tìm nhà cung cấp, lấy báo giá và đàm phán | | | |
Lập và theo dõi ngân sách | Ngân sách đầy đủ, theo dõi đến khi quyết toán | Rà soát ngân sách tại hai mốc kiểm tra | |
| Không giới hạn, kèm báo cáo bằng văn bản hằng tháng | | |
Kịch bản chương trình, sơ đồ mặt bằng và lịch nhà cung cấp | Chúng tôi lập và chịu trách nhiệm | Chúng tôi lập và chịu trách nhiệm | Chúng tôi dựng lại từ ghi chú của bạn |
Đội ngũ tại hiện trường ngày diễn ra | Quản lý chính cùng ê-kíp, quy mô theo số khách | Quản lý chính cùng một trợ lý | Điều phối viên chính, từ dựng setup đến thu dọn |
Quyết toán và đánh giá sau sự kiện | Quyết toán tài chính đầy đủ và báo cáo đánh giá bằng văn bản | Báo cáo đánh giá bằng văn bản | |
Phần 2 — Tiến độ triển khai
Một hợp đồng trọn gói thường diễn ra như sau. Thời gian chuẩn bị ngắn hơn sẽ rút gọn các giai đoạn đầu chứ không lược bỏ chúng.
- Trước 12–9 tháng. Cuộc gọi tìm hiểu, bản brief, khung ngân sách, danh sách ngày dự kiến và tìm địa điểm. Ký hợp đồng và đặt cọc trước khi chúng tôi tiếp cận bất kỳ nhà cung cấp nào.
- Trước 9–6 tháng. Chốt hợp đồng địa điểm. Khóa định hướng thiết kế. Các nhà cung cấp ưu tiên — tiệc, thiết bị nghe nhìn, sản xuất, chương trình biểu diễn — được tìm, báo giá và đặt.
- Trước 6–3 tháng. Nếm thử thực đơn, dựng nháp sơ đồ mặt bằng, chốt thiết bị thuê và trang trí, mở thiệp mời và đăng ký, thu thập nhu cầu tiếp cận và ăn uống.
- Trước 8 tuần. Dựng chương trình và kịch bản sân khấu. Gửi brief cho diễn giả và nghệ sĩ. Chuyển biển bảng và ấn phẩm sang khâu sản xuất.
- Trước 4 tuần. Số khách dần định hình. Bắt đầu sơ đồ chỗ ngồi. Gửi lịch nhà cung cấp. Viết phương án dự phòng và phương án thời tiết.
- Trước 2 tuần. Chốt số khách cuối cùng với đơn vị tiệc. Khảo sát lần cuối tại địa điểm. Khóa kịch bản chương trình. Xuất hóa đơn phần phí còn lại.
- Tuần diễn ra sự kiện. Xác nhận các đợt giao hàng, phổ biến cho ê-kíp, chạy thử nếu chương trình cần, gửi danh sách liên hệ khẩn cho toàn bộ nhà cung cấp.
- Ngày diễn ra. Dựng setup, quản lý nhà cung cấp, luồng di chuyển của khách, điều chương trình, xử lý sự cố, thu dọn và bàn giao địa điểm.
- Trong vòng 15 ngày làm việc. Đối chiếu hóa đơn cuối, thanh toán chi phí hư hỏng hoặc làm thêm giờ, gửi báo cáo đánh giá bằng văn bản kèm khuyến nghị cho lần sau.
Phần 3 — Phí dịch vụ và dòng thanh toán cho nhà cung cấp
- Gói trọn gói và bán phần được báo giá theo phí trọn gói, xác định phạm vi sau cuộc gọi tìm hiểu. Gói điều phối ngày diễn ra được báo giá trọn gói cho số giờ có mặt tại hiện trường đã định.
- Sự kiện rất lớn hoặc kéo dài nhiều ngày có thể được báo giá theo tỷ lệ phần trăm tổng chi phí sự kiện, kèm mức tối thiểu. Cách tính áp dụng sẽ được ghi vào hợp đồng trước khi bắt đầu công việc.
- Phí của chúng tôi chỉ bao gồm thời gian và chuyên môn. Chi phí nhà cung cấp — địa điểm, tiệc, thiết bị thuê, nghe nhìn, biểu diễn, hoa, nhân sự — là khoản riêng và thuộc về bạn.
- Bất cứ khi nào có thể, nhà cung cấp xuất hóa đơn trực tiếp cho bạn và bạn thanh toán trực tiếp. Bạn thấy đúng giá thật và không khoản chênh nào đi qua chúng tôi.
- Khi một nhà cung cấp chỉ ký hợp đồng với chúng tôi, chúng tôi thanh toán thay bạn từ khoản tạm ứng đã duyệt trước và chuyển lại hóa đơn đúng giá gốc kèm chứng từ.
- Chúng tôi không nhận hoa hồng hay chiết khấu ngầm từ nhà cung cấp. Nếu có giá ưu đãi đối tác, phần giảm thuộc về bạn chứ không phải chúng tôi.
- Mọi khoản chi vượt hạn mức phê duyệt ghi trong hồ sơ khách hàng của bạn đều cần bạn đồng ý bằng văn bản trước khi chúng tôi cam kết.
Phần 4 — Đặt cọc và các mốc thanh toán
| | |
|---|
| | Giữ ngày cho bạn và cho phép chúng tôi bắt đầu triển khai. Không hoàn lại. |
| Khi chốt địa điểm và các nhà cung cấp chính | Giai đoạn tìm kiếm và ký kết nhà cung cấp trong tổng phí tổ chức. |
| Theo từng hợp đồng nhà cung cấp | Thanh toán theo lịch riêng của nhà cung cấp — chúng tôi theo dõi và nhắc bạn. |
| | Tiệc và chỗ ngồi được tính theo con số này. Có thể tăng, không thể giảm. |
| | Phần còn lại của phí tổ chức. Đến hạn trước khi dựng setup. |
| Trong vòng 15 ngày làm việc sau đó | Làm thêm giờ, hư hỏng, quầy bar tính theo tiêu thụ và chênh lệch tạm ứng. |
Phần 5 — Thay đổi, hoãn và hủy
- Những thay đổi nhỏ là một phần của quá trình và không tính phí. Thay đổi buộc phải tìm lại nhà cung cấp, dựng lại ngân sách hoặc in lại ấn phẩm đã sản xuất sẽ được báo giá bằng văn bản trước khi thực hiện.
- Việc hoãn sang ngày mới trong vòng mười hai tháng sẽ chuyển phí tổ chức của bạn mà không tính thêm, áp dụng một lần. Nhà cung cấp có điều khoản hoãn riêng và có thể không linh hoạt như vậy.
- Lần hoãn thứ hai, hoặc dời quá mười hai tháng, được coi là một hợp đồng mới và sẽ được báo giá lại.
- Khi hủy, tiền đặt cọc giữ chỗ không hoàn lại và mọi đợt phí đã xuất hóa đơn vẫn phải trả cho phần công việc đã thực hiện đến thời điểm đó.
- Hủy trong vòng 30 ngày trước sự kiện đồng nghĩa với việc phải thanh toán toàn bộ phí tổ chức, vì đến lúc đó công việc đã cơ bản hoàn tất.
- Phí hủy của nhà cung cấp tuân theo hợp đồng riêng của họ, không theo hợp đồng của chúng tôi. Chúng tôi luôn thương lượng vì bạn nhưng không thể miễn trừ điều khoản của họ.
Phần 6 — Thời tiết và bất khả kháng
- Mọi hạng mục ngoài trời đều có phương án mưa bằng văn bản, và hai bên thống nhất thời hạn ra quyết định — thường là 24 đến 48 giờ trước giờ mở cửa — để quyết định được đưa ra bình tĩnh thay vì ngay trong ngày.
- Chi phí nhà bạt, mái che hoặc phương án trong nhà được báo giá trước để quyết định không bao giờ trở thành bất ngờ về tài chính.
- Bất khả kháng — thời tiết cực đoan, tình huống khẩn cấp công cộng, địa điểm đóng cửa, giao thông ngừng hoạt động, hạn chế của cơ quan nhà nước — tạm dừng nghĩa vụ của cả hai bên trong thời gian diễn ra.
- Trong trường hợp bất khả kháng, chúng tôi ưu tiên dời ngày hơn là hủy, và không tính phí hoãn cho tình huống đó.
- Bảo hiểm sự kiện được khuyến nghị mạnh mẽ với mọi sự kiện có khoản chi không hoàn lại đáng kể. Chúng tôi có thể giới thiệu môi giới nhưng không bán hay thu xếp bảo hiểm.
Phần 7 — Làm thêm giờ, di chuyển và chi phí phát sinh
- Số giờ có mặt tại hiện trường được ghi trong hợp đồng. Thời gian vượt quá được tính theo giờ cho mỗi nhân sự, theo mốc 30 phút, và được xác nhận với bạn ngay trong tối hôm đó trước khi phát sinh.
- Phí làm thêm giờ của địa điểm, kéo dài quầy bar và thời gian chờ của nhà cung cấp do chính các đơn vị đó tính theo biểu giá riêng và được chuyển thẳng cho bạn.
- Di chuyển ngoài bán kính phục vụ tiêu chuẩn được tính theo chi phí thực tế — số km hoặc vé, cùng chi phí lưu trú khi buộc phải nghỉ đêm.
- Các buổi khảo sát vượt số lượng có trong gói và những buổi chạy thử bổ sung muộn đều được báo giá trước khi xếp lịch.
- Không khoản nào xuất hiện trên hóa đơn cuối cùng mà bạn chưa từng xem và duyệt trước.
Phần 8 — Chúng tôi cần gì ở bạn
- Lúc bắt đầu — một ngân sách thực tế, tên của tất cả những người có quyền phê duyệt, và bộ nhận diện thương hiệu nếu sự kiện mang bản sắc của bạn.
- Trong giai đoạn tìm nhà cung cấp — quyết định trong vòng năm ngày làm việc đối với danh sách rút gọn và báo giá. Các lựa chọn giữ chỗ sẽ hết hạn, và nhà cung cấp tốt luôn được đặt trước.
- Ở khâu thiết kế — phản hồi thẳng thắn. Nói sớm rằng có gì chưa ổn thì không tốn gì; nói sau khi đã sản xuất thì tốn tiền.
- Trước bốn tuần — tên diễn giả, nội dung trình tự chương trình, nhu cầu ăn uống và tiếp cận, cùng mọi yếu tố nghi lễ hay văn hóa cần làm thật chuẩn.
- Trước hai tuần — số khách cuối cùng và sơ đồ chỗ ngồi đã chốt, cùng một người được chỉ định có quyền quyết định trong ngày diễn ra.
- Trong ngày diễn ra — hãy để chúng tôi vận hành. Điều tốt nhất bạn có thể làm là tận hưởng sự kiện của mình và chuyển mọi câu hỏi cho người phụ trách hiện trường.
Hướng dẫn này mô tả cách chúng tôi thường làm việc và bản thân nó không phải là hợp đồng. Nội dung gói, mức phí và ngày tháng cho sự kiện của bạn là những gì được nêu trong hợp đồng dịch vụ đã ký.