Ficha de conta do cliente
Este é o registro permanente do nosso relacionamento: uma única ficha por cliente, mantida atualizada pelas duas partes durante todo o tempo em que trabalharmos juntos. Não está vinculada a nenhum projeto ou contrato específico. Sempre que um contato mudar, um trabalho for encerrado ou um acesso for concedido ou revogado, atualize aqui em vez de abrir um documento novo.
Seção 1 — Organização e pessoa jurídica
Inscrição estadual / municipal:
Seção 2 — Dados de faturamento e exigências de nota fiscal
Empresa a ser faturada (se diferente da acima):
Contato do contas a pagar:
E-mail para envio de notas fiscais:
Prazo de pagamento combinado:
É exigido pedido de compra antes do início do trabalho?
Portal, códigos de referência ou outras formalidades de faturamento que devemos seguir:
Seção 3 — Contatos do lado do cliente
Todas as pessoas do lado do cliente com quem tratamos, do que cada uma é responsável e até onde vai sua alçada de aprovação. Mantenha atualizado: uma lista de aprovadores desatualizada é a causa mais comum de uma entrega travada.
Seção 4 — Nossa equipe de atendimento
Contato de faturamento / administrativo:
Como fica a cobertura quando o responsável pela conta está ausente:
Seção 5 — Sistemas e acessos
Cada ferramenta, conta ou espaço de trabalho compartilhado a que nos foi dado acesso, com a data de concessão ou remoção. Nunca registre senhas aqui: anote apenas o sistema, o usuário nomeado e as datas.
Seção 6 — Histórico de trabalhos
Uma lista contínua de todos os trabalhos que fizemos para este cliente. Acrescente uma linha quando um trabalho começar e atualize a situação quando ele for encerrado.
Seção 7 — Ritmo de reuniões e canais preferidos
Reunião fixa — dia e horário:
Canal preferido para o contato do dia a dia:
Para onde são enviadas as entregas formais e as aprovações:
Fuso horário e observações sobre o horário de trabalho:
Seção 8 — Fluxo de escalonamento combinado
Quem é acionado, e em que ordem, quando algo dá errado: um prazo perdido, um problema de qualidade, uma nota fiscal contestada.
Primeiro nível de escalonamento (do nosso lado):
Primeiro nível de escalonamento (do lado do cliente):
Responsável pela decisão final se o primeiro nível não resolver:
Prazo de resposta combinado para um caso escalonado, e eventuais exceções:
Seção 9 — Notas do relacionamento
Um registro datado de tudo o que valha lembrar na próxima vez: uma reestruturação do lado do cliente, uma preferência que aprendemos do jeito difícil, uma decisão que moldou a forma como trabalhamos juntos, retornos dados ou recebidos. O registro mais recente no topo.
Mantenha este registro atualizado: é o único lugar que qualquer uma das partes deve consultar para responder “quem, como e desde quando”.