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Guia de contratos e processo de assinatura

Este guia explica qual documento cobre cada situação, como um documento vai da minuta à via assinada e bloqueada, o que um signatário precisa comprovar e como as alterações são tratadas depois. É um documento de consulta — não há nada a preencher ou devolver. Havendo divergência entre este guia e um contrato assinado, prevalece o contrato assinado.

Seção 1 — Qual Documento se Aplica

Cada documento deste pacote responde a uma pergunta diferente. A maioria dos relacionamentos usa dois ou três deles, não todos os seis.

Documento	O que abrange	Quando é usado	Quem assina
Contrato de prestação de serviços	Escopo do trabalho, honorários, prazo, cancelamento, responsabilidade e titularidade dos entregáveis	Antes do início de qualquer trabalho remunerado	Ambas as partes
Acordo de confidencialidade (NDA)	O que é considerado confidencial, o uso permitido e por quanto tempo o dever perdura	Antes da troca de informações sensíveis, muitas vezes antes da definição do escopo	Ambas as partes
Termo de isenção de responsabilidade	Riscos assumidos de uma atividade e os limites da nossa responsabilidade	Antes da participação em atividade com risco físico ou financeiro	O participante ou o responsável legal, se menor
Consentimento de dados pessoais (LGPD)	Quais dados coletamos, para quê, com quem são compartilhados e como revogar o consentimento	No momento da primeira coleta de dados pessoais	O titular dos dados
Procuração / autorização	Quais atos uma parte pode praticar em nome da outra e os limites desse poder	Quando precisamos tratar com terceiros em seu nome	O outorgante; pode ser exigido reconhecimento de firma ou testemunhas
Cessão de imagem e depoimento	Autorização para usar fotos, vídeo, nome ou depoimento citado, e onde	Antes de publicar qualquer material identificável	A pessoa retratada ou citada

Seção 2 — O Caminho da Assinatura, Passo a Passo

Minuta. Preparamos o contrato a partir dos dados do cadastro da contraparte, de modo que nomes, endereços e números de registro já estejam corretos.
Conferência interna. Um segundo revisor confronta a minuta com as condições comerciais acordadas antes de ela sair daqui.
Envio para análise. Você recebe um link para o documento. O prazo de análise é de cinco dias úteis, salvo acordo escrito para prazo menor ou maior.
Comentários e revisões. Levante todos os pontos de uma só vez, sempre que possível. Cada rodada de revisão reinicia o prazo apenas quanto às cláusulas alteradas.
Assinatura eletrônica. O signatário autorizado assina no próprio documento. A assinatura é registrada com data e hora e com os dados da sessão de quem assinou.
Contra-assinatura. Nós contra-assinamos. Enquanto as duas assinaturas não estiverem presentes, o contrato é uma minuta e não gera obrigações.
Bloqueio e arquivamento. O documento assinado é marcado como definitivo, bloqueado contra novas edições e arquivado no cadastro da contraparte.
Vias. Ambas as partes recebem a via bloqueada. Você pode solicitar outra via a qualquer momento durante o prazo de guarda.

Se for exigida assinatura de próprio punho, imprima a versão final, assine e envie a digitalização. Anexamos o arquivo ao mesmo cadastro para que a trilha eletrônica e a de papel fiquem juntas.

Seção 3 — Identificação e Poderes de Assinatura

Pessoas físicas assinando em nome próprio

Um documento de identidade com foto válido — passaporte, RG ou CNH.
Um e-mail de assinatura que pertença pessoalmente ao signatário, não uma caixa compartilhada.
Quando um responsável assinar por menor, comprovação do vínculo de responsabilidade.

Assinatura em nome de empresa ou sociedade

A razão social exata e o número de registro, coincidentes com o registro público.
Prova de que a pessoa pode obrigar a empresa — cargo de administrador, ata de deliberação, delegação de poderes ou procuração.
Qualquer alçada interna de assinatura aplicável, para sabermos se é necessária uma segunda assinatura antes de o contrato obrigar.
Quando forem exigidas duas assinaturas, ambas devem constar antes de o contrato ser tido por celebrado.

É para isso que serve o cadastro da contraparte: manter os signatários atualizados. Se um signatário sair ou uma alçada mudar, atualize o cadastro antes da redação do próximo documento, não na hora de assinar.

Seção 4 — Aditivos, Renovações e Rescisão

Um contrato assinado nunca é editado no próprio corpo. As alterações são feitas por termo aditivo assinado que identifica a cláusula substituída.
Toda alteração começa por uma solicitação de alteração, que registra a redação atual, a redação proposta, a data de eficácia pretendida e o impacto comercial.
Renovações sem mudanças são confirmadas por uma breve notificação de renovação. Renovações com mudanças seguem como aditivo.
Quando o contrato se renova automaticamente, a notificação de não renovação deve ser feita antes do prazo previsto no contrato. Esse prazo é controlado no cadastro da contraparte.
A cessão ou novação para outra empresa exige o consentimento escrito de ambas as partes e nova assinatura da empresa entrante.
A rescisão observa o aviso prévio previsto no contrato. Obrigações de confidencialidade, proteção de dados e pagamento em geral sobrevivem à rescisão.
Todo aditivo, renovação, cessão e rescisão é lançado no cadastro da contraparte, para que o histórico completo permaneça legível em um só lugar.

Seção 5 — Guarda de Registros e Dados Pessoais

Contratos assinados e seus aditivos são guardados durante todo o relacionamento e pelo prazo prescricional legal seguinte ao seu término.
Imagens de assinatura, carimbos de tempo e trilhas de auditoria são mantidos enquanto durar o contrato a que pertencem, pois são a prova de sua válida celebração.
Documentos de identidade são conferidos e depois mantidos apenas pelo tempo exigido pelas obrigações antifraude e de escrituração.
Consentimentos e cessões são guardados com suas datas de validade, para que se saiba de imediato se uma autorização continua vigente.
Você pode pedir cópia dos seus registros, solicitar correção ou revogar um consentimento a qualquer momento. A revogação não desfaz o tratamento lícito anterior nem cancela um contrato assinado.
Os documentos são armazenados com acesso restrito a quem deles precisa e não são vendidos nem compartilhados para fins de marketing.

Seção 6 — Perguntas Frequentes

A assinatura eletrônica vincula tanto quanto a de próprio punho?

Na maioria dos ordenamentos, sim, para contratos comerciais comuns. O que importa é que o signatário tenha querido assinar, que a assinatura esteja vinculada a ele e que o documento não possa ser alterado depois sem detecção. Nosso processo registra os três elementos. Um pequeno grupo de documentos — certas transmissões de imóveis, testamentos e algumas declarações — ainda exige assinatura de próprio punho ou ato notarial, e avisaremos quando for o caso.

É preciso testemunha?

Contratos comerciais comuns não exigem. Documentos que valem como título executivo extrajudicial e, em muitos ordenamentos, procurações, sim. A testemunha deve ser maior de idade, não ser parte do documento nem ter interesse nele, e presenciar o ato da assinatura.

E se eu assinar e depois notar um erro?

Avise-nos imediatamente. Um erro material evidente é corrigido por um breve aditivo assinado pelas duas partes. Uma mudança de posição sobre condição comercial é uma solicitação de alteração normal e depende de acordo dos dois lados.

Posso levar mais tempo que o prazo de análise?

Sim. Peça antes de o prazo encerrar e nós o prorrogaremos. Preferimos que você leia o documento com atenção a que assine no prazo. Nada é tido como aceito apenas porque o prazo passou.

Outra pessoa pode assinar em meu nome?

Somente com poderes documentados — um cargo registrado no cadastro da contraparte, uma ata de deliberação ou uma procuração. Autorização verbal não basta, porque a prova precisa sobreviver ao relacionamento.

Devo buscar orientação jurídica independente?

Você é sempre livre para isso e nós incentivamos, especialmente em prazos longos, regimes de responsabilidade incomuns ou qualquer ponto que não tenha ficado claro. Manteremos o documento aberto enquanto isso.

Este guia descreve nosso processo em termos gerais e não constitui orientação jurídica para uma situação específica. Os requisitos de validade da assinatura, de testemunhas e de guarda variam conforme a jurisdição — busque orientação qualificada quando o assunto justificar.

Usar este modelo

Modelos neste pacote

The Acordos Comuns pack includes 10 ready-to-use templates. Each one is a structured, fully editable form you can share with clients to collect information, documents, and signatures in one place.

Perguntas frequentes

What's included in the Acordos Comuns templates?

The Acordos Comuns pack contains 10 templates: Guia de contratos e processo de assinatura, Registro de contrapartes e contratos, Contrato de Prestação de Serviços, Acordo Mútuo de Confidencialidade, Termo de Isenção de Responsabilidade, Termo de Consentimento de Tratamento de Dados Pessoais, Procuração Limitada, Autorização de Uso de Imagem, Solicitação de alteração, renovação ou rescisão, Análise e Aprovação Interna. Each is ready to use and fully editable.

Can I customize these templates?

Yes. Every Pocper template is fully editable — add or remove fields, change the wording, and adapt each form to your workflow before sharing it with clients.

How do I use the Acordos Comuns templates?

Import the pack into your Pocper workspace, open a template, tailor it to your needs, then share a link so clients can fill it out and upload documents in real time.