Guia de contratos e processo de assinatura
Este guia explica qual documento cobre cada situação, como um documento vai da minuta à via assinada e bloqueada, o que um signatário precisa comprovar e como as alterações são tratadas depois. É um documento de consulta — não há nada a preencher ou devolver. Havendo divergência entre este guia e um contrato assinado, prevalece o contrato assinado.
Seção 1 — Qual Documento se Aplica
Cada documento deste pacote responde a uma pergunta diferente. A maioria dos relacionamentos usa dois ou três deles, não todos os seis.
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Contrato de prestação de serviços | Escopo do trabalho, honorários, prazo, cancelamento, responsabilidade e titularidade dos entregáveis | Antes do início de qualquer trabalho remunerado | |
Acordo de confidencialidade (NDA) | O que é considerado confidencial, o uso permitido e por quanto tempo o dever perdura | Antes da troca de informações sensíveis, muitas vezes antes da definição do escopo | |
Termo de isenção de responsabilidade | Riscos assumidos de uma atividade e os limites da nossa responsabilidade | Antes da participação em atividade com risco físico ou financeiro | O participante ou o responsável legal, se menor |
Consentimento de dados pessoais (LGPD) | Quais dados coletamos, para quê, com quem são compartilhados e como revogar o consentimento | No momento da primeira coleta de dados pessoais | |
| Quais atos uma parte pode praticar em nome da outra e os limites desse poder | Quando precisamos tratar com terceiros em seu nome | O outorgante; pode ser exigido reconhecimento de firma ou testemunhas |
Cessão de imagem e depoimento | Autorização para usar fotos, vídeo, nome ou depoimento citado, e onde | Antes de publicar qualquer material identificável | A pessoa retratada ou citada |
Seção 2 — O Caminho da Assinatura, Passo a Passo
- Minuta. Preparamos o contrato a partir dos dados do cadastro da contraparte, de modo que nomes, endereços e números de registro já estejam corretos.
- Conferência interna. Um segundo revisor confronta a minuta com as condições comerciais acordadas antes de ela sair daqui.
- Envio para análise. Você recebe um link para o documento. O prazo de análise é de cinco dias úteis, salvo acordo escrito para prazo menor ou maior.
- Comentários e revisões. Levante todos os pontos de uma só vez, sempre que possível. Cada rodada de revisão reinicia o prazo apenas quanto às cláusulas alteradas.
- Assinatura eletrônica. O signatário autorizado assina no próprio documento. A assinatura é registrada com data e hora e com os dados da sessão de quem assinou.
- Contra-assinatura. Nós contra-assinamos. Enquanto as duas assinaturas não estiverem presentes, o contrato é uma minuta e não gera obrigações.
- Bloqueio e arquivamento. O documento assinado é marcado como definitivo, bloqueado contra novas edições e arquivado no cadastro da contraparte.
- Vias. Ambas as partes recebem a via bloqueada. Você pode solicitar outra via a qualquer momento durante o prazo de guarda.
Se for exigida assinatura de próprio punho, imprima a versão final, assine e envie a digitalização. Anexamos o arquivo ao mesmo cadastro para que a trilha eletrônica e a de papel fiquem juntas.
Seção 3 — Identificação e Poderes de Assinatura
Pessoas físicas assinando em nome próprio
- Um documento de identidade com foto válido — passaporte, RG ou CNH.
- Um e-mail de assinatura que pertença pessoalmente ao signatário, não uma caixa compartilhada.
- Quando um responsável assinar por menor, comprovação do vínculo de responsabilidade.
Assinatura em nome de empresa ou sociedade
- A razão social exata e o número de registro, coincidentes com o registro público.
- Prova de que a pessoa pode obrigar a empresa — cargo de administrador, ata de deliberação, delegação de poderes ou procuração.
- Qualquer alçada interna de assinatura aplicável, para sabermos se é necessária uma segunda assinatura antes de o contrato obrigar.
- Quando forem exigidas duas assinaturas, ambas devem constar antes de o contrato ser tido por celebrado.
É para isso que serve o cadastro da contraparte: manter os signatários atualizados. Se um signatário sair ou uma alçada mudar, atualize o cadastro antes da redação do próximo documento, não na hora de assinar.
Seção 4 — Aditivos, Renovações e Rescisão
- Um contrato assinado nunca é editado no próprio corpo. As alterações são feitas por termo aditivo assinado que identifica a cláusula substituída.
- Toda alteração começa por uma solicitação de alteração, que registra a redação atual, a redação proposta, a data de eficácia pretendida e o impacto comercial.
- Renovações sem mudanças são confirmadas por uma breve notificação de renovação. Renovações com mudanças seguem como aditivo.
- Quando o contrato se renova automaticamente, a notificação de não renovação deve ser feita antes do prazo previsto no contrato. Esse prazo é controlado no cadastro da contraparte.
- A cessão ou novação para outra empresa exige o consentimento escrito de ambas as partes e nova assinatura da empresa entrante.
- A rescisão observa o aviso prévio previsto no contrato. Obrigações de confidencialidade, proteção de dados e pagamento em geral sobrevivem à rescisão.
- Todo aditivo, renovação, cessão e rescisão é lançado no cadastro da contraparte, para que o histórico completo permaneça legível em um só lugar.
Seção 5 — Guarda de Registros e Dados Pessoais
- Contratos assinados e seus aditivos são guardados durante todo o relacionamento e pelo prazo prescricional legal seguinte ao seu término.
- Imagens de assinatura, carimbos de tempo e trilhas de auditoria são mantidos enquanto durar o contrato a que pertencem, pois são a prova de sua válida celebração.
- Documentos de identidade são conferidos e depois mantidos apenas pelo tempo exigido pelas obrigações antifraude e de escrituração.
- Consentimentos e cessões são guardados com suas datas de validade, para que se saiba de imediato se uma autorização continua vigente.
- Você pode pedir cópia dos seus registros, solicitar correção ou revogar um consentimento a qualquer momento. A revogação não desfaz o tratamento lícito anterior nem cancela um contrato assinado.
- Os documentos são armazenados com acesso restrito a quem deles precisa e não são vendidos nem compartilhados para fins de marketing.
Seção 6 — Perguntas Frequentes
A assinatura eletrônica vincula tanto quanto a de próprio punho?
Na maioria dos ordenamentos, sim, para contratos comerciais comuns. O que importa é que o signatário tenha querido assinar, que a assinatura esteja vinculada a ele e que o documento não possa ser alterado depois sem detecção. Nosso processo registra os três elementos. Um pequeno grupo de documentos — certas transmissões de imóveis, testamentos e algumas declarações — ainda exige assinatura de próprio punho ou ato notarial, e avisaremos quando for o caso.
Contratos comerciais comuns não exigem. Documentos que valem como título executivo extrajudicial e, em muitos ordenamentos, procurações, sim. A testemunha deve ser maior de idade, não ser parte do documento nem ter interesse nele, e presenciar o ato da assinatura.
E se eu assinar e depois notar um erro?
Avise-nos imediatamente. Um erro material evidente é corrigido por um breve aditivo assinado pelas duas partes. Uma mudança de posição sobre condição comercial é uma solicitação de alteração normal e depende de acordo dos dois lados.
Posso levar mais tempo que o prazo de análise?
Sim. Peça antes de o prazo encerrar e nós o prorrogaremos. Preferimos que você leia o documento com atenção a que assine no prazo. Nada é tido como aceito apenas porque o prazo passou.
Outra pessoa pode assinar em meu nome?
Somente com poderes documentados — um cargo registrado no cadastro da contraparte, uma ata de deliberação ou uma procuração. Autorização verbal não basta, porque a prova precisa sobreviver ao relacionamento.
Devo buscar orientação jurídica independente?
Você é sempre livre para isso e nós incentivamos, especialmente em prazos longos, regimes de responsabilidade incomuns ou qualquer ponto que não tenha ficado claro. Manteremos o documento aberto enquanto isso.
Este guia descreve nosso processo em termos gerais e não constitui orientação jurídica para uma situação específica. Os requisitos de validade da assinatura, de testemunhas e de guarda variam conforme a jurisdição — busque orientação qualificada quando o assunto justificar.