本書は、どの契約書がどの場面に対応するのか、書類が草案から署名済みのロックされた最終版に至るまでの流れ、署名者にご提示いただくもの、そして締結後の変更の取扱いについてご説明します。参照用の資料であり、ご記入やご返送は不要です。本書と署名済み契約書の内容が異なる場合は、署名済み契約書が優先します。
本セットの各書類は、それぞれ異なる論点に対応します。多くのお取引では6種類すべてではなく、2〜3種類をご利用いただきます。
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| 業務範囲、報酬、期間、解約、責任、成果物の権利帰属 | | |
| 何が秘密情報にあたるか、許容される利用、義務の存続期間 | 機微な情報を交換する前。多くは業務範囲の確定より前 | |
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| | | 委任者ご本人。証人または公証が必要な場合があります |
| 写真、動画、氏名、引用する感想の使用許諾と、その使用先 | | |
- 起案。取引先台帳の情報をもとに契約書を作成しますので、名称、所在地、登録番号は当初から正確です。
- 社内確認。送付前に、合意済みの取引条件と照合して別の担当者が草案を確認します。
- ご確認のための送付。書類のリンクをお送りします。確認期間は5営業日ですが、書面でこれと異なる期間を合意した場合はその期間によります。
- ご指摘と修正。可能な限り一度にすべてのご指摘をお出しください。修正のたびに、変更された条項についてのみ確認期間が再度開始します。
- 電子署名。署名権限者が書類上で直接署名します。署名はタイムスタンプおよび署名者の接続情報とともに記録されます。
- 連署。当社が連署します。双方の署名がそろうまで、当該書類は草案であり、いかなる義務も生じません。
- ロックと保管。署名済み書類は最終版として編集不可の状態にロックされ、取引先台帳に紐づけて保管されます。
- 控えの交付。双方がロック済みの控えを受け取ります。保存期間中はいつでも再交付をご請求いただけます。
自筆署名が必要な場合は、最終版を印刷してご署名のうえ、スキャンデータをご返送ください。同じ記録に添付し、電子と紙の記録を一体で保管します。
- 有効な顔写真付き本人確認書類1点（旅券、マイナンバーカード等の身分証明書、運転免許証）。
- 署名者ご本人に帰属する署名用メールアドレス（共有アドレスは不可）。
- 未成年者に代わり親権者が署名する場合は、その関係を示す書類。
- 公的登記と一致する正確な法人名称および登録番号。
- 当該個人が法人を拘束できることを示す資料（取締役の地位、取締役会決議、内部の権限委譲、委任状など）。
- 適用される社内の決裁上限額。契約の成立前に第二署名者が必要かどうかを判断するために必要です。
- 二名の署名が必要な場合、両方がそろってはじめて契約が締結されたものとして扱われます。
署名権限者の情報を常に最新に保つことが取引先台帳の役割です。署名権限者の退任や決裁上限の変更があった場合は、署名の直前ではなく、次の書類を起案する前に台帳をご更新ください。
- 署名済みの契約書をそのまま書き換えることはありません。変更は、置き換える条項を明示した別途の署名済み変更契約書によって行います。
- すべての変更は変更申請から始まります。申請書には現行の文言、提案する文言、希望発効日および取引上の影響を記載します。
- 条件を変えない更新は、簡潔な更新通知で確認します。条件変更を伴う更新は変更手続きとして扱います。
- 自動更新の定めがある場合、更新拒絶の通知は契約書に定める期限までに到達させる必要があります。当該期限は取引先台帳で管理します。
- 他の主体への譲渡または更改には、双方の書面による同意と、承継する主体による新たな署名が必要です。
- 解約は契約書所定の予告期間に従います。秘密保持、個人情報保護および支払に関する義務は、通常、解約後も存続します。
- 変更、更新、譲渡、解約はすべて取引先台帳に記録され、全体の経緯を一箇所で確認できるようにしています。
- 署名済み契約書およびその変更契約書は、取引関係が継続する間、および解約後の法定の消滅時効期間を通じて保存します。
- 署名画像、タイムスタンプおよび監査記録は、有効に締結されたことの証拠であるため、対応する契約書と同じ期間保存します。
- 本人確認書類は確認のうえ、不正防止および記録保存義務が求める期間に限り保管します。
- 同意書および使用許諾書は有効期間とともに保存し、当該許諾が現在も有効かどうかを一目で確認できるようにしています。
- 記録の写しの交付、訂正のご請求、同意の撤回は、いつでもお申し出いただけます。同意の撤回は、撤回前に適法に行われた取扱いには影響せず、また署名済み契約を失効させるものでもありません。
- 書類は業務上必要な者に限定してアクセスできる形で保管し、販売やマーケティング目的での提供は行いません。
通常の商取引契約については、多くの法域で同じ拘束力が認められます。重要なのは、署名者に署名の意思があったこと、署名が本人に結び付いていること、そして事後に気付かれずに書類が改変されないことです。当社の手続きはこの三点をすべて記録します。一部の書類、たとえば特定の不動産移転、遺言、一定の宣誓書などは、今も自筆署名または公証が必要であり、該当する場合は事前にお知らせします。
通常の商取引契約には不要です。捺印証書の方式で作成される書類、および多くの法域における委任状には必要です。証人は、当該書類の当事者でなく利害関係もない成人であり、署名の場に立ち会う必要があります。
ただちにご連絡ください。明白な誤記は双方が署名する簡潔な変更書で訂正します。取引条件についてのお考えが変わった場合は通常の変更申請となり、双方の合意が必要です。
可能です。期間の満了前にお申し出いただければ延長します。期限どおりに署名いただくことよりも、内容をしっかりお読みいただくことを重視しています。期間が経過しただけで承諾したものとは扱いません。
書面による権限がある場合に限ります。取引先台帳に記録された役職、取締役会決議、または委任状などです。証拠は取引関係の終了後も残る必要があるため、口頭の授権では足りません。
いつでもご自由に受けていただけます。長期の契約、通常と異なる責任配分、十分にご理解いただけない箇所については、むしろお勧めします。その間、書類は署名を急がずお預かりします。
本書は当社の手続きを一般的に説明するものであり、個別の事案に対する法的助言ではありません。有効な署名、証人、保存に関する要件は法域により異なりますので、重要な場面では専門家の助言をお求めください。