Scheda cliente e preferenze permanenti
Questa è la tua scheda permanente con noi: un’unica copia che entrambi teniamo aggiornata per tutti gli eventi che realizziamo insieme. Non è legata a un singolo evento. Modificala direttamente ogni volta che qualcosa cambia: un nuovo referente decisionale, un rebranding, un fornitore con cui non vuoi più lavorare. Ogni brief, budget e scaletta che prepariamo parte da quanto è scritto qui.
Sezione 1 — Cliente e referenti decisionali
Nome del cliente o dell’organizzazione:
Referente decisionale principale:
Canale e orari di contatto preferiti:
Chiunque altro possa approvare decisioni per tuo conto: nome, ruolo, cosa può autorizzare e come contattarlo:
Sezione 2 — Fatturazione e soglie di approvazione
Soggetto da fatturare (ragione sociale in fattura):
Indirizzo di fatturazione:
Referente amministrativo (nome ed e-mail):
Numero di ordine o riferimento da riportare in fattura:
Fascia di budget abituale per evento:
Spesa che possiamo impegnare senza chiedere prima:
Oltre tale soglia serve l’approvazione scritta di:
Sezione 3 — Linee guida di brand e stile
Palette colori (primario, secondario, accento):
Font e dove si trovano i materiali di brand:
Tono di voce, regole di stile e tutto ciò che non è in linea con il tuo brand: uso del logo, linguaggio della segnaletica, stile fotografico, colori o motivi da evitare:
Manuale di brand, file del logo o una presentazione di riferimento:
Sezione 4 — Requisiti permanenti alimentari e di accessibilità
Valgono per ogni evento salvo tua diversa indicazione: istruiamo catering e location partendo da qui invece di chiedertelo ogni volta.
Esigenze alimentari e allergie da coprire sempre, comprese le persone con allergie gravi che partecipano abitualmente:
Requisiti di accessibilità: accesso senza gradini, posti a sedere, sistema a induzione magnetica, sottotitoli, area silenziosa, animali di assistenza, esigenze medico-alimentari:
Sezione 5 — Fornitori e location
Aggiungi una riga per ogni fornitore. Indica lo stato così sappiamo subito chi chiamare per primo e chi non ingaggiare mai più.
Fornitori o location da non ingaggiare mai, e perché:
Sezione 6 — Calendario degli eventi ricorrenti
Gli eventi che tornano ogni anno e le date con cui non dobbiamo mai sovrapporci: consigli di amministrazione, ricorrenze religiose, periodi di bassa attività, date concorrenti del settore.
Date e periodi da evitare del tutto:
Sezione 7 — Storico degli eventi
Tutti gli eventi realizzati insieme. Aggiungi una riga dopo ciascuno: è il riferimento con cui confrontiamo budget e affluenza la volta successiva.
Sezione 8 — Note di aggiornamento
Voci datate man mano che le cose cambiano: un nuovo responsabile marketing, un rebranding, una location che ha chiuso, una decisione permanente presa al telefono. Le più recenti in alto.
Scheda rivista l’ultima volta il:
Tieni aggiornata questa scheda: è il documento da cui parte ogni evento che pianifichiamo per te.