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Scheda cliente e preferenze permanenti

Questa è la tua scheda permanente con noi: un’unica copia che entrambi teniamo aggiornata per tutti gli eventi che realizziamo insieme. Non è legata a un singolo evento. Modificala direttamente ogni volta che qualcosa cambia: un nuovo referente decisionale, un rebranding, un fornitore con cui non vuoi più lavorare. Ogni brief, budget e scaletta che prepariamo parte da quanto è scritto qui.

Sezione 1 — Cliente e referenti decisionali

Nome del cliente o dell’organizzazione:

Referente decisionale principale:

Ruolo o qualifica:

E-mail:

Telefono:

Canale e orari di contatto preferiti:

Chiunque altro possa approvare decisioni per tuo conto: nome, ruolo, cosa può autorizzare e come contattarlo:

Sezione 2 — Fatturazione e soglie di approvazione

Soggetto da fatturare (ragione sociale in fattura):

Indirizzo di fatturazione:

Referente amministrativo (nome ed e-mail):

Numero di ordine o riferimento da riportare in fattura:

Fascia di budget abituale per evento:

Spesa che possiamo impegnare senza chiedere prima:

Oltre tale soglia serve l’approvazione scritta di:

Sezione 3 — Linee guida di brand e stile

Palette colori (primario, secondario, accento):

Font e dove si trovano i materiali di brand:

Tono di voce, regole di stile e tutto ciò che non è in linea con il tuo brand: uso del logo, linguaggio della segnaletica, stile fotografico, colori o motivi da evitare:

Manuale di brand, file del logo o una presentazione di riferimento:

Carica file

Sezione 4 — Requisiti permanenti alimentari e di accessibilità

Valgono per ogni evento salvo tua diversa indicazione: istruiamo catering e location partendo da qui invece di chiedertelo ogni volta.

Esigenze alimentari e allergie da coprire sempre, comprese le persone con allergie gravi che partecipano abitualmente:

Requisiti di accessibilità: accesso senza gradini, posti a sedere, sistema a induzione magnetica, sottotitoli, area silenziosa, animali di assistenza, esigenze medico-alimentari:

Sezione 5 — Fornitori e location

Aggiungi una riga per ogni fornitore. Indica lo stato così sappiamo subito chi chiamare per primo e chi non ingaggiare mai più.

Categoria	Fornitore o location	Stato	Note

Fornitori o location da non ingaggiare mai, e perché:

Sezione 6 — Calendario degli eventi ricorrenti

Gli eventi che tornano ogni anno e le date con cui non dobbiamo mai sovrapporci: consigli di amministrazione, ricorrenze religiose, periodi di bassa attività, date concorrenti del settore.

Evento ricorrente	Periodo abituale	Dimensione tipica	Anticipo per partire

Date e periodi da evitare del tutto:

Sezione 7 — Storico degli eventi

Tutti gli eventi realizzati insieme. Aggiungi una riga dopo ciascuno: è il riferimento con cui confrontiamo budget e affluenza la volta successiva.

Data	Evento	Location	Partecipanti	Spesa finale	Cosa ripetere o evitare

Sezione 8 — Note di aggiornamento

Voci datate man mano che le cose cambiano: un nuovo responsabile marketing, un rebranding, una location che ha chiuso, una decisione permanente presa al telefono. Le più recenti in alto.

Scheda rivista l’ultima volta il:

Tieni aggiornata questa scheda: è il documento da cui parte ogni evento che pianifichiamo per te.

Usa questo modello

Modelli in questo pacchetto

The Pianificazione Eventi pack includes 8 ready-to-use templates. Each one is a structured, fully editable form you can share with clients to collect information, documents, and signatures in one place.

Domande frequenti

What's included in the Pianificazione Eventi templates?

The Pianificazione Eventi pack contains 8 templates: Scheda cliente e preferenze permanenti, Brief e Requisiti dell'Evento, Checklist Coordinamento Venue e Fornitori, Scaletta del Giorno dell'Evento, Revisione e Feedback Post-Evento, Proposta di budget dell'evento e approvazione, Contratto di servizi di organizzazione eventi, Guida ai servizi e ai pacchetti di organizzazione eventi. Each is ready to use and fully editable.

Can I customize these templates?

Yes. Every Pocper template is fully editable — add or remove fields, change the wording, and adapt each form to your workflow before sharing it with clients.

How do I use the Pianificazione Eventi templates?

Import the pack into your Pocper workspace, open a template, tailor it to your needs, then share a link so clients can fill it out and upload documents in real time.