Guida ai servizi e ai pacchetti di organizzazione eventi
Questa guida spiega che cosa comprende ciascuno dei nostri pacchetti, come si svolge il cronoprogramma dalla prima telefonata allo smontaggio, come funzionano compensi e pagamenti ai fornitori e che cosa ci serve da te lungo il percorso. È un documento di consultazione: non c’è nulla da compilare o restituire. Le condizioni che ci vincolano sono quelle del contratto di servizi firmato.
Sezione 1 — Quale pacchetto fa per te
Tre livelli di servizio. La differenza non è nella cura che ci mettiamo, ma in quanto presto iniziamo e in quanta parte del lavoro resta a noi anziché a te.
| | | Coordinamento nel giorno dell’evento |
|---|
| | | |
Concept, tema e direzione creativa | | Perfezioniamo quello che hai già | |
Ricerca location, sopralluoghi e revisione dei contratti | | Solo revisione: prenoti tu | |
Ricerca fornitori, preventivi e trattativa | | | |
Costruzione e monitoraggio del budget | Budget completo, monitorato fino alla chiusura | Revisione del budget in due momenti di controllo | |
Riunioni di pianificazione | Illimitate, più aggiornamenti scritti mensili | | Due riunioni di passaggio di consegne |
Scaletta, planimetria e orari dei fornitori | Li produciamo e li gestiamo noi | Li produciamo e li gestiamo noi | Li ricostruiamo dalle tue note |
Squadra sul posto il giorno dell’evento | Referente di progetto e squadra, dimensionata al numero di ospiti | Referente di progetto e un assistente | Coordinatore responsabile, dall’allestimento allo smontaggio |
Consuntivo e valutazione dopo l’evento | Chiusura economica completa e relazione scritta | | |
Sezione 2 — Il cronoprogramma
Un incarico di organizzazione completa procede più o meno così. Tempi più stretti comprimono le prime fasi, non le eliminano.
- 12–9 mesi prima. Telefonata conoscitiva, brief, quadro di budget, rosa di date e ricerca location. Contratto firmato e acconto versato prima di contattare qualsiasi fornitore.
- 9–6 mesi prima. Location sotto contratto. Direzione creativa definita. Fornitori prioritari — catering, audio-video, produzione, intrattenimento — individuati, preventivati e confermati.
- 6–3 mesi prima. Degustazione del menu, bozza di planimetria, noleggi e décor confermati, inviti e registrazioni attivi, raccolta di esigenze di accessibilità e alimentari.
- 8 settimane prima. Programma e scaletta di palco redatti. Brief inviati a relatori e artisti. Segnaletica e stampati mandati in produzione.
- 4 settimane prima. Monitoraggio del numero di ospiti. Avvio del piano tavoli. Orari dei fornitori diffusi. Piano di emergenza e piano meteo scritti.
- 2 settimane prima. Numero definitivo di ospiti al catering. Sopralluogo finale in location. Scaletta definitiva. Fatturazione del saldo del compenso.
- Settimana dell’evento. Consegne confermate, squadra istruita, prova generale dove il programma la richiede, elenco contatti di emergenza consegnato a tutti i fornitori.
- Giorno dell’evento. Allestimento, gestione dei fornitori, flusso degli ospiti, lancio delle sequenze, soluzione degli imprevisti, smontaggio e riconsegna della location.
- Entro 15 giorni lavorativi. Fatture finali riconciliate, addebiti per danni o straordinari saldati, relazione scritta consegnata con indicazioni per la volta successiva.
Sezione 3 — Compensi e flusso dei pagamenti ai fornitori
- L’organizzazione completa e quella parziale sono quotate con un compenso a forfait, definito dopo la telefonata conoscitiva. Il coordinamento nel giorno dell’evento è quotato a forfait per un numero definito di ore sul posto.
- Gli eventi molto grandi o di più giorni possono essere quotati come percentuale della spesa complessiva, con un minimo indicato. Il criterio applicabile è riportato nel contratto prima dell’avvio dei lavori.
- Il nostro compenso copre solo il nostro tempo e la nostra competenza. I costi dei fornitori — location, catering, noleggi, audio-video, intrattenimento, fiori, personale — sono separati e a tuo carico.
- Ove possibile, i fornitori fatturano direttamente a te e tu paghi direttamente loro. Vedi il prezzo reale e nessun ricarico passa da noi.
- Quando un fornitore accetta di contrattare solo con noi, paghiamo per tuo conto attingendo a un fondo approvato in anticipo e ti riaddebitiamo la fattura al costo, con le ricevute allegate.
- Non accettiamo provvigioni né compensi occulti dai fornitori. Se esiste una tariffa da partner convenzionato, lo sconto va a te, non a noi.
- Qualsiasi spesa superiore alla soglia di approvazione registrata nella tua scheda cliente richiede il tuo via libera scritto prima di essere impegnata.
Sezione 4 — Acconti e scadenze di pagamento
| | |
|---|
| | Blocca la tua data e ci consente di iniziare. Non rimborsabile. |
| Alla conferma della location e dei fornitori principali | La fase di ricerca e contrattualizzazione all’interno del compenso. |
| Secondo il contratto di ciascun fornitore | Pagati secondo le scadenze di ogni fornitore: noi le monitoriamo e ti avvisiamo. |
Numero definitivo di ospiti | 14 giorni prima dell’evento | Catering e posti a sedere sono fatturati su questo numero. Può salire, non scendere. |
| 7 giorni prima dell’evento | La parte restante del compenso. Dovuta prima dell’allestimento. |
| Entro 15 giorni lavorativi successivi | Straordinari, danni, bar a consumo ed eventuali scostamenti del fondo. |
Sezione 5 — Modifiche, rinvio e disdetta
- Le piccole modifiche fanno parte del lavoro e non comportano costi. Una modifica che richiede di ricercare di nuovo i fornitori, rifare il budget o ristampare materiali già prodotti viene preventivata per iscritto prima di essere eseguita.
- Il rinvio a una nuova data entro dodici mesi trasferisce il compenso senza costi aggiuntivi, una volta sola. I fornitori stabiliscono proprie condizioni di rinvio e potrebbero non fare altrettanto.
- Un secondo rinvio, o uno spostamento oltre i dodici mesi, è considerato un nuovo incarico e viene ripreventivato.
- In caso di disdetta, l’acconto di prenotazione non è rimborsabile e ogni rata di compenso già fatturata resta dovuta per il lavoro svolto fino a quella data.
- Disdire entro 30 giorni dall’evento comporta il pagamento dell’intero compenso, poiché a quel punto il lavoro è sostanzialmente svolto.
- Le penali di disdetta dei fornitori sono regolate dal contratto di ciascuno, non dal nostro. Sosterremo sempre le tue ragioni, ma non possiamo annullare le loro condizioni.
Sezione 6 — Meteo e forza maggiore
- Ogni elemento all’aperto ha un piano scritto in caso di pioggia e concordiamo un termine per decidere, di norma 24-48 ore prima dell’apertura, così da scegliere con calma e non all’ultimo momento.
- I costi di tensostruttura, copertura o ripiego al chiuso sono preventivati in anticipo, così la decisione non è mai una sorpresa economica.
- La forza maggiore — maltempo grave, emergenza pubblica, chiusura della location, blocco dei trasporti, restrizione della pubblica autorità — sospende gli obblighi di entrambe le parti finché dura.
- In caso di forza maggiore diamo priorità allo spostamento della data rispetto alla disdetta e non addebitiamo costi di rinvio.
- Consigliamo vivamente una polizza evento per qualsiasi evento con spese non rimborsabili rilevanti. Possiamo indicarti dei broker ma non vendiamo né stipuliamo coperture.
Sezione 7 — Straordinari, trasferte e costi aggiuntivi
- Le ore sul posto sono indicate nel contratto. Il tempo eccedente è fatturato a ora e per membro del team, a scatti di 30 minuti, e confermato con te la sera stessa prima di maturare.
- Straordinari della location, prolungamento del bar e attesa dei fornitori sono addebitati da quei fornitori alle loro tariffe e riaddebitati integralmente.
- Le trasferte oltre il nostro raggio di servizio abituale sono riaddebitate al costo: chilometraggio o biglietti, più il pernottamento quando è inevitabile.
- I sopralluoghi oltre quelli inclusi nel pacchetto e le prove aggiunte all’ultimo vengono preventivati prima di essere fissati.
- Sulla fattura finale non compare nulla che tu non abbia visto e approvato in anticipo.
Sezione 8 — Che cosa ci serve da te
- All’inizio: un budget realistico, i nomi di tutte le persone che possono approvare una decisione e le linee guida di brand se l’evento porta la tua identità.
- Durante la ricerca: una decisione entro cinque giorni lavorativi su rose di candidati e preventivi. Le opzioni in sospeso scadono e i fornitori migliori vanno via per primi.
- In fase creativa: un parere sincero. Dirci subito che qualcosa non va non costa nulla; dircelo a produzione avvenuta costa denaro.
- Quattro settimane prima: nomi dei relatori, contenuti della scaletta, esigenze alimentari e di accessibilità e ogni aspetto cerimoniale o culturale da rispettare alla lettera.
- Due settimane prima: il numero definitivo di ospiti e il piano tavoli confermato, più una persona designata che possa decidere in giornata.
- Il giorno stesso: lascia la regia a noi. La cosa migliore che puoi fare è goderti il tuo evento e indirizzare ogni domanda al referente sul posto.
Questa guida descrive il nostro modo abituale di lavorare e non è un contratto. Le prestazioni incluse, i compensi e le date del tuo evento sono quelli indicati nel contratto di servizi firmato.