Contratto di servizi di organizzazione eventi
Il presente contratto disciplina l’organizzazione e il coordinamento di un singolo evento tra l’agenzia di organizzazione eventi (l’«Organizzatore») e il cliente (il «Cliente»). Ha effetto solo quando ENTRAMBE le parti hanno firmato in calce e l’acconto di prenotazione è stato incassato. L’Organizzatore redige e firma per primo, poi condivide il documento con il Cliente per la revisione e la controfirma, in app oppure stampando, firmando e caricando una copia scansionata.
Organizzatore (ragione sociale):
Sede legale dell’Organizzatore:
Cliente (denominazione o nome completo):
Indirizzo di fatturazione del Cliente:
E-mail di contatto del Cliente:
Telefono di contatto del Cliente:
Numero di ospiti contrattuale:
Ore di presenza sul posto coperte dal presente contratto (dall’allestimento allo smontaggio):
Il presente contratto riguarda solo l’evento sopra descritto. Ogni ulteriore evento, data o location richiede un contratto a sé.
Articolo 3 — Formula di servizio e ambito
Formula di servizio scelta:
L’Organizzatore fornirà i servizi indicati di seguito. Tutto ciò che non è elencato è fuori ambito e viene preventivato separatamente prima di essere eseguito.
Tutto ciò che è espressamente escluso dall’incarico (il Cliente può annotare qui ogni intesa da mettere per iscritto):
Articolo 4 — Compenso e piano dei pagamenti
Il compenso indicato remunera solo il tempo e la competenza dell’Organizzatore. I costi dei fornitori e della location sono separati e a carico del Cliente.
| | |
|---|
Acconto di prenotazione (non rimborsabile) | | |
| | Alla conferma della location e dei fornitori principali |
| | 7 giorni prima dell’evento |
Compenso complessivo di organizzazione | | |
- Le fatture sono pagabili entro 14 giorni dall’emissione e comunque non oltre la scadenza sopra indicata.
- L’Organizzatore può sospendere le attività in caso di importi scaduti, previo avviso scritto, e non risponde di date o fornitori persi durante la sospensione.
- Il tempo sul posto oltre le ore indicate all’articolo 2 è fatturato a ora e per membro del team e confermato con il Cliente in giornata prima di maturare.
- Le trasferte fuori dal raggio di servizio abituale dell’Organizzatore e il pernottamento, quando inevitabile, sono riaddebitati al costo.
Articolo 5 — Pagamenti ai fornitori e rimborsi
- Ove possibile, i fornitori contrattano e fatturano direttamente al Cliente, che li paga direttamente secondo le scadenze di ciascuno.
- Quando un fornitore accetta di contrattare solo con l’Organizzatore, questi paga per conto del Cliente attingendo a un fondo preventivamente approvato e riaddebita il costo al valore reale, con le ricevute.
- L’Organizzatore non applica ricarichi sui costi dei fornitori e non trattiene provvigioni. Ogni sconto da partner convenzionato viene trasferito al Cliente.
- L’Organizzatore non impegnerà il Cliente in spese superiori alla soglia di approvazione concordata per iscritto senza la sua previa autorizzazione scritta.
- I contratti con i fornitori vincolano il fornitore e chi li sottoscrive. L’Organizzatore coordina e tutela gli interessi del Cliente ma non garantisce l’operato di terzi.
Soglia di approvazione concordata per questo evento (spesa che l’Organizzatore può impegnare senza chiedere prima):
Articolo 6 — Rinvio, disdetta e rimborsi
- Il Cliente può rinviare una volta a una nuova data entro dodici mesi, salvo disponibilità dell’Organizzatore, e il compenso si trasferisce senza costi aggiuntivi.
- Un ulteriore rinvio, o uno spostamento oltre i dodici mesi, è considerato un nuovo incarico e viene ripreventivato.
- In caso di disdetta, l’acconto di prenotazione non è rimborsabile e ogni rata già fatturata resta dovuta per il lavoro svolto fino alla data di disdetta.
- La disdetta entro 30 giorni dall’evento rende dovuto l’intero compenso, essendo a quel punto il lavoro sostanzialmente completato.
- Acconti e penali di disdetta dei fornitori sono regolati dal contratto di ciascun fornitore e non sono rimborsati dall’Organizzatore.
- Nessuna parte è inadempiente per ritardi o impossibilità dovuti a cause di forza maggiore: maltempo grave, emergenza pubblica, chiusura della location, blocco dei trasporti o restrizione della pubblica autorità. In tal caso le parti cercheranno anzitutto di spostare la data, senza costi di rinvio.
- L’Organizzatore può recedere con comunicazione scritta se il Cliente tiene condotte offensive verso il team o i fornitori, o gli chiede di agire in modo illecito. I compensi versati fino a quel momento non vengono restituiti.
Articolo 7 — Responsabilità e assicurazioni
- L’Organizzatore è coperto da polizza di responsabilità civile verso terzi e responsabilità civile professionale e fornirà i certificati alla location su richiesta.
- La responsabilità complessiva dell’Organizzatore ai sensi del presente contratto è limitata al compenso effettivamente versato dal Cliente.
- L’Organizzatore non risponde di danni indiretti o consequenziali, incluse perdita di profitto, perdita di sponsorizzazioni o danno reputazionale.
- L’Organizzatore non risponde di atti, omissioni o insolvenza di fornitori terzi o della location, né dei danni causati dagli ospiti.
- Nulla nel presente articolo limita la responsabilità per morte o lesioni personali causate da negligenza, né per dolo.
- Il Cliente risponde della condotta degli ospiti, dei danni alla location causati dal proprio gruppo e di eventuali permessi o licenze intestati a suo nome.
- Si raccomanda vivamente una polizza annullamento evento quando la spesa non rimborsabile è rilevante. L’Organizzatore non stipula né vende coperture assicurative.
Articolo 8 — Immagini e riservatezza
- L’Organizzatore desidera fotografare allestimento e decorazioni e utilizzare le immagini nel portfolio, sul sito web e sui social. È facoltativo e il Cliente sceglie qui sotto.
- Ciascuna parte mantiene riservate le informazioni commerciali e personali dell’altra, salvo quando la comunicazione a un fornitore è necessaria per realizzare l’evento o quando la legge lo impone.
- Le liste ospiti e i dati alimentari o di accessibilità sono usati solo per questo evento e cancellati una volta chiusa la riconciliazione.
Uso delle immagini: scegli un’opzione
Eventuali ulteriori limitazioni su immagini, stampa o social media:
Articolo 9 — Dichiarazioni
Cliente — nome in stampatello:
Tocca per firmare
Disegna la tua firma nella finestra a comparsa
Organizzatore — nome in stampatello:
Tocca per firmare
Disegna la tua firma nella finestra a comparsa
Facoltativo: carica la scansione controfirmata, il contratto della location o il certificato assicurativo:
I modelli sono forniti solo a titolo di riferimento e non costituiscono consulenza legale. Rivolgiti a un legale qualificato prima di fare affidamento su questo documento.