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Guide des services et grille tarifaire des séjours linguistiques

Ce guide explique notre façon de travailler — de la première consultation jusqu'au retour de l'étudiant chez lui —, ce que couvre nos honoraires de service, quels frais sont réglés à des tiers et quand chaque paiement est dû. C'est un document de référence : il n'y a rien à remplir ni à renvoyer. Les montants et délais ci-dessous sont indicatifs ; les montants qui nous engagent sont ceux inscrits dans votre contrat d'inscription signé.

Section 1 — Notre façon de travailler, étape par étape

Consultation. Un entretien de 45 minutes sur le niveau de langue, les objectifs, le budget et la période de voyage de l'étudiant. Sans frais, sans engagement.
Présélection et devis. Nous proposons deux ou trois destinations et écoles avec une ventilation complète des coûts, pour vous permettre de comparer à conditions égales.
Placement à l'école. Une fois votre choix fait, nous réservons le cours, confirmons la date de début et sécurisons le type d'hébergement demandé.
Contrat d'inscription et acompte. Nous établissons le contrat et la facture. La réservation est confirmée une fois les deux réglés.
Accompagnement visa. Nous fournissons la lettre d'acceptation, le justificatif d'hébergement et les reçus de paiement, et vous guidons dans la liste des pièces à fournir pour ce pays.
Placement en hébergement. Nous mettons l'étudiant en relation avec une famille d'accueil ou une résidence et envoyons tous les détails du placement, le règlement intérieur et les indications d'itinéraire.
Réunion préparatoire au départ. Une séance d'une heure couvrant la logistique d'arrivée, la culture, l'argent, les téléphones, les attentes de l'école et la procédure d'urgence.
Arrivée et installation. Transfert depuis l'aéroport, orientation scolaire le premier jour et un appel de suivi à la famille dans les 48 heures suivant l'arrivée.
Suivi sur place. Un contact local désigné, un bilan à mi-séjour des progrès et de l'hébergement, et une ligne d'urgence 24 h/24 pour toute la durée du séjour.
Retour et suivi. Récupération du certificat et du bilan final, un entretien de clôture et la préparation de l'étape suivante si l'étudiant le souhaite.

Section 2 — Ce que couvrent les honoraires de l'agence

Inclus dans nos honoraires de service

Consultation, analyse des besoins et présélection des destinations
Recherche d'écoles, choix du cours et gestion de l'inscription auprès du prestataire
Demande d'hébergement, mise en relation du placement et liaison avec l'hôte ou la résidence
Dossier de documents pour le visa, aide à la liste des pièces et préparation du rendez-vous
Réunion préparatoire au départ et instructions d'arrivée écrites
Contact local désigné, bilan à mi-séjour et ligne d'urgence 24 h/24
Récupération du certificat, bilan final et débriefing après le retour

Non inclus dans nos honoraires de service

Frais de scolarité, frais d'inscription et frais d'examen facturés par l'école
Frais de famille d'accueil ou de résidence, suppléments repas et frais de placement en hébergement
Vols, transferts aéroport, titres de transport locaux et excédent de bagages
Frais de demande de visa, biométrie, frais de courrier et toute surtaxe de santé
Primes d'assurance voyage et médicale
Manuels de cours, cautions de matériel, excursions facultatives et dépenses personnelles
Services de tutelle lorsqu'un pays d'accueil les exige pour les étudiants de moins de 18 ans

Section 3 — Frais des tiers

Ils sont fixés par l'école, le prestataire d'hébergement, l'assureur ou les autorités — nous les répercutons à prix coûtant et les faisons figurer en lignes distinctes sur votre devis.

Frais	Facturé par	Quand le régler
Scolarité et inscription	École de langues	Intégralement avant le dépôt de la demande de visa
Famille d'accueil ou résidence	École ou prestataire d'hébergement	Avec le solde, 30 jours avant l'arrivée
Assurance voyage et médicale	Assureur	Avant la demande de visa ; la couverture doit couvrir tout le séjour
Frais de visa, biométrie, surtaxe de santé	Consulat ou autorité d'immigration	Au moment de la demande — non remboursable
Transfert aéroport	Service de transfert de l'école ou opérateur local	Réservé avec le solde une fois les vols confirmés
Manuels, matériel et inscription à l'examen	École ou organisme d'examen	Sur place, la première semaine du cours

Section 4 — Échéances de paiement

Échéance	Ce qui est dû	Moment
Acompte de réservation	Honoraires de service de l'agence plus les frais d'inscription de l'école	À la signature du contrat d'inscription
Paiement pour le visa	Scolarité intégrale, lorsque le consulat exige une preuve de paiement	Avant le dépôt du dossier de visa
Solde	Hébergement, transferts et tout coût de cours restant	30 jours avant le départ
Réservation de dernière minute	La totalité en un seul paiement	Lorsqu'une réservation est faite dans les 30 jours précédant le départ
Suppléments sur place	Prolongations de cours, excursions, cautions de matériel	Réglés directement à l'école pendant le séjour

Section 5 — Annulation et remboursements

Toute annulation doit nous parvenir par écrit. La date de réception de l'avis fait foi.
Plus de 60 jours avant le départ : les frais d'école et d'hébergement sont remboursés, déduction faite de la retenue propre au prestataire. Les honoraires de service de l'agence ne sont pas remboursables une fois le travail de placement engagé.
De 60 à 30 jours avant le départ : les remboursements suivent le barème d'annulation publié par l'école ; les frais de placement en hébergement sont généralement retenus intégralement.
À moins de 30 jours, ou après le début du cours : aucun remboursement pour la scolarité, les nuitées d'hébergement, les transferts ou les absences non utilisés.
Refus de visa : nous remboursons tout ce que l'école et le prestataire d'hébergement nous libèrent, déduction faite des honoraires de service de l'agence et des frais consulaires déjà engagés. Envoyez-nous l'avis de refus dès sa réception.
Le report revient souvent moins cher que l'annulation — la plupart des écoles déplacent une réservation une fois, sans frais, si la demande est faite à plus de 30 jours.
Les remboursements sont versés dans la devise du paiement d'origine, sur le compte l'ayant effectué, dans les 30 jours suivant la libération des fonds par le prestataire.

Section 6 — Comparatif des destinations

Une orientation approximative seulement. Les catégories de visa et les délais de traitement évoluent ; nous confirmons les règles en vigueur pour votre nationalité avant tout engagement. Les fourchettes de coût comparent le coût total du programme par semaine, pas la seule scolarité.

Destination	Voie de visa habituelle	Délai à prévoir	Meilleure saison	Fourchette de coût
Royaume-Uni	Voie visiteur pour les cours courts ; voie étudiant au-delà de 6 mois	6–10 semaines	Avril–septembre	Élevée
Irlande	Visa C court séjour ; autorisation d'études pour les séjours plus longs	6–8 semaines	Mai–août	Moyenne–Élevée
États-Unis	F-1 avec I-20 pour les cours intensifs ; B-2 pour les études à temps partiel	10–16 semaines	Juin–août, janvier	Élevée
Canada	AVE ou visa visiteur en dessous de 6 mois ; permis d'études au-delà	8–12 semaines	Mai–septembre	Moyenne–Élevée
Australie / Nouvelle-Zélande	Visa visiteur pour les cours courts ; visa étudiant au-delà de 12 semaines	8–14 semaines	Septembre–mars	Élevée
Espagne	Court séjour Schengen jusqu'à 90 jours ; visa national étudiant au-delà	6–10 semaines	Mars–juin, septembre–octobre	Moyenne
Allemagne	Court séjour Schengen ; visa cours de langue pour les programmes plus longs	8–12 semaines	Avril–octobre	Moyenne
Japon	Visiteur temporaire pour les cours courts ; visa étudiant avec CoE au-delà de 90 jours	12–20 semaines	Sessions d'avril, juillet, octobre	Moyenne–Élevée

Section 7 — Foire aux questions

Combien de temps à l'avance faut-il réserver ?

Quatre à six mois pour un programme d'été, et davantage pour les destinations à traitement de visa lent. Les écoles prisées et les meilleures familles d'accueil sont attribuées tôt.

Pouvez-vous garantir le visa ?

Aucune agence ne le peut. La décision appartient aux autorités. Ce que nous pouvons faire, c'est rendre le dossier complet, cohérent et remis à temps, ce qui est l'origine de la plupart des refus.

Et si l'étudiant n'est pas à l'aise avec la famille d'accueil ?

Signalez-le d'abord au contact local — la plupart des soucis sont un malentendu sur les repas, la lessive ou le couvre-feu et se règlent en quelques jours. Sinon, nous demandons un relogement ; les prestataires déplacent en général un étudiant dans la semaine suivant une demande écrite.

Un étudiant peut-il être placé dans un mauvais niveau de classe ?

Les écoles font passer un test le premier matin et changent un étudiant de classe dans la première semaine sans frais. Signalez-le tôt — après la deuxième semaine, les changements sont généralement refusés.

Prenez-vous en charge les étudiants de moins de 18 ans ?

Oui. Les mineurs sont placés dans des programmes juniors vérifiés, avec transferts encadrés, couvre-feux et une tutelle lorsque le pays d'accueil l'exige. Les formulaires d'autorisation parentale font partie du dossier d'inscription.

Un programme peut-il être prolongé une fois l'étudiant sur place ?

Souvent, sous réserve de disponibilité des classes et de l'hébergement et — surtout — du visa. Demandez-nous avant de demander à l'école, afin que le volet immigration soit vérifié en premier.

Qui la famille appelle-t-elle en cas d'urgence ?

Le numéro 24 h/24 du dossier de départ, qui met en relation avec une personne réelle dans le fuseau horaire de la destination. D'abord les services d'urgence locaux en cas de danger, puis nous.

Ce guide constitue une information générale sur nos services et ne vaut pas conseil en immigration ni conseil juridique. Les règles de visa varient selon la nationalité et changent sans préavis — confirmez toujours les exigences en vigueur avec nous avant de réserver un voyage.

Utiliser ce modèle

Modèles inclus dans ce pack

The Agence de séjours linguistiques pack includes 8 ready-to-use templates. Each one is a structured, fully editable form you can share with clients to collect information, documents, and signatures in one place.

Questions fréquentes

What's included in the Agence de séjours linguistiques templates?

The Agence de séjours linguistiques pack contains 8 templates: Guide des services et grille tarifaire des séjours linguistiques, Dossier maître de l'étudiant à l'étranger, Consultation initiale et evaluation des objectifs, Recommandation de programme et devis, Contrat d'hébergement et de famille d'accueil, Demande de visa et liste des documents, Briefing pre-depart et organisation du voyage, Point a mi-parcours et bilan final. Each is ready to use and fully editable.

Can I customize these templates?

Yes. Every Pocper template is fully editable — add or remove fields, change the wording, and adapt each form to your workflow before sharing it with clients.

How do I use the Agence de séjours linguistiques templates?

Import the pack into your Pocper workspace, open a template, tailor it to your needs, then share a link so clients can fill it out and upload documents in real time.