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Ficha del cliente y preferencias permanentes

Esta es tu ficha permanente con nosotros: una única copia que ambos mantenemos al día en todos los eventos que hacemos juntos. No está vinculada a ningún evento concreto. Modifícala aquí mismo cada vez que algo cambie: una nueva persona que decide, un cambio de marca, un proveedor con el que no quieres volver a trabajar. Cada briefing, presupuesto y guion que preparamos parte de lo que está escrito aquí.

Sección 1 — Cliente y personas que deciden

Nombre del cliente u organización:

Persona que decide principalmente:

Cargo o función:

Correo electrónico:

Teléfono:

Canal y horario de contacto preferidos:

Cualquier otra persona que pueda aprobar decisiones en tu nombre: nombre, cargo, qué puede autorizar y cómo contactarla:

Sección 2 — Facturación y límites de aprobación

Entidad de facturación (razón social en las facturas):

Dirección de facturación:

Contacto de facturación (nombre y correo):

Número de pedido o referencia obligatorio en las facturas:

Franja de presupuesto habitual por evento:

Gasto que podemos comprometer sin consultar antes:

Todo lo que supere ese límite requiere la aprobación por escrito de:

Sección 3 — Directrices de marca y estilo

Paleta de colores (principal, secundario, de acento):

Tipografías y dónde están los recursos de marca:

Tono, normas de estilo y todo lo que no encaja con tu marca: uso del logotipo, lenguaje de la señalética, estilo fotográfico, colores o motivos que evitar:

Manual de marca, archivos del logotipo o una presentación de referencia:

Subir archivo

Sección 4 — Requisitos permanentes de dieta y accesibilidad

Se aplican a todos los eventos salvo que nos indiques lo contrario, así informamos a caterings y espacios desde aquí en lugar de preguntarte cada vez.

Requisitos dietéticos y alergias que siempre debemos cubrir, incluidas las personas con alergia grave que asisten habitualmente:

Requisitos de accesibilidad: acceso sin escalones, asientos, bucle magnético, subtitulado, sala de descanso, animales de asistencia, necesidades médico-dietéticas:

Sección 5 — Proveedores y espacios

Añade una fila por proveedor. Marca el estado para saber de un vistazo a quién llamar primero y a quién no volver a contratar.

Categoría	Proveedor o espacio	Estado	Notas

Proveedores o espacios que nunca debemos contratar, y por qué:

Sección 6 — Calendario de eventos recurrentes

Eventos que se repiten cada año, junto con las fechas contra las que nunca debemos programar: consejos de administración, festividades religiosas, periodos de baja actividad, fechas de la competencia en el sector.

Evento recurrente	Fecha habitual	Tamaño habitual	Antelación para empezar

Fechas y periodos que hay que evitar por completo:

Sección 7 — Historial de eventos

Todos los eventos que hemos realizado juntos. Añade una fila después de cada uno: es la referencia con la que comparamos presupuestos y asistencia la próxima vez.

Fecha	Evento	Espacio	Asistentes	Gasto final	Qué repetir o evitar

Sección 8 — Notas de seguimiento

Entradas fechadas a medida que cambian las cosas: nueva dirección de marketing, un cambio de marca, un espacio que ha cerrado, una decisión permanente acordada por teléfono. Lo más reciente arriba.

Ficha revisada por última vez el:

Mantén esta ficha al día: es el registro del que parte cada evento que planificamos para ti.

Usar esta plantilla

Plantillas en este paquete

El paquete Planificación de Eventos incluye 8 plantillas listas para usar. Cada una es un formulario estructurado y totalmente editable que puedes compartir con tus clientes para reunir información, documentos y firmas en un solo lugar.

Preguntas frecuentes

¿Qué incluyen las plantillas de Planificación de Eventos?

El paquete Planificación de Eventos contiene 8 plantillas: Ficha del cliente y preferencias permanentes, Brief y Requisitos del Evento, Lista de Coordinación de Lugar y Proveedores, Cronograma del Día del Evento, Revisión y Retroalimentación Post-Evento, Propuesta de presupuesto y aprobación del evento, Contrato de servicios de organización de eventos, Guía de servicios y paquetes de organización de eventos. Todas están listas para usar y son totalmente editables.

¿Puedo personalizar estas plantillas?

Sí. Todas las plantillas de Pocper son totalmente editables: añade o quita campos, cambia los textos y adapta cada formulario a tu forma de trabajar antes de compartirlo con tus clientes.

¿Cómo uso las plantillas de Planificación de Eventos?

Importa el paquete a tu espacio de trabajo de Pocper, abre una plantilla, adáptala a lo que necesitas y comparte un enlace para que tus clientes la rellenen y suban documentos en tiempo real.