Guía de servicios y paquetes de organización de eventos
Esta guía explica qué incluye cada uno de nuestros paquetes de organización, cómo transcurre el calendario desde la primera llamada hasta el desmontaje, cómo funcionan los honorarios y los pagos a proveedores, y qué necesitamos de ti por el camino. Es un documento de consulta: no hay nada que rellenar ni devolver. Las condiciones que nos vinculan son las que constan en tu contrato de servicios firmado.
Sección 1 — Qué paquete encaja
Tres niveles de servicio. La diferencia no está en la dedicación, sino en lo pronto que empezamos y en cuánto trabajo asumimos nosotros en lugar de tú.
| | | Coordinación el día del evento |
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Concepto, temática y dirección de diseño | | Refinamos lo que ya tienes | |
Búsqueda de espacios, visitas y revisión de contratos | | Solo revisión: contratas tú | |
Búsqueda de proveedores, presupuestos y negociación | | | |
Elaboración y seguimiento del presupuesto | Presupuesto completo, con seguimiento hasta el cierre | Revisión del presupuesto en dos hitos | |
Reuniones de planificación | Ilimitadas, más informes escritos mensuales | Seis reuniones programadas | Dos reuniones de traspaso |
Guion del día, plano de sala y horarios de proveedores | Los elaboramos y gestionamos nosotros | Los elaboramos y gestionamos nosotros | Los reconstruimos a partir de tus notas |
Equipo en el lugar el día del evento | Responsable de organización y equipo, dimensionado al aforo | Responsable de organización y un ayudante | Coordinador responsable, del montaje al desmontaje |
Liquidación y balance posteriores al evento | Cierre económico completo e informe escrito | | |
Sección 2 — El calendario de organización
Un encargo de organización integral se desarrolla más o menos así. Con menos antelación, las primeras fases se comprimen, no desaparecen.
- 12–9 meses antes. Llamada inicial, briefing, marco presupuestario, preselección de fechas y búsqueda de espacio. Contrato firmado y anticipo pagado antes de contactar con ningún proveedor.
- 9–6 meses antes. Espacio contratado. Dirección de diseño cerrada. Proveedores prioritarios (catering, audiovisuales, producción, animación) buscados, presupuestados y contratados.
- 6–3 meses antes. Cata de menú, borrador del plano de sala, alquileres y decoración confirmados, invitaciones e inscripciones activas, recogida de necesidades de accesibilidad y dietéticas.
- 8 semanas antes. Programa y guion del día redactados. Briefings enviados a ponentes y artistas. Señalética e impresos enviados a producción.
- 4 semanas antes. Seguimiento del número de invitados. Inicio del plano de mesas. Horarios de proveedores distribuidos. Plan de contingencia y de meteorología redactado.
- 2 semanas antes. Recuento final de invitados para el catering. Visita final al espacio. Guion del día cerrado. Facturación del resto de los honorarios.
- Semana del evento. Entregas confirmadas, equipo informado, ensayo cuando el programa lo requiere, hoja de contactos de emergencia entregada a todos los proveedores.
- Día del evento. Montaje, gestión de proveedores, flujo de invitados, control del programa, resolución de incidencias, desmontaje y entrega del espacio.
- En 15 días hábiles. Facturas finales conciliadas, cargos por daños u horas extra liquidados, informe escrito entregado con recomendaciones para la próxima vez.
Sección 3 — Honorarios y flujo de pagos a proveedores
- La organización integral y la parcial se presupuestan como honorarios cerrados, definidos tras la llamada inicial. La coordinación el día del evento se presupuesta como tarifa cerrada por un número concreto de horas en el lugar.
- Los eventos muy grandes o de varios días pueden presupuestarse como un porcentaje del gasto total, con un mínimo indicado. La modalidad aplicable consta en tu contrato antes de empezar a trabajar.
- Nuestros honorarios cubren únicamente nuestro tiempo y experiencia. Los costes de proveedores (espacio, catering, alquileres, audiovisuales, animación, flores, personal) son aparte y corren por tu cuenta.
- Siempre que sea posible, los proveedores te facturan directamente y tú les pagas directamente. Ves el precio real y no hay ningún recargo a través de nosotros.
- Cuando un proveedor solo acepte contratar con nosotros, pagamos por tu cuenta con cargo a un fondo aprobado previamente y repercutimos la factura a precio de coste, con los justificantes adjuntos.
- No aceptamos comisiones ni contraprestaciones de los proveedores. Si existe una tarifa de partner preferente, el descuento es para ti, no para nosotros.
- Cualquier gasto por encima del límite de aprobación registrado en tu ficha de cliente requiere tu visto bueno por escrito antes de comprometerlo.
Sección 4 — Anticipos e hitos de pago
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| | Reserva tu fecha y nos permite empezar a trabajar. No reembolsable. |
| Al confirmar el espacio y los proveedores principales | La fase de búsqueda y contratación dentro de los honorarios. |
| Según el contrato de cada proveedor | Se pagan según el calendario de cada proveedor; nosotros lo controlamos y te avisamos. |
Recuento final de invitados | | El catering y las mesas se facturan sobre esa cifra. Puede subir, pero no bajar. |
| | El resto de los honorarios. Vence antes del montaje. |
| En los 15 días hábiles posteriores | Horas extra, daños, barra por consumo y cualquier diferencia del fondo. |
Sección 5 — Cambios, aplazamiento y cancelación
- Los cambios pequeños forman parte del trabajo y no tienen coste. Un cambio que obligue a buscar proveedores de nuevo, rehacer el presupuesto o reimprimir material ya producido se presupuesta por escrito antes de ejecutarlo.
- Aplazar a una nueva fecha dentro de doce meses traslada tus honorarios sin coste adicional, una vez. Los proveedores fijan sus propias condiciones de aplazamiento y pueden no hacer lo mismo.
- Un segundo aplazamiento, o un traslado más allá de doce meses, se considera un nuevo encargo y se presupuesta de nuevo.
- En caso de cancelación, el anticipo de reserva no es reembolsable y cualquier plazo de honorarios ya facturado sigue siendo exigible por el trabajo realizado hasta esa fecha.
- Cancelar dentro de los 30 días previos al evento implica que se debe la totalidad de los honorarios, porque para entonces el trabajo está sustancialmente hecho.
- Los cargos por cancelación de los proveedores se rigen por el contrato de cada uno, no por el nuestro. Siempre defenderemos tu posición, pero no podemos eximir sus condiciones.
Sección 6 — Meteorología y fuerza mayor
- Cada elemento al aire libre cuenta con un plan por escrito en caso de lluvia, y acordamos un plazo para decidir, normalmente de 24 a 48 horas antes de la apertura, para poder decidir con calma y no sobre la marcha.
- Los costes de carpa, cubierta o alternativa en interior se presupuestan de antemano para que la decisión nunca sea una sorpresa económica.
- La fuerza mayor (temporal grave, emergencia pública, cierre del espacio, interrupción del transporte, restricción de la autoridad pública) suspende las obligaciones de ambas partes mientras dure.
- Ante un caso de fuerza mayor damos prioridad a cambiar la fecha antes que a cancelar, y no cobramos por ese aplazamiento.
- Recomendamos encarecidamente un seguro para cualquier evento con un gasto no reembolsable significativo. Podemos indicarte corredores, pero no vendemos ni gestionamos seguros.
Sección 7 — Horas extra, desplazamientos y cargos adicionales
- Las horas en el lugar constan en tu contrato. El tiempo que las exceda se factura por hora y por miembro del equipo, en tramos de 30 minutos, y se confirma contigo esa misma noche antes de generarse.
- Las horas extra del espacio, la ampliación de barra y la espera de proveedores los cobran esos proveedores a sus propias tarifas y se repercuten directamente.
- Los desplazamientos fuera de nuestro radio de servicio habitual se repercuten a coste: kilometraje o billetes, más alojamiento cuando pernoctar sea inevitable.
- Las visitas al espacio que superen las incluidas en tu paquete y los ensayos añadidos a última hora se presupuestan antes de programarse.
- En tu factura final no aparece nada que no hayas visto y aprobado antes.
Sección 8 — Qué necesitamos de ti
- Al principio: un presupuesto realista, los nombres de todas las personas que pueden aprobar decisiones y tu manual de marca si el evento lleva tu identidad.
- Durante la búsqueda: una decisión en cinco días hábiles sobre preselecciones y presupuestos. Las reservas provisionales caducan y los buenos proveedores se agotan primero.
- En la fase de diseño: opiniones sinceras. Decirnos pronto que algo no encaja no cuesta nada; decírnoslo cuando ya está producido cuesta dinero.
- Cuatro semanas antes: nombres de ponentes, contenidos del orden del día, requisitos dietéticos y de accesibilidad y todo aspecto ceremonial o cultural que debamos hacer exactamente bien.
- Dos semanas antes: el recuento final de invitados y las mesas confirmadas, además de una persona designada que pueda decidir el día del evento.
- El día del evento: déjanos dirigirlo. Lo mejor que puedes hacer es disfrutar de tu propio evento y derivar todas las preguntas a tu responsable en el lugar.
Esta guía describe nuestra forma habitual de trabajar y no constituye un contrato. Las prestaciones incluidas, los honorarios y las fechas de tu evento son los que figuran en tu contrato de servicios firmado.