Chuyển đến nội dung
Thư viện mẫu

Thỏa thuận Thông dụng

Mẫu hợp đồng đa ngành: cung ứng dịch vụ, bảo mật song phương, miễn trừ trách nhiệm, đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân, ủy quyền giới hạn và cấp phép sử dụng hình ảnh. Chỉ mang tính tham khảo — vui lòng tham vấn luật sư trước khi sử dụng.

Hướng dẫn về thỏa thuận và quy trình ký kết


Bản hướng dẫn này giải thích thỏa thuận nào áp dụng cho tình huống nào, một tài liệu đi từ bản dự thảo đến bản đã ký và đã khóa ra sao, người ký cần xuất trình những gì, và các thay đổi sau đó được xử lý thế nào. Đây là tài liệu tham chiếu — không cần điền hay gửi lại. Nếu hướng dẫn này khác với hợp đồng đã ký thì hợp đồng đã ký được ưu tiên áp dụng.

Phần 1 — Áp dụng thỏa thuận nào

Mỗi tài liệu trong bộ này trả lời một câu hỏi khác nhau. Phần lớn quan hệ hợp tác chỉ dùng hai hoặc ba tài liệu, không phải cả sáu.
Tài liệu
Nội dung điều chỉnh
Thời điểm sử dụng
Người ký
Hợp đồng dịch vụ
Phạm vi công việc, phí, thời hạn, hủy bỏ, trách nhiệm và quyền sở hữu sản phẩm bàn giao
Trước khi bắt đầu bất kỳ công việc có thù lao nào
Cả hai bên
Thỏa thuận bảo mật
Thế nào là thông tin mật, phạm vi sử dụng được phép và thời hạn nghĩa vụ bảo mật
Trước khi trao đổi thông tin nhạy cảm, thường là trước cả khi xác định phạm vi công việc
Cả hai bên
Cam kết miễn trừ trách nhiệm
Các rủi ro của hoạt động đã được ghi nhận và giới hạn trách nhiệm của chúng tôi
Trước khi tham gia hoạt động có rủi ro về thể chất hoặc tài chính
Người tham gia, hoặc người giám hộ nếu là trẻ vị thành niên
Đồng ý xử lý dữ liệu cá nhân
Chúng tôi thu thập dữ liệu nào, vì mục đích gì, chia sẻ với ai và cách rút lại sự đồng ý
Tại thời điểm thu thập dữ liệu cá nhân lần đầu
Chủ thể dữ liệu
Giấy ủy quyền
Bên được ủy quyền được thực hiện những hành vi nào thay mặt bên kia và giới hạn của thẩm quyền đó
Khi chúng tôi phải làm việc với bên thứ ba nhân danh quý vị
Bên ủy quyền; có thể cần người làm chứng hoặc công chứng
Chấp thuận sử dụng hình ảnh và lời chứng thực
Cho phép sử dụng ảnh, video, tên hoặc nhận xét được trích dẫn, và trên những kênh nào
Trước khi công bố bất kỳ nội dung nào có thể nhận diện danh tính
Người xuất hiện hoặc được trích dẫn

Phần 2 — Lộ trình ký kết theo từng bước

  1. Dự thảo. Chúng tôi soạn thỏa thuận từ thông tin trong hồ sơ đối tác của quý vị, nhờ đó tên gọi, địa chỉ và mã số đăng ký đã chính xác ngay từ đầu.
  2. Kiểm tra nội bộ. Một người rà soát thứ hai đối chiếu bản dự thảo với các điều kiện thương mại đã thống nhất trước khi gửi đi.
  3. Gửi để xem xét. Quý vị nhận đường liên kết tới tài liệu. Thời hạn xem xét là năm ngày làm việc, trừ khi hai bên thỏa thuận bằng văn bản một thời hạn ngắn hoặc dài hơn.
  4. Góp ý và chỉnh sửa. Nếu có thể, hãy nêu tất cả ý kiến trong một lần. Mỗi vòng chỉnh sửa sẽ khởi động lại thời hạn xem xét mới, chỉ đối với các điều khoản đã thay đổi.
  5. Chữ ký điện tử. Người có thẩm quyền ký trực tiếp trong tài liệu. Chữ ký được ghi nhận kèm dấu thời gian và thông tin phiên làm việc của người ký.
  6. Ký đối ứng. Chúng tôi ký lại. Khi chưa đủ chữ ký của hai bên, thỏa thuận vẫn là bản dự thảo và không phát sinh nghĩa vụ nào.
  7. Khóa và lưu hồ sơ. Tài liệu đã ký được đánh dấu là bản cuối, khóa không cho chỉnh sửa thêm, rồi lưu vào hồ sơ đối tác của quý vị.
  8. Bản sao. Cả hai bên đều nhận bản đã khóa. Trong thời hạn lưu trữ, quý vị có thể yêu cầu thêm bản sao bất cứ lúc nào.

Nếu cần ký tay, hãy in bản cuối, ký và gửi lại bản chụp. Chúng tôi đính kèm bản chụp vào cùng hồ sơ để dấu vết điện tử và giấy tờ luôn đi cùng nhau.

Phần 3 — Nhận diện và thẩm quyền ký

Cá nhân tự ký cho chính mình
  • Một giấy tờ tùy thân có ảnh còn hiệu lực — hộ chiếu, căn cước công dân hoặc giấy phép lái xe.
  • Địa chỉ email dùng để ký thuộc về cá nhân người ký, không phải hộp thư dùng chung.
  • Nếu người giám hộ ký thay trẻ vị thành niên, cần giấy tờ chứng minh quan hệ giám hộ.

Ký thay công ty hoặc tổ chức hợp danh
  • Tên pháp nhân và mã số đăng ký chính xác, khớp với dữ liệu đăng ký công khai.
  • Bằng chứng cho thấy cá nhân có thể ràng buộc pháp nhân — chức danh người đại diện, nghị quyết hội đồng, quyết định phân quyền hoặc giấy ủy quyền.
  • Các hạn mức ký nội bộ đang áp dụng, để chúng tôi biết có cần chữ ký thứ hai trước khi thỏa thuận có hiệu lực ràng buộc hay không.
  • Nếu cần hai chữ ký, phải có đủ cả hai thì thỏa thuận mới được coi là đã giao kết.

Hồ sơ đối tác tồn tại chính là để giữ danh sách người ký luôn cập nhật. Khi một người ký nghỉ việc hoặc hạn mức ký thay đổi, hãy cập nhật hồ sơ trước khi soạn tài liệu kế tiếp, thay vì chờ đến lúc ký.

Phần 4 — Sửa đổi, gia hạn và chấm dứt

  • Thỏa thuận đã ký không bao giờ được sửa trực tiếp trên bản gốc. Thay đổi được thực hiện bằng một phụ lục riêng có chữ ký, nêu rõ điều khoản bị thay thế.
  • Mọi thay đổi đều bắt đầu bằng một yêu cầu sửa đổi, trong đó ghi nhận nội dung hiện hành, nội dung đề xuất, ngày mong muốn có hiệu lực và tác động thương mại.
  • Gia hạn với điều khoản không đổi được xác nhận bằng một thông báo gia hạn ngắn gọn. Gia hạn kèm thay đổi được xử lý như một phụ lục sửa đổi.
  • Với thỏa thuận tự động gia hạn, thông báo không gia hạn phải được gửi trước thời hạn nêu trong hợp đồng. Thời hạn này được theo dõi trong hồ sơ đối tác.
  • Việc chuyển nhượng hoặc thay thế bên sang một pháp nhân khác cần có sự đồng ý bằng văn bản của cả hai bên và chữ ký mới của bên tiếp nhận.
  • Việc chấm dứt tuân theo thời hạn báo trước quy định trong hợp đồng. Nghĩa vụ bảo mật, bảo vệ dữ liệu và thanh toán thường vẫn tiếp tục sau khi chấm dứt.
  • Mọi sửa đổi, gia hạn, chuyển nhượng và chấm dứt đều được ghi vào hồ sơ đối tác để toàn bộ lịch sử luôn có thể tra cứu ở một nơi.

Phần 5 — Lưu trữ hồ sơ và dữ liệu cá nhân

  • Thỏa thuận đã ký và các phụ lục được lưu giữ trong suốt thời gian hợp tác và trong thời hiệu do pháp luật quy định sau khi chấm dứt.
  • Hình ảnh chữ ký, dấu thời gian và nhật ký kiểm tra được lưu cùng thời hạn với thỏa thuận tương ứng, bởi đó là bằng chứng cho thấy thỏa thuận đã được giao kết hợp lệ.
  • Giấy tờ tùy thân được kiểm tra và chỉ lưu giữ trong thời hạn mà nghĩa vụ phòng chống gian lận và lưu trữ hồ sơ yêu cầu.
  • Các văn bản đồng ý và chấp thuận được lưu kèm thời hạn hiệu lực để có thể nhận biết ngay một quyền cho phép còn hiệu lực hay không.
  • Quý vị có thể yêu cầu bản sao hồ sơ, đề nghị chỉnh sửa hoặc rút lại sự đồng ý vào bất cứ lúc nào. Việc rút lại không làm mất hiệu lực của hoạt động xử lý hợp pháp trước đó và không hủy bỏ thỏa thuận đã ký.
  • Tài liệu được lưu trữ với quyền truy cập giới hạn cho những người thực sự cần, không bán và không chia sẻ cho mục đích tiếp thị.

Phần 6 — Câu hỏi thường gặp

Chữ ký điện tử có giá trị ràng buộc như chữ ký tay không?
Ở hầu hết các hệ thống pháp luật thì có, đối với các hợp đồng thương mại thông thường. Điều quan trọng là người ký có ý chí ký, chữ ký gắn với người đó, và tài liệu không thể bị thay đổi về sau mà không bị phát hiện. Quy trình của chúng tôi ghi nhận cả ba yếu tố. Một số ít loại tài liệu — chuyển nhượng bất động sản, di chúc và vài loại tuyên bố theo luật định — vẫn cần ký tay hoặc công chứng, và chúng tôi sẽ báo cho quý vị khi rơi vào trường hợp đó.

Thỏa thuận có cần người làm chứng không?
Hợp đồng thương mại thông thường thì không. Các văn bản lập theo hình thức chứng thư, và giấy ủy quyền ở nhiều hệ thống pháp luật, thì có. Người làm chứng phải là người trưởng thành, không phải một bên của tài liệu, không có lợi ích liên quan, và phải trực tiếp chứng kiến việc ký.

Nếu tôi ký rồi mới phát hiện sai sót thì sao?
Hãy báo cho chúng tôi ngay. Lỗi soạn thảo rõ ràng được khắc phục bằng một phụ lục ngắn có chữ ký của hai bên. Việc thay đổi quan điểm về một điều kiện thương mại là một yêu cầu sửa đổi thông thường và cần sự đồng thuận của cả hai bên.

Tôi có thể xem xét lâu hơn thời hạn quy định không?
Có. Hãy đề nghị trước khi hết hạn và chúng tôi sẽ gia hạn. Chúng tôi mong quý vị đọc kỹ tài liệu hơn là ký đúng hạn. Không nội dung nào bị coi là đã chấp nhận chỉ vì thời hạn đã trôi qua.

Người khác có thể ký thay tôi không?
Chỉ khi có thẩm quyền được ghi nhận bằng văn bản — chức danh đã ghi trong hồ sơ đối tác, nghị quyết hội đồng hoặc giấy ủy quyền. Ủy quyền bằng lời nói là không đủ, vì bằng chứng phải tồn tại lâu dài cùng quan hệ hợp tác.

Tôi có nên tìm tư vấn pháp lý độc lập không?
Quý vị luôn có quyền làm vậy, và chúng tôi khuyến khích điều đó với các cam kết dài hạn, các điều khoản trách nhiệm bất thường hoặc bất kỳ nội dung nào quý vị chưa hiểu rõ. Chúng tôi sẽ giữ tài liệu mở trong thời gian đó.

Bản hướng dẫn này mô tả quy trình của chúng tôi ở mức khái quát và không phải là tư vấn pháp lý cho bất kỳ tình huống cụ thể nào. Yêu cầu về chữ ký hợp lệ, người làm chứng và thời hạn lưu trữ khác nhau giữa các hệ thống pháp luật — xin hãy tìm tư vấn chuyên môn khi vấn đề đủ quan trọng.

Mẫu trong bộ này

The Thỏa thuận Thông dụng pack includes 10 ready-to-use templates. Each one is a structured, fully editable form you can share with clients to collect information, documents, and signatures in one place.

Câu hỏi thường gặp

What's included in the Thỏa thuận Thông dụng templates?
The Thỏa thuận Thông dụng pack contains 10 templates: Hướng dẫn về hợp đồng và quy trình ký kết, Hồ sơ đối tác và sổ đăng ký hợp đồng, Hợp đồng Cung ứng Dịch vụ, Thỏa thuận Bảo mật Song phương, Văn bản Miễn trừ Trách nhiệm, Văn bản Đồng ý Xử lý Dữ liệu Cá nhân, Giấy Ủy quyền Giới hạn, Văn bản Cấp phép Sử dụng Hình ảnh, Yêu cầu sửa đổi, gia hạn và chấm dứt hợp đồng, Rà soát và phê duyệt nội bộ. Each is ready to use and fully editable.
Can I customize these templates?
Yes. Every Pocper template is fully editable — add or remove fields, change the wording, and adapt each form to your workflow before sharing it with clients.
How do I use the Thỏa thuận Thông dụng templates?
Import the pack into your Pocper workspace, open a template, tailor it to your needs, then share a link so clients can fill it out and upload documents in real time.