Guia de serviços e pacotes de organização de eventos
Este guia explica o que cada um dos nossos pacotes inclui, como corre o cronograma da primeira conversa até a desmontagem, como funcionam os honorários e os pagamentos aos fornecedores e o que precisamos de você ao longo do caminho. É um documento de consulta: não há nada para preencher ou devolver. As condições que nos vinculam são as do contrato de serviços assinado.
Seção 1 — Qual pacote combina com você
Três níveis de serviço. A diferença não está no cuidado, e sim em quão cedo começamos e em quanto do trabalho fica conosco em vez de com você.
| | | Coordenação no dia do evento |
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Conceito, tema e direção de design | | Refinamos o que você já tem | |
Busca de espaços, visitas técnicas e análise de contratos | | Somente análise: você contrata | |
Busca de fornecedores, orçamentos e negociação | | | |
Montagem e acompanhamento do orçamento | Orçamento completo, acompanhado até o encerramento | Revisão do orçamento em dois pontos de controle | |
| Ilimitadas, com relatórios mensais por escrito | | Duas reuniões de passagem |
Roteiro do dia, planta do salão e horários dos fornecedores | Nós elaboramos e gerenciamos | Nós elaboramos e gerenciamos | Reconstruímos a partir das suas anotações |
Equipe no local no dia do evento | Responsável pela organização e equipe, dimensionada ao público | Responsável pela organização e um assistente | Coordenador responsável, da montagem à desmontagem |
Acerto e avaliação pós-evento | Fechamento financeiro completo e relatório por escrito | | |
Seção 2 — O cronograma de organização
Um trabalho de organização completa segue mais ou menos este ritmo. Prazos menores comprimem as etapas iniciais, em vez de eliminá-las.
- 12–9 meses antes. Conversa inicial, briefing, estrutura de orçamento, seleção de datas e busca de espaços. Contrato assinado e sinal pago antes de procurarmos qualquer fornecedor.
- 9–6 meses antes. Espaço contratado. Direção de design definida. Fornecedores prioritários (buffê, audiovisual, produção, entretenimento) prospectados, orçados e contratados.
- 6–3 meses antes. Degustação do cardápio, esboço da planta, locações e decoração confirmadas, convites e inscrições no ar, necessidades de acessibilidade e alimentares coletadas.
- 8 semanas antes. Programação e roteiro do palco esboçados. Briefings enviados a palestrantes e artistas. Sinalização e impressos enviados para produção.
- 4 semanas antes. Acompanhamento do número de convidados. Mapa de mesas iniciado. Horários dos fornecedores distribuídos. Plano de contingência e de clima redigido.
- 2 semanas antes. Número final de convidados enviado ao buffê. Visita final ao espaço. Roteiro do dia fechado. Saldo dos honorários faturado.
- Semana do evento. Entregas confirmadas, equipe orientada, ensaio realizado quando a programação exige, lista de contatos de emergência entregue a todos os fornecedores.
- Dia do evento. Montagem, gestão dos fornecedores, fluxo de convidados, condução da programação, solução de imprevistos, desmontagem e devolução do espaço.
- Em até 15 dias úteis. Notas finais conciliadas, cobranças por danos ou horas extras acertadas, relatório escrito entregue com recomendações para a próxima vez.
Seção 3 — Honorários e fluxo dos pagamentos aos fornecedores
- A organização completa e a parcial são orçadas como honorários fechados, definidos após a conversa inicial. A coordenação no dia é orçada como valor fechado para um número definido de horas no local.
- Eventos muito grandes ou de vários dias podem ser orçados como percentual do gasto total, com um mínimo informado. O critério aplicável consta no seu contrato antes do início dos trabalhos.
- Nossos honorários cobrem apenas o nosso tempo e a nossa experiência. Os custos de fornecedores (espaço, buffê, locações, audiovisual, entretenimento, flores, equipe) são separados e ficam por sua conta.
- Sempre que possível, os fornecedores faturam diretamente para você e você paga diretamente a eles. Você vê o preço real e nenhum acréscimo passa por nós.
- Quando um fornecedor só aceita contratar conosco, pagamos em seu nome com base em um fundo previamente aprovado e repassamos a nota pelo custo, com os comprovantes anexos.
- Não aceitamos comissões nem qualquer retorno de fornecedores. Se existir tarifa de parceiro preferencial, o desconto é seu, não nosso.
- Qualquer gasto acima do limite de aprovação registrado na sua ficha de cliente precisa do seu aval por escrito antes de ser assumido.
Seção 4 — Sinais e marcos de pagamento
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| | Reserva a sua data e nos libera para começar o trabalho. Não reembolsável. |
| Na confirmação do espaço e dos principais fornecedores | A fase de prospecção e contratação dentro dos honorários. |
| Conforme o contrato de cada fornecedor | Pagos conforme o cronograma de cada fornecedor: nós acompanhamos e lembramos você. |
Número final de convidados | | O buffê e as mesas são cobrados com base nesse número. Ele pode subir, mas não descer. |
| | O restante dos honorários. Vence antes da montagem. |
| Em até 15 dias úteis depois | Horas extras, danos, bar por consumo e qualquer diferença do fundo. |
Seção 5 — Alterações, adiamento e cancelamento
- Pequenas mudanças fazem parte do trabalho e não têm custo. Uma mudança que exija buscar fornecedores de novo, refazer o orçamento ou reimprimir material já produzido é orçada por escrito antes de ser executada.
- Adiar para uma nova data dentro de doze meses transfere os seus honorários sem custo adicional, uma vez. Os fornecedores definem as próprias regras de adiamento e podem não fazer o mesmo.
- Um segundo adiamento, ou uma mudança para além de doze meses, é tratado como nova contratação e reorçado.
- Em caso de cancelamento, o sinal de reserva não é reembolsável e qualquer parcela de honorários já faturada continua devida pelo trabalho realizado até aquela data.
- Cancelar dentro dos 30 dias antes do evento significa que o valor integral dos honorários é devido, pois nessa altura o trabalho está praticamente concluído.
- As multas de cancelamento dos fornecedores seguem o contrato de cada um, não o nosso. Sempre defenderemos o seu caso, mas não podemos dispensar as condições deles.
Seção 6 — Clima e força maior
- Todo elemento ao ar livre recebe um plano escrito para caso de chuva, e combinamos um prazo de decisão, em geral de 24 a 48 horas antes da abertura, para decidir com calma e não em cima da hora.
- Os custos de tenda, cobertura ou alternativa interna são orçados de antemão, para que a decisão nunca seja uma surpresa financeira.
- A força maior (clima severo, emergência pública, fechamento do espaço, paralisação do transporte, restrição de autoridade pública) suspende as obrigações de ambos os lados enquanto durar.
- Em caso de força maior, priorizamos remarcar a data em vez de cancelar, e não cobramos taxa de adiamento por isso.
- O seguro de evento é fortemente recomendado sempre que houver gasto não reembolsável relevante. Podemos indicar corretoras, mas não vendemos nem contratamos apólices.
Seção 7 — Horas extras, deslocamentos e cobranças adicionais
- As horas no local constam no seu contrato. O tempo além disso é cobrado por hora e por integrante da equipe, em blocos de 30 minutos, e confirmado com você na hora, antes de ser incorrido.
- Horas extras do espaço, extensão do bar e espera de fornecedores são cobradas por esses fornecedores às tarifas deles e repassadas integralmente.
- Deslocamentos além do nosso raio de atendimento habitual são cobrados pelo custo: quilometragem ou passagens, mais hospedagem quando a pernoite for inevitável.
- Visitas ao espaço além das incluídas no seu pacote e ensaios acrescentados em cima da hora são orçados antes de serem agendados.
- Nada aparece na sua fatura final sem que você tenha visto e aprovado antes.
Seção 8 — O que precisamos de você
- No início: um orçamento realista, os nomes de todos que podem aprovar decisões e o seu manual de marca, se o evento levar a sua identidade.
- Durante a prospecção: uma decisão em até cinco dias úteis sobre seleções e orçamentos. Reservas provisórias expiram e os bons fornecedores saem primeiro.
- Na etapa de design: retorno sincero. Dizer cedo que algo não está certo não custa nada; dizer depois de produzido custa dinheiro.
- Quatro semanas antes: nomes dos palestrantes, conteúdo da ordem do dia, exigências alimentares e de acessibilidade e tudo o que for cerimonial ou cultural e precise sair exatamente certo.
- Duas semanas antes: o número final de convidados e as mesas confirmadas, além de uma pessoa indicada que possa decidir no dia.
- No dia: deixe a condução conosco. A melhor coisa que você pode fazer é aproveitar o seu evento e encaminhar toda pergunta ao responsável no local.
Este guia descreve como costumamos trabalhar e não é um contrato. Os itens do pacote, os valores e as datas do seu evento são os previstos no contrato de serviços assinado.