Mandantenleitfaden: Honorare, Abrechnung und Ihre Rechte
Dieser Leitfaden erläutert, wie unsere Kanzlei arbeitet: wer welche Aufgabe hat, wie ein Mandat vom ersten Anruf bis zum Abschluss verläuft, wie sich die einzelnen Honorarmodelle berechnen, wie Ihr Geld verwahrt wird und was Sie von uns erwarten dürfen. Es gibt nichts auszufüllen oder zurückzusenden. Weichen dieser Leitfaden und Ihre unterzeichnete Mandatsvereinbarung voneinander ab, gilt die Mandatsvereinbarung.
Abschnitt 1 — Unsere Rechtsgebiete und wer was macht
- Zivilprozess und Streitbeilegung — Vertragsstreitigkeiten, Forderungseinzug, Haftungsansprüche, Mediation und Schiedsverfahren.
- Handels- und Gesellschaftsrecht — Gründung, Gesellschafter- und Partnerschaftsverträge, Handelsverträge, Unternehmenskauf und -verkauf.
- Arbeitsrecht — Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen, Umstrukturierungen und Kündigungen, Diskriminierungs- und Vergütungsklagen.
- Immobilien und Grundstücksrecht — An- und Verkauf, Mietverträge, Dienstbarkeiten, Eigentums- und Grenzfragen.
- Testamente, Nachlass und Erbfolge — Testamente, Vorsorgevollmachten, Erbscheinverfahren und Nachlassabwicklung.
- Familienrecht — Trennungsvereinbarungen, Sorge- und Umgangsregelungen, Vermögensauseinandersetzung.
Die Personen in Ihrer Akte
- Sachbearbeitender Rechtsanwalt — führt Ihr Mandat, trifft die strategischen Entscheidungen und ist Ihnen gegenüber dafür verantwortlich.
- Verantwortlicher Partner — überprüft die Strategie an jedem Meilenstein und ist Ihre Eskalationsstelle, wenn etwas nicht läuft.
- Angestellter Rechtsanwalt — übernimmt Recherche, Entwürfe und Termine, wo immer die Arbeit es zum niedrigeren Stundensatz zulässt.
- Rechtsanwaltsfachangestellte(r) / Fallmanager(in) — Unterlagen, Einreichungen, Terminplanung und Ihr täglicher Ansprechpartner.
Abschnitt 2 — Die Phasen eines typischen Mandats
- Mandatsannahme. Wir erfassen den wesentlichen Sachverhalt, die Beteiligten und jedes Datum, das eine Frist sein könnte.
- Konfliktprüfung. Wir prüfen unsere Unterlagen auf entgegenstehende Interessen. Bis das geklärt ist, dürfen wir weder tätig werden noch Einzelheiten besprechen.
- Mandatserteilung. Wir übersenden Leistungsumfang und Honorar schriftlich. Das Mandat beginnt mit der Unterzeichnung und dem Eingang eines etwaigen Vorschusses.
- Sachverhaltsermittlung. Wir sammeln Unterlagen und Beweismittel, befragen gegebenenfalls Zeugen und geben Ihnen eine schriftliche Einschätzung Ihrer Position.
- Verhandlung oder Klage. Die meisten Angelegenheiten lassen sich besser im Schriftwechsel oder in der Mediation lösen. Wo das nicht gelingt, reichen wir Klage ein und prozessieren.
- Erledigung. Vergleich, Urteil oder Vollzug — mit Ihrer schriftlichen Ermächtigung für alles, was Sie bindet.
- Abschluss. Ein Abschlussschreiben, die Schlussrechnung, die Erstattung nicht verbrauchten Fremdgelds und eine Kopie Ihrer Akte.
Abschnitt 3 — Wie sich die einzelnen Honorarmodelle berechnen
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| Zeit, erfasst in Einheiten von 0,1 Stunden, zum Satz derjenigen Person, die die Arbeit erbracht hat | Streitigkeiten und Beratung, deren Umfang sich nicht vorhersehen lässt | Die Gesamtsumme steht nicht fest — verlangen Sie eine Schätzung und Aktualisierungen, wenn sie sich verschiebt |
| Ein einziger vereinbarter Betrag für einen vor Arbeitsbeginn schriftlich festgehaltenen Leistungsumfang | Testamente, Gesellschaftsgründungen, Standardverträge, unstreitige Anträge | Alles außerhalb des schriftlichen Umfangs ist ein neues Angebot, niemals ein Zuschlag |
| Ein vereinbarter Prozentsatz des tatsächlich Erlangten; ohne Erlös nichts | Geldforderungen, soweit die anwendbaren Vorschriften es zulassen | Auslagen werden weiterhin vom Erlös abgezogen — prüfen Sie, ob vor oder nach dem Prozentsatz |
| Ein ermäßigter Stundensatz zuzüglich eines geringeren Erfolgsanteils am Erlangten | Umfangreiche Forderungen, bei denen beide Seiten das Risiko teilen wollen | Sie zahlen in jedem Fall etwas — rechnen Sie beide Szenarien durch, bevor Sie zustimmen |
| Ein fester Monatsbetrag für ein vereinbartes Kontingent an Beratungszeit | Unternehmen, die eine ständig verfügbare Rechtsberatung wünschen | Stunden über dem Kontingent werden nach Aufwand berechnet; nicht genutzte Stunden verfallen in der Regel |
Abschnitt 4 — Gesondert berechnete Auslagen und Kosten
Dies sind Beträge, die wir für Sie an Dritte auslegen. Sie sind nie Teil des Honorars und unabhängig vom Ausgang der Angelegenheit zu zahlen.
- Gerichts- und Behördengebühren, Zustellungskosten und Protokollgebühren.
- Sachverständigengutachten, Wertermittlungen sowie medizinische oder forensische Stellungnahmen.
- Auskünfte — Grundbuch, Handelsregister, Insolvenzregister und Liegenschaftskataster.
- Kosten eines gesondert beauftragten Prozessbevollmächtigten oder Verkehrsanwalts.
- Dolmetscher, Gerichtsvollzieher, Kuriere, größere Kopiervolumina und Reisekosten.
Jede einzelne Auslage oberhalb der in Ihrer Mandatsvereinbarung genannten Grenze wird vorab mit Ihnen abgestimmt.
Abschnitt 5 — Anderkonten, Rechnungen und Abrechnungen
- Vorauszahlungen werden auf einem regulierten Anderkonto verwahrt, vollständig getrennt vom Vermögen der Kanzlei. Es bleibt Ihr Geld, bis es verdient ist.
- Wir überweisen vom Anderkonto an die Kanzlei ausschließlich gegen eine Rechnung, die Sie erhalten haben.
- Rechnungen werden monatlich gestellt und weisen Datum, bearbeitende Person, Zeitaufwand und Tätigkeit einzeln aus. Sie sind innerhalb von 30 Tagen fällig.
- Jeder Rechnung liegt eine Aufstellung sämtlicher Zu- und Abgänge auf dem Anderkonto bei, ebenso beim Abschluss.
- Sinkt der Bestand unter den vereinbarten Mindestbetrag, bitten wir vor der Fortsetzung der Arbeit um Auffüllung.
- Ein nicht verbrauchter Restbetrag wird Ihnen bei Mandatsende zurückgezahlt — Sie müssen nicht danach fragen.
- Überfällige Beträge können zu dem in Ihrer Mandatsvereinbarung genannten Satz verzinst werden; unbezahlte Honorare können nach Maßgabe der geltenden Vorschriften zur Aussetzung der Tätigkeit oder zur Mandatsniederlegung führen.
Abschnitt 6 — Verschwiegenheit, Vertraulichkeit und Interessenkonflikte
Kommunikation zwischen Ihnen und der Kanzlei zum Zweck der Erteilung oder Einholung von Rechtsrat unterliegt der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht. Wir legen sie nur offen, wenn Sie es gestatten, wenn Gesetz oder Gericht es zwingend verlangen oder wenn sich die Kanzlei gegen eine Honorar- oder Haftungsklage verteidigen muss.
- Die Weitergabe geschützter Beratung an Personen außerhalb des Mandats kann den Schutz dauerhaft aufheben. Fragen Sie uns vorher.
- Vor Annahme eines Mandats prüfen wir mögliche Interessenkonflikte — und erneut, sobald eine neue Partei hinzukommt.
- Tritt während des Mandats ein Konflikt zutage, teilen wir Ihnen dies unverzüglich mit und holen entweder von allen Betroffenen eine informierte schriftliche Zustimmung ein oder legen das Mandat nieder.
- Wir vertreten nicht beide Seiten einer Streitigkeit und verwenden Ihre vertraulichen Informationen nicht zum Vorteil eines anderen Mandanten.
- Akten werden auf zugriffsgeschützten Systemen gespeichert; alle Mitarbeitenden der Kanzlei — auch das Verwaltungspersonal — unterliegen derselben Verschwiegenheitspflicht.
Abschnitt 7 — Reaktionszeiten und Notfallkontakt
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Gewöhnliche E-Mail oder Mailbox-Nachricht | Eine inhaltliche Antwort innerhalb von zwei Werktagen |
Gerichtspost oder ein Bescheid, den Sie erhalten haben | Bestätigung am selben Werktag — leiten Sie es sofort weiter, einschließlich des Briefumschlags |
Festnahme, einstweilige Verfügung, Pfändung oder anderer Notfall | Nutzen Sie die Notfallnummer aus Ihrer Mandatsvereinbarung — warten Sie nicht bis zu den Bürozeiten |
Sachstandsanfrage ohne neue Entwicklung | Eine planmäßige Information mindestens alle 30 Tage, auch wenn sich nichts bewegt hat |
Abschnitt 8 — Ihre Rechte als Mandant
- Auf Information. Sie haben Anspruch darauf, den Stand Ihrer Angelegenheit zu kennen und Antworten in einer für Sie verständlichen Sprache zu erhalten.
- Auf eine schriftliche Honorarvereinbarung. Sie haben Anspruch darauf, vor Arbeitsbeginn zu wissen, wie abgerechnet wird und worauf es ungefähr hinausläuft.
- Auf eine detaillierte Rechnung. Sie können zu jeder Position Einzelheiten verlangen und einen Betrag innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum schriftlich beanstanden.
- Auf die Entscheidungen, die Ihnen zustehen. Ob verglichen, ein Angebot angenommen oder ein Verfahren beendet wird, entscheiden Sie, nicht wir.
- Auf Vertraulichkeit. Alles, was Sie uns vertraulich mitteilen, bleibt vertraulich, vorbehaltlich allein der engen Ausnahmen in Abschnitt 6.
- Auf Beendigung. Sie können das Mandat jederzeit schriftlich beenden und haften dann nur für bis dahin erbrachte Leistungen und verauslagte Kosten.
- Auf Ihre Akte. Beim Abschluss — oder jederzeit auf Anforderung — haben Sie Anspruch auf Ihre Unterlagen und eine Kopie der Akte.
- Auf eine Zweitmeinung. Unabhängigen Rat zu unserem Rat einzuholen, ist stets legitim, und wir werten das nie als Misstrauen.
Abschnitt 9 — Abschluss und Aufbewahrung der Akte
- Zum Abschluss erhalten Sie ein Schreiben, das festhält, was erreicht wurde, welche Frist noch läuft und was Sie selbst noch veranlassen müssen.
- Originalunterlagen — Urkunden, Testamente, Verträge, Ausweispapiere — geben wir Ihnen zurück, sofern Sie uns nicht mit der Verwahrung beauftragen.
- Die Kanzleiakte eines abgeschlossenen Mandats bewahren wir für die nach unserer Rechtsordnung vorgeschriebene Dauer auf, in der Regel sieben bis zehn Jahre.
- Testamente, Treuhandurkunden und Nachlassunterlagen verwahren wir unbefristet, soweit wir als Verwahrer beauftragt sind.
- Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Akten sicher vernichtet. Zuvor schreiben wir Sie an Ihre letzte bekannte Anschrift an.
Abschnitt 10 — Wenn etwas schiefläuft
- Sprechen Sie zuerst Ihren sachbearbeitenden Anwalt an. Die meisten Bedenken beruhen auf einem Missverständnis, das ein Gespräch ausräumt.
- Führt das nicht weiter, verlangen Sie schriftlich eine Überprüfung durch den verantwortlichen Partner. Eine Eingangsbestätigung erhalten Sie innerhalb von fünf Werktagen.
- Die Kanzlei antwortet innerhalb von 20 Werktagen schriftlich und legt ihre Feststellungen und ihr Lösungsangebot dar.
- Honorarstreitigkeiten können an das Gebühren- oder Schlichtungsverfahren unserer Berufsaufsicht verwiesen werden, soweit ein solches besteht.
- Sie können sich jederzeit an die Rechtsanwaltskammer oder die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Nichts hier schränkt dieses Recht oder die dafür geltende Frist ein.
Dieser Leitfaden enthält allgemeine Informationen zur Arbeitsweise unserer Kanzlei. Er stellt keine Rechtsberatung zu einem konkreten Fall dar und begründet für sich genommen kein Mandatsverhältnis.