Questa è la scheda permanente del nostro rapporto: una copia unica per ogni cliente, tenuta aggiornata da entrambe le parti per tutta la durata della collaborazione. Non è legata a un singolo progetto o incarico. Ogni volta che cambia un referente, si chiude un incarico oppure viene concesso o revocato un accesso, aggiornala qui anziché aprire un nuovo documento.
Sezione 1 — Organizzazione e soggetto giuridico
Denominazione sociale completa:
Numero di iscrizione al Registro Imprese:
Partita IVA / codice fiscale:
Sezione 2 — Soggetto da fatturare e requisiti di fatturazione
Soggetto da fatturare (se diverso da quello sopra):
Referente della contabilità fornitori:
Indirizzo e-mail per l'invio delle fatture:
Termini di pagamento concordati:
È richiesto un ordine di acquisto prima dell'avvio dei lavori?
Portale, codici di riferimento o altre formalità di fatturazione da rispettare:
Sezione 3 — Referenti lato cliente
Tutte le persone lato cliente con cui ci rapportiamo, di che cosa sono responsabili e fin dove arriva il loro potere di approvazione. Tienila aggiornata: un elenco di approvatori obsoleto è la causa più frequente di una consegna bloccata.
Sezione 4 — Il nostro team dedicato
Responsabile del cliente:
Referente operativo quotidiano:
Referente amministrativo / fatturazione:
Come si garantisce la copertura in assenza del responsabile del cliente:
Sezione 5 — Sistemi e accessi
Ogni strumento, account o spazio di lavoro condiviso a cui ci è stato dato accesso, con la data di concessione o di revoca. Non annotare mai password qui: indica solo il sistema, l'utente nominativo e le date.
Sezione 6 — Storico degli incarichi
Un elenco progressivo di tutti i lavori svolti per questo cliente. Aggiungi una riga quando un incarico inizia e aggiorna lo stato alla chiusura.
Sezione 7 — Cadenza degli incontri e canali preferiti
Incontro ricorrente — giorno e orario:
Canale preferito per i contatti quotidiani:
Dove vengono inviati i deliverable formali e le approvazioni:
Fuso orario e note sugli orari di lavoro:
Sezione 8 — Percorso di escalation concordato
Chi viene contattato, e in che ordine, quando qualcosa non va: una scadenza mancata, un problema di qualità, una fattura contestata.
Primo livello di escalation (lato nostro):
Primo livello di escalation (lato cliente):
Decisore finale se il primo livello non riesce a risolvere:
Tempo di risposta concordato per una segnalazione in escalation, ed eventuali eccezioni:
Sezione 9 — Note sul rapporto
Un diario con data di tutto ciò che vale la pena ricordare la prossima volta: una riorganizzazione lato cliente, una preferenza imparata a nostre spese, una decisione che ha plasmato il nostro modo di lavorare insieme, un riscontro dato o ricevuto. La voce più recente in alto.
Tieni aggiornata questa scheda: è l'unico posto in cui entrambe le parti devono cercare la risposta a «chi, come e da quando».