Panduan Layanan dan Paket Perencanaan Acara
Panduan ini menjelaskan isi setiap paket perencanaan kami, alur waktu dari panggilan pertama hingga pembongkaran, cara kerja biaya jasa dan pembayaran vendor, serta apa yang kami butuhkan dari Anda di sepanjang prosesnya. Ini adalah dokumen referensi — tidak ada yang perlu diisi atau dikembalikan. Ketentuan yang mengikat kita adalah yang tertulis dalam perjanjian layanan yang Anda tanda tangani.
Bagian 1 — Paket Mana yang Cocok
Tersedia tiga tingkat layanan. Perbedaannya bukan pada seberapa besar perhatian kami, melainkan pada seberapa awal kami mulai dan seberapa banyak pekerjaan yang ada di tangan kami, bukan di tangan Anda.
| | | |
|---|
| | | |
Konsep, tema, dan arah desain | | Kami menyempurnakan konsep Anda | |
Pencarian tempat, survei lokasi, dan telaah kontrak | | Hanya telaah — Anda yang memesan | |
Pencarian vendor, penawaran, dan negosiasi | | | |
Penyusunan dan pemantauan anggaran | Anggaran lengkap, dipantau hingga penutupan | Telaah anggaran pada dua titik pemeriksaan | |
| Tanpa batas, plus laporan tertulis bulanan | | Dua pertemuan serah terima |
Rundown, denah lokasi, dan jadwal pemasok | Kami susun dan kami kelola | Kami susun dan kami kelola | Kami susun ulang dari catatan Anda |
Tim di lokasi pada hari acara | Perencana utama plus kru, disesuaikan jumlah tamu | Perencana utama plus satu asisten | Koordinator utama, dari bongkar-muat hingga selesai |
Rekonsiliasi dan evaluasi pascaacara | Penutupan keuangan lengkap dan evaluasi tertulis | | |
Bagian 2 — Alur Waktu Perencanaan
Penugasan perencanaan penuh kurang lebih berjalan seperti ini. Waktu persiapan yang lebih singkat memampatkan tahap-tahap awal, bukan menghapusnya.
- 12–9 bulan sebelumnya. Panggilan penjajakan, brief, kerangka anggaran, daftar tanggal, dan pencarian tempat. Perjanjian ditandatangani dan uang muka diterima sebelum kami menghubungi pemasok mana pun.
- 9–6 bulan sebelumnya. Tempat dikontrak. Arah desain dikunci. Vendor prioritas — katering, audio-visual, produksi, hiburan — dicari, dinegosiasikan, dan dipesan.
- 6–3 bulan sebelumnya. Uji cicip menu, draf denah lokasi, penyewaan dan dekorasi dikonfirmasi, undangan dan registrasi dibuka, kebutuhan aksesibilitas serta diet dikumpulkan.
- 8 minggu sebelumnya. Susunan acara dan rundown didraf. Brief pembicara dan pengisi acara diterbitkan. Signage dan cetakan dikirim ke produksi.
- 4 minggu sebelumnya. Perkiraan jumlah tamu dipantau. Denah tempat duduk dimulai. Jadwal pemasok diedarkan. Rencana darurat dan cuaca disusun.
- 2 minggu sebelumnya. Jumlah tamu final diserahkan ke katering. Peninjauan akhir di lokasi. Rundown dikunci. Sisa biaya jasa ditagihkan.
- Pekan acara. Pengiriman dikonfirmasi, kru dibriefing, gladi bersih digelar bila susunan acara memerlukannya, daftar kontak darurat dibagikan ke seluruh pemasok.
- Hari acara. Bongkar-muat, pengelolaan pemasok, alur tamu, pemanduan susunan acara, penyelesaian masalah, pembongkaran, dan serah terima tempat.
- Dalam 15 hari kerja. Faktur akhir direkonsiliasi, biaya kerusakan atau lembur diselesaikan, evaluasi tertulis diserahkan beserta rekomendasi untuk acara berikutnya.
Bagian 3 — Biaya Jasa & Alur Pembayaran Vendor
- Perencanaan penuh dan sebagian dikenakan biaya jasa tetap, yang ditetapkan setelah panggilan penjajakan. Koordinasi hari-H dikenakan biaya tetap untuk jumlah jam di lokasi yang telah ditentukan.
- Acara berskala sangat besar atau berlangsung beberapa hari dapat dikenakan biaya berupa persentase dari total pengeluaran acara, dengan nilai minimum tertentu. Dasar perhitungan yang berlaku selalu dicantumkan dalam perjanjian sebelum pekerjaan dimulai.
- Biaya jasa kami hanya mencakup waktu dan keahlian kami. Biaya vendor — tempat, katering, penyewaan, audio-visual, hiburan, bunga, tenaga kerja — terpisah dan menjadi tanggung jawab Anda.
- Sebisa mungkin, vendor menagih Anda secara langsung dan Anda membayar mereka secara langsung. Anda melihat harga sebenarnya, dan tidak ada markup yang lewat melalui kami.
- Jika suatu pemasok hanya bersedia berkontrak dengan kami, kami membayarkan atas nama Anda dari dana talangan yang telah disetujui sebelumnya, lalu meneruskan faktur sesuai biaya sebenarnya dengan bukti pembayaran terlampir.
- Kami tidak menerima komisi atau imbalan apa pun dari pemasok. Jika ada tarif mitra pilihan, potongannya menjadi milik Anda, bukan kami.
- Setiap pengeluaran di atas ambang persetujuan yang tercatat dalam berkas klien Anda memerlukan persetujuan tertulis dari Anda sebelum kami memesannya.
Bagian 4 — Uang Muka & Termin Pembayaran
| | |
|---|
| | Mengunci tanggal Anda dan memungkinkan kami mulai bekerja. Tidak dapat dikembalikan. |
| Saat tempat dan vendor utama dikonfirmasi | Tahap pencarian dan pengontrakan dari biaya jasa perencanaan. |
| Sesuai masing-masing kontrak pemasok | Dibayar sesuai jadwal pemasok sendiri — kami memantau dan mengingatkan Anda. |
| | Katering dan tempat duduk ditagih berdasarkan angka ini. Boleh naik, tidak boleh turun. |
| | Sisa biaya jasa perencanaan. Jatuh tempo sebelum bongkar-muat. |
| Dalam 15 hari kerja setelah acara | Lembur, kerusakan, bar sesuai konsumsi, dan selisih dana talangan. |
Bagian 5 — Perubahan, Penundaan & Pembatalan
- Perubahan kecil adalah bagian dari perencanaan dan tidak dikenakan biaya. Perubahan yang mengharuskan pencarian ulang pemasok, penyusunan ulang anggaran, atau pencetakan ulang materi produksi akan ditawarkan secara tertulis sebelum kami mengerjakannya.
- Penundaan ke tanggal baru dalam dua belas bulan memindahkan biaya jasa Anda tanpa biaya tambahan, satu kali. Pemasok menetapkan ketentuan penundaannya sendiri dan mungkin tidak mengikuti kebijakan ini.
- Penundaan kedua, atau pemindahan melebihi dua belas bulan, diperlakukan sebagai penugasan baru dan ditawarkan ulang.
- Pada pembatalan, uang muka pemesanan tidak dapat dikembalikan dan setiap angsuran biaya jasa yang sudah ditagihkan tetap terutang atas pekerjaan yang telah diselesaikan hingga tanggal tersebut.
- Pembatalan dalam 30 hari sebelum acara membuat seluruh biaya jasa jatuh tempo, karena pada titik itu pekerjaan sudah hampir sepenuhnya selesai.
- Biaya pembatalan vendor diatur oleh kontrak masing-masing pemasok, bukan oleh kontrak kami. Kami akan selalu memperjuangkan posisi Anda, tetapi kami tidak dapat mengesampingkan ketentuan mereka.
Bagian 6 — Cuaca & Keadaan Kahar
- Setiap unsur acara di luar ruangan mendapat rencana cuaca buruk tertulis, dan kami menyepakati tenggat pengambilan keputusan — biasanya 24 hingga 48 jam sebelum pintu dibuka — agar keputusan dapat diambil dengan tenang, bukan mendadak di hari-H.
- Biaya tenda, penutup, atau alternatif dalam ruangan ditawarkan sejak awal sehingga keputusannya tidak pernah menjadi kejutan finansial.
- Keadaan kahar — cuaca ekstrem, keadaan darurat publik, penutupan tempat, penghentian transportasi, pembatasan dari otoritas publik — menangguhkan kewajiban kedua belah pihak selama keadaan itu berlangsung.
- Dalam keadaan kahar, kami memprioritaskan pemindahan tanggal ketimbang pembatalan, dan kami tidak mengenakan biaya penundaan untuk hal itu.
- Asuransi acara sangat kami sarankan untuk acara dengan pengeluaran tak-terkembalikan yang signifikan. Kami dapat merujuk Anda ke pialang, tetapi kami tidak menjual atau mengurus polis sendiri.
Bagian 7 — Lembur, Perjalanan & Biaya Tambahan
- Jumlah jam di lokasi tercantum dalam perjanjian Anda. Waktu di luar itu ditagih per jam per anggota kru, dalam kelipatan 30 menit, dan dikonfirmasi kepada Anda pada malam itu sebelum mulai dihitung.
- Lembur tempat, perpanjangan bar, dan waktu siaga pemasok ditagih oleh pemasok tersebut dengan tarif mereka sendiri dan diteruskan apa adanya.
- Perjalanan di luar radius layanan standar kami ditagih sesuai biaya sebenarnya — jarak tempuh atau tiket, ditambah akomodasi bila menginap tidak terhindarkan.
- Survei lokasi di luar jumlah yang termasuk dalam paket Anda, serta gladi bersih yang ditambahkan mendadak, ditawarkan sebelum dijadwalkan.
- Tidak ada satu pun item pada faktur akhir Anda yang belum Anda lihat dan setujui sebelumnya.
Bagian 8 — Yang Kami Butuhkan dari Anda
- Di awal — anggaran yang realistis, nama semua pihak yang berwenang menyetujui keputusan, dan panduan merek Anda bila acara membawa identitas perusahaan Anda.
- Selama pencarian vendor — keputusan dalam lima hari kerja atas daftar pilihan dan penawaran. Opsi yang ditahan akan kedaluwarsa, dan pemasok terbaik terpesan lebih dulu.
- Pada tahap desain — masukan yang jujur. Memberi tahu kami sejak awal bahwa sesuatu tidak tepat tidak memakan biaya; memberitahukannya setelah diproduksi memakan biaya.
- Empat minggu sebelumnya — nama pembicara, isi susunan acara, kebutuhan diet dan aksesibilitas, serta hal-hal seremonial atau budaya yang harus kami jalankan dengan tepat.
- Dua minggu sebelumnya — jumlah tamu final dan pengaturan tempat duduk yang dikonfirmasi, ditambah satu orang bernama yang berwenang mengambil keputusan pada hari-H.
- Pada hari acara — biarkan kami yang menjalankannya. Hal terbaik yang dapat Anda lakukan adalah menikmati acara Anda sendiri dan mengarahkan setiap pertanyaan ke penanggung jawab kami di lokasi.
Panduan ini menjelaskan cara kerja kami pada umumnya dan bukan merupakan kontrak. Isi paket, biaya, dan tanggal untuk acara Anda adalah yang tercantum dalam perjanjian layanan yang Anda tanda tangani.