Berkas Acara Klien dan Preferensi Tetap
Ini adalah berkas tetap Anda bersama kami — satu salinan yang kita berdua jaga tetap mutakhir untuk setiap acara yang kita kerjakan bersama. Berkas ini tidak terikat pada satu acara tertentu. Perbarui langsung di sini setiap kali ada perubahan: pengambil keputusan baru, perubahan identitas merek, atau vendor yang tidak pernah ingin Anda gunakan lagi. Setiap brief, anggaran, dan rundown yang kami susun berangkat dari apa yang tertulis di sini.
Bagian 1 — Klien & Pengambil Keputusan
Pengambil keputusan utama:
Saluran dan jam kontak yang disukai:
Siapa lagi yang boleh menyetujui keputusan atas nama Anda — nama, jabatan, hal yang dapat mereka setujui, dan cara menghubunginya:
Bagian 2 — Penagihan & Ambang Persetujuan
Entitas penagihan (nama resmi pada faktur):
Kontak penagihan (nama dan email):
Nomor purchase order atau referensi yang wajib tercantum pada faktur:
Kisaran anggaran umum per acara:
Pengeluaran yang boleh kami komitmenkan tanpa bertanya lebih dulu:
Pengeluaran di atas ambang tersebut memerlukan persetujuan tertulis dari:
Bagian 3 — Merek & Panduan Gaya
Palet warna (utama, sekunder, aksen):
Jenis huruf dan lokasi penyimpanan aset merek:
Nada komunikasi, aturan gaya, dan hal-hal yang tidak sesuai dengan merek Anda — perlakuan logo, bahasa pada signage, gaya fotografi, warna atau motif yang harus dihindari:
Panduan merek, berkas logo, atau dek referensi:
Bagian 4 — Kebutuhan Diet & Aksesibilitas Tetap
Ketentuan ini berlaku untuk setiap acara kecuali Anda memberi tahu sebaliknya, sehingga kami membriefing katering dan tempat acara dari sini tanpa perlu menanyakannya berulang kali.
Kebutuhan diet dan alergi yang harus selalu kami penuhi — termasuk siapa pun dengan alergi berat yang rutin hadir:
Kebutuhan aksesibilitas — akses bebas tangga, pengaturan tempat duduk, hearing loop, teks bantu, ruang tenang, hewan pendamping, kebutuhan diet medis:
Bagian 5 — Vendor & Tempat Acara
Tambahkan satu baris per pemasok. Tandai statusnya agar kami langsung tahu siapa yang harus dihubungi lebih dulu dan siapa yang tidak boleh dipesan lagi.
Vendor atau tempat acara yang tidak boleh kami pesan, beserta alasannya:
Bagian 6 — Kalender Acara Berulang
Acara yang berulang setiap tahun, ditambah tanggal yang tidak boleh kami jadwalkan — rapat dewan, hari besar keagamaan, periode dagang sepi, tanggal industri yang bentrok.
Tanggal dan periode yang harus dihindari sepenuhnya:
Setiap acara yang telah kita selenggarakan bersama. Tambahkan satu baris setelah masing-masing acara — inilah tolok ukur anggaran dan jumlah tamu untuk acara berikutnya.
Bagian 8 — Catatan Berjalan
Catatan bertanggal setiap kali ada perubahan — kepala pemasaran baru, perubahan identitas merek, tempat acara yang tutup, keputusan tetap yang kita sepakati lewat telepon. Yang terbaru di atas.
Berkas terakhir ditinjau pada:
Jaga berkas ini tetap mutakhir — inilah catatan yang menjadi titik awal setiap acara yang kami rencanakan untuk Anda.