Ini adalah satu-satunya catatan tetap atas hubungan kerja Anda dengan kantor kami. Berkas ini tidak terikat pada tahun pajak mana pun dan tidak pernah diisi ulang — Anda dan akuntan Anda sama-sama menjaganya tetap mutakhir, dan setiap SPT, pelaporan serta pembahasan konsultasi yang kami tangani berangkat dari apa yang tertulis di sini. Setiap kali ada perubahan — wilayah usaha baru, bank baru, pengurus baru, pergantian perangkat lunak — perbarui bagian terkait dan tambahkan satu baris bertanggal pada Catatan Berjalan. Jangan pernah mencatat nomor rekening lengkap atau NIK di sini; cukup empat digit terakhir.
Bagian 1 — Identitas & Legalitas Badan Usaha
Nama badan hukum (persis seperti terdaftar):
Nama dagang / merek usaha:
NPWP — 4 digit terakhir saja:
Tempat pendirian (kota / provinsi):
Menjadi klien kantor kami sejak:
Struktur kepemilikan — pemegang saham, sekutu atau anggota beserta persentasenya:
Alamat surat-menyurat — tujuan pengiriman pemberitahuan dan korespondensi:
Alamat domisili terdaftar sesuai akta:
Tempat kegiatan usaha utama (jika berbeda dari alamat surat-menyurat):
Bagian 3 — Tahun Buku & Kalender Pelaporan Tahunan
Akhir tahun buku (bulan dan tanggal):
Dasar pembukuan (kas / akrual / modifikasi):
Pelaporan berkala yang wajib dipenuhi badan usaha ini setiap tahun, siapa yang menyiapkannya, dan kapan jatuh temponya:
Frekuensi pelaporan pajak karyawan (setoran dan SPT PPh 21):
Frekuensi pelaporan SPT Masa PPN:
Jadwal pembayaran angsuran PPh Pasal 25:
Bagian 4 — Daftar Kontak Tetap
Semua pihak yang mungkin perlu kami hubungi terkait badan usaha ini — pemilik, kepala keuangan atau staf pembukuan, petugas bank, kuasa hukum, penyedia jasa penggajian, broker asuransi. Jaga daftar ini tetap mutakhir agar tidak ada pekerjaan yang tertunda hanya karena mencari orang yang tepat.
| | |
|---|
| | |
Kepala keuangan / staf pembukuan | | |
Petugas bank / relationship manager | | |
| | |
| | |
| | |
Bagian 5 — Pendaftaran Pusat & Daerah, Jejak Kewajiban Pajak
Wilayah dan instansi tempat badan usaha ini terdaftar — KPP terdaftar, pengukuhan PKP, pajak daerah, pemotongan PPh karyawan, izin usaha atau laporan tahunan — beserta nomor pendaftaran atau referensi akun masing-masing:
Pemicu kewajiban baru yang kami pantau — pegawai bekerja jarak jauh, persediaan disimpan di wilayah lain, ambang batas pengukuhan PKP yang mendekat, penjualan melalui marketplace:
Bagian 6 — Sistem Akuntansi & Hak Akses
Platform akuntansi / pembukuan:
Versi bagan akun / terakhir ditata ulang:
Sistem penggajian, pengeluaran, kasir (POS) dan penyimpanan dokumen yang digunakan:
Siapa yang memiliki akses ke tiap sistem dan pada tingkat apa — cukup nama dan perannya. Jangan pernah mencatat kata sandi atau kredensial di berkas ini.
Bagian 7 — Rekening Bank & Merchant
Cukup nama bank dan empat digit terakhir — jangan pernah nomor rekening lengkap.
Bagian 8 — Riwayat Penugasan
Satu baris untuk tiap tahun pekerjaan, agar siapa pun yang mengambil alih berkas ini dapat melihat apa yang sudah dikerjakan dan oleh siapa.
Bagian 9 — Saldo Pajak yang Dikompensasikan
Saldo yang berpindah dari satu tahun ke tahun berikutnya. Perbarui setiap kali SPT dilaporkan — inilah hal pertama yang dibutuhkan siapa pun saat membuka kembali berkas ini.
| | | |
|---|
Kompensasi kerugian fiskal | | | |
Kredit pajak yang dapat dikompensasikan | | | |
Dasar penyusutan / akumulasi penyusutan | | | |
Penghasilan kena pajak tahun sebelumnya | | | |
| | | |
Bagian 10 — Hal yang Masih Terbuka
Apa yang masih tertunda saat ini — dokumen yang ditunggu, surat dari kantor pajak yang harus dijawab, pendaftaran yang sedang diproses, pertanyaan yang belum terjawab. Catat siapa penanggung jawab tiap butir dan kapan tenggatnya:
Terakhir ditinjau bersama pada:
Bagian 11 — Catatan Konsultasi Berjalan
Catatan bertanggal, yang terbaru di paling atas — pilihan perlakuan pajak yang diambil, posisi yang dipilih beserta alasannya, perubahan badan usaha, aset yang dibeli atau dijual, surat yang diterima dan cara penyelesaiannya, nasihat yang diberikan dan keputusan yang menyusul. Inilah memori kelembagaan dari hubungan kerja ini.
Bagian 12 — Lampiran Berkas Permanen
Lampirkan dokumen yang termasuk berkas permanen — akta pendirian, SK pengesahan Kemenkumham, kartu NPWP, surat pengukuhan PKP, NIB, konfirmasi pendaftaran daerah, dan SPT tahun-tahun sebelumnya:
Berkas ini tetap terbuka sepanjang hubungan kerja berlangsung. Jaga agar tetap mutakhir, maka setiap SPT, pelaporan dan percakapan dimulai dari dasar yang kokoh.