Etkinlik Planlama Hizmetleri ve Paket Rehberi
Bu rehber, planlama paketlerimizin her birinin neleri kapsadığını, sürecin ilk görüşmeden toplama aşamasına kadar nasıl ilerlediğini, ücretlerin ve tedarikçi ödemelerinin nasıl işlediğini ve yol boyunca sizden neye ihtiyacımız olduğunu anlatır. Başvuru amaçlı bir belgedir — doldurulacak ya da geri gönderilecek bir şey yoktur. Tarafları bağlayan hükümler, imzaladığınız hizmet sözleşmesinde yazanlardır.
Bölüm 1 — Hangi Paket Size Uygun
Üç hizmet seviyesi. Fark, ne kadar önem verdiğimizde değil — ne kadar erken başladığımızda ve işin ne kadarının sizde değil bizde olduğundadır.
| | | Etkinlik günü koordinasyonu |
|---|
| | | |
Konsept, tema ve tasarım yönü | | Elinizdekini geliştiririz | |
Mekân araştırması, saha gezileri ve sözleşme incelemesi | | Yalnızca inceleme — rezervasyonu siz yaparsınız | |
Tedarikçi araştırması, teklif toplama ve pazarlık | | | |
| Kapanışa kadar takip edilen tam bütçe | İki kontrol noktasında bütçe gözden geçirmesi | |
| Sınırsız, ayrıca aylık yazılı güncellemeler | | |
Akış planı, yerleşim planı ve tedarikçi programı | Biz hazırlar ve yönetiriz | Biz hazırlar ve yönetiriz | Notlarınızdan yeniden kurgularız |
| Baş planlayıcı ve katılımcı sayısına göre ölçeklenen ekip | Baş planlayıcı ve bir asistan | Baş koordinatör, kurulumdan toplamaya |
Etkinlik sonrası mutabakat ve değerlendirme | Tam mali kapanış ve yazılı değerlendirme | | |
Bölüm 2 — Planlama Takvimi
Tam planlama işi kabaca şöyle ilerler. Daha kısa süreler, erken aşamaları ortadan kaldırmaz; sıkıştırır.
- 12–9 ay önce. Tanışma görüşmesi, brief, bütçe çerçevesi, tarih kısa listesi ve mekân araştırması. Herhangi bir tedarikçiye gitmeden önce sözleşme imzalanır ve ön ödeme yapılır.
- 9–6 ay önce. Mekân sözleşmeye bağlanır. Tasarım yönü kesinleşir. Öncelikli tedarikçiler — ikram, ses-görüntü, prodüksiyon, sahne — araştırılır, fiyatlandırılır ve ayırtılır.
- 6–3 ay önce. Menü tadımı, yerleşim planı taslağı, kiralama ve dekor onaylanır, davetiyeler ve kayıt açılır, erişilebilirlik ve beslenme ihtiyaçları toplanır.
- 8 hafta önce. Program ve sahne akışı taslağı hazırlanır. Konuşmacı ve sanatçı briefleri gönderilir. Yönlendirme ve baskı işleri üretime verilir.
- 4 hafta önce. Davetli sayısı şekillenir. Oturma planına başlanır. Tedarikçi programı paylaşılır. Yedek plan ve hava durumu planı yazılır.
- 2 hafta önce. Kesin davetli sayısı ikram firmasına bildirilir. Mekânda son saha turu yapılır. Akış planı kesinleşir. Planlama ücretinin bakiyesi faturalanır.
- Etkinlik haftası. Teslimatlar teyit edilir, ekip bilgilendirilir, program gerektiriyorsa prova yapılır, tüm tedarikçilere acil durum iletişim listesi gönderilir.
- Etkinlik günü. Kurulum, tedarikçi yönetimi, davetli akışı, program yönetimi, sorun çözümü, toplama ve mekânın teslimi.
- 15 iş günü içinde. Son faturalar mutabakata bağlanır, hasar veya mesai bedelleri kapatılır, bir sonraki sefere yönelik önerilerle birlikte yazılı değerlendirme teslim edilir.
Bölüm 3 — Ücretler ve Tedarikçi Ödemelerinin İşleyişi
- Tam ve kısmi planlama, tanışma görüşmesinden sonra kapsamı belirlenen sabit bir planlama ücreti olarak fiyatlandırılır. Etkinlik günü koordinasyonu, tanımlı sayıda saha saati için sabit ücretle fiyatlandırılır.
- Çok büyük veya birden fazla gün süren etkinlikler, belirtilen bir asgari tutarla birlikte toplam etkinlik harcamasının yüzdesi olarak da fiyatlandırılabilir. Hangi esasın geçerli olduğu, işe başlamadan önce sözleşmenize yazılır.
- Ücretimiz yalnızca zamanımızı ve uzmanlığımızı kapsar. Tedarikçi masrafları — mekân, ikram, kiralama, ses-görüntü, sahne, çiçek, personel — ayrıdır ve size aittir.
- Mümkün olan her durumda tedarikçiler faturayı doğrudan size keser ve ödemeyi doğrudan siz yaparsınız. Gerçek fiyatı görürsünüz ve üzerimizden hiçbir kâr payı geçmez.
- Bir tedarikçi yalnızca bizimle sözleşme yapıyorsa, önceden onaylanmış bir avans havuzundan sizin adınıza öder ve faturayı fişleriyle birlikte maliyetine yansıtırız.
- Tedarikçilerden komisyon veya pay almayız. Tercihli iş ortağı fiyatı varsa indirim bize değil size gider.
- Müşteri dosyanızda kayıtlı onay limitinin üzerindeki her harcama için, taahhüt vermeden önce yazılı onayınız gerekir.
Bölüm 4 — Ön Ödemeler ve Ödeme Kilometre Taşları
| | |
|---|
| | Tarihinizi ayırtır ve çalışmaya başlamamızı sağlar. İade edilmez. |
| Mekân ve ana tedarikçilerin kesinleşmesinde | Planlama ücretinin araştırma ve sözleşme aşaması. |
| Her tedarikçi sözleşmesine göre | Tedarikçinin kendi takvimine göre ödenir — biz takip eder ve size hatırlatırız. |
| | İkram ve oturma düzeni bu sayı üzerinden faturalanır. Sayı artabilir, azalamaz. |
| | Planlama ücretinin geri kalanı. Kurulumdan önce ödenir. |
| Etkinlikten sonraki 15 iş günü içinde | Mesai, hasar, tüketime dayalı bar ve avans farkları. |
Bölüm 5 — Değişiklik, Erteleme ve İptal
- Küçük değişiklikler planlamanın bir parçasıdır ve ücretlendirilmez. Tedarikçilerin yeniden araştırılmasını, bütçenin yeniden kurulmasını veya üretilmiş malzemenin yeniden basılmasını gerektiren değişiklikler, uygulanmadan önce yazılı olarak fiyatlandırılır.
- On iki ay içinde yeni bir tarihe erteleme, planlama ücretinizi bir kez ek bedel olmaksızın taşır. Tedarikçiler kendi erteleme koşullarını belirler ve aynı esneklikte olmayabilir.
- İkinci bir erteleme veya on iki ayı aşan bir taşıma, yeni bir iş olarak kabul edilir ve yeniden fiyatlandırılır.
- İptal hâlinde rezervasyon ön ödemesi iade edilmez ve halihazırda faturalanmış her planlama taksiti, o tarihe kadar yapılan iş karşılığında ödenmeye devam eder.
- Etkinliğe 30 günden az kala iptal, planlama ücretinin tamamının ödenmesi anlamına gelir; zira iş o noktada büyük ölçüde tamamlanmıştır.
- Tedarikçi iptal bedelleri bizim değil, her tedarikçinin kendi sözleşmesine tabidir. Sizin adınıza her zaman görüşürüz ama onların koşullarını kaldıramayız.
Bölüm 6 — Hava Koşulları ve Mücbir Sebep
- Açık havadaki her unsur için yazılı bir yağmur planı hazırlanır ve bir karar zamanı belirleriz — genellikle kapıların açılmasından 24 ila 48 saat önce — böylece karar, etkinlik günü telaşla değil sakin biçimde verilir.
- Çadır, üst örtü veya kapalı alan alternatifinin maliyeti önceden fiyatlandırılır; böylece karar hiçbir zaman mali bir sürpriz olmaz.
- Mücbir sebep — şiddetli hava koşulları, kamusal acil durum, mekânın kapanması, ulaşımın durması, kamu otoritesi kısıtlaması — sürdüğü müddetçe her iki tarafın yükümlülüklerini askıya alır.
- Mücbir sebep hâlinde iptal yerine tarihi değiştirmeye öncelik verir ve bunun için erteleme bedeli almayız.
- İade edilmeyen harcamanın kayda değer olduğu her etkinlik için etkinlik sigortası kuvvetle önerilir. Size aracı önerebiliriz ancak kendimiz sigorta satmayız veya düzenlemeyiz.
Bölüm 7 — Mesai, Seyahat ve Ek Masraflar
- Saha saatleri sözleşmenizde belirtilir. Bunun ötesindeki süre, ekip üyesi başına saatlik olarak ve 30 dakikalık dilimlerle faturalanır; tahakkuk etmeden önce o gece sizinle teyit edilir.
- Mekân mesaisi, uzatılan bar hizmeti ve tedarikçi bekleme süreleri, ilgili tedarikçiler tarafından kendi tarifeleriyle faturalanır ve doğrudan yansıtılır.
- Olağan hizmet yarıçapımızın dışındaki seyahatler maliyetine faturalanır — yol veya bilet bedeli ile geceleme kaçınılmazsa konaklama.
- Paketinize dâhil olanların ötesindeki saha ziyaretleri ve sonradan eklenen provalar, takvime alınmadan önce fiyatlandırılır.
- Son faturanızda, önceden görüp onaylamadığınız hiçbir kalem yer almaz.
Bölüm 8 — Sizden İhtiyacımız Olanlar
- Başlangıçta — gerçekçi bir bütçe, karar onaylayabilecek herkesin adı ve etkinlik kimliğinizi taşıyorsa marka kılavuzunuz.
- Araştırma sürecinde — kısa listeler ve teklifler için beş iş günü içinde karar. Opsiyonda tutulan seçenekler düşer ve iyi tedarikçiler önce gider.
- Tasarım aşamasında — dürüst geri bildirim. Bir şeyin yanlış olduğunu erken söylemek hiçbir şeye mal olmaz; üretildikten sonra söylemek paraya mal olur.
- Dört hafta kala — konuşmacı adları, akış içerikleri, beslenme ve erişilebilirlik gereksinimleri ve tam olarak doğru yapmamız gereken törensel ya da kültürel her ayrıntı.
- İki hafta kala — kesin davetli sayısı ve onaylı oturma düzeni ile etkinlik günü karar verebilecek, adı belirlenmiş bir kişi.
- Etkinlik günü — işi bize bırakın. Yapabileceğiniz en iyi şey kendi etkinliğinizin tadını çıkarmak ve her soruyu saha sorumlunuza yönlendirmektir.
Bu rehber olağan çalışma biçimimizi anlatır ve kendisi bir sözleşme değildir. Etkinliğinize ait paket içerikleri, ücretler ve tarihler imzaladığınız hizmet sözleşmesinde belirlenenlerdir.