app.pocper.com

Panduan Perjanjian dan Proses Penandatanganan

Panduan ini menjelaskan perjanjian mana yang berlaku untuk situasi apa, bagaimana sebuah dokumen berjalan dari rancangan hingga menjadi salinan yang ditandatangani dan dikunci, apa yang harus ditunjukkan seorang penanda tangan, serta bagaimana perubahan ditangani setelahnya. Ini adalah dokumen rujukan — tidak ada yang perlu diisi atau dikembalikan. Bila panduan ini berbeda dari perjanjian yang telah ditandatangani, maka perjanjian tersebut yang berlaku.

Bagian 1 — Perjanjian Mana yang Berlaku

Setiap dokumen dalam paket ini menjawab pertanyaan yang berbeda. Sebagian besar hubungan kerja sama hanya menggunakan dua atau tiga di antaranya, bukan keenamnya.

Dokumen	Apa yang diatur	Kapan digunakan	Siapa yang menandatangani
Perjanjian kerja sama layanan	Ruang lingkup pekerjaan, biaya, jangka waktu, pembatalan, tanggung jawab, dan kepemilikan hasil kerja	Sebelum pekerjaan berbayar dimulai	Kedua belah pihak
Perjanjian kerahasiaan	Apa yang tergolong rahasia, penggunaan yang diizinkan, dan berapa lama kewajiban itu berlaku	Sebelum informasi sensitif dipertukarkan, sering kali sebelum penentuan lingkup kerja	Kedua belah pihak
Surat pembebasan tanggung jawab	Risiko kegiatan yang diakui peserta dan batas tanggung jawab kami	Sebelum mengikuti kegiatan yang mengandung risiko fisik atau finansial	Peserta, atau wali jika peserta di bawah umur
Persetujuan penggunaan data pribadi	Data apa yang kami kumpulkan, untuk apa, dibagikan kepada siapa, dan bagaimana persetujuan ditarik	Pada saat data pribadi pertama kali dikumpulkan	Individu pemilik data tersebut
Surat kuasa / pemberian wewenang	Tindakan apa saja yang boleh dilakukan satu pihak atas nama pihak lain, serta batas kuasa tersebut	Bila kami harus berurusan dengan pihak ketiga atas nama Anda	Pemberi kuasa; mungkin diperlukan saksi atau akta notaris
Izin penggunaan gambar dan testimoni	Izin menggunakan foto, video, nama, atau kutipan ulasan, serta di mana boleh digunakan	Sebelum apa pun yang dapat mengidentifikasi seseorang dipublikasikan	Orang yang tampil atau dikutip

Bagian 2 — Alur Penandatanganan Langkah demi Langkah

Penyusunan rancangan. Kami menyusun perjanjian dari data yang tersimpan dalam register mitra Anda, sehingga nama, alamat, dan nomor pendaftaran sudah benar sejak awal.
Pemeriksaan internal. Peninjau kedua membaca rancangan dan mencocokkannya dengan syarat komersial yang telah disepakati sebelum dokumen dikirim keluar.
Penerbitan untuk ditinjau. Anda menerima tautan ke dokumen. Masa peninjauan adalah lima hari kerja, kecuali disepakati lebih singkat atau lebih lama secara tertulis.
Komentar dan revisi. Sedapat mungkin sampaikan seluruh masukan sekaligus. Setiap putaran revisi memulai masa peninjauan baru, hanya untuk klausul yang berubah.
Tanda tangan elektronik. Penanda tangan yang berwenang menandatangani langsung di dalam dokumen. Tanda tangan direkam beserta stempel waktu dan detail sesi penanda tangan.
Tanda tangan balik. Kami menandatangani balik. Selama kedua tanda tangan belum lengkap, perjanjian masih berstatus rancangan dan tidak menimbulkan kewajiban apa pun.
Penguncian dan pengarsipan. Dokumen yang telah ditandatangani ditandai final dan dikunci agar tidak dapat diubah lagi, lalu diarsipkan pada register mitra Anda.
Salinan. Kedua pihak menerima salinan yang telah dikunci. Anda dapat meminta salinan tambahan kapan saja selama masa penyimpanan berlangsung.

Jika diperlukan tanda tangan basah, cetak versi final, tanda tangani, lalu kirimkan hasil pindaiannya. Kami melampirkan pindaian itu pada berkas yang sama agar jejak elektronik dan jejak kertas tetap menyatu.

Bagian 3 — Identifikasi dan Kewenangan Menandatangani

Perorangan yang menandatangani untuk dirinya sendiri

Satu dokumen identitas berfoto yang masih berlaku — paspor, KTP, atau SIM.
Alamat email penandatanganan yang merupakan milik pribadi penanda tangan, bukan kotak surat bersama.
Bila wali menandatangani untuk anak di bawah umur, diperlukan bukti hubungan perwalian.

Menandatangani atas nama perusahaan atau persekutuan

Nama badan hukum dan nomor pendaftaran yang persis sama dengan yang tercatat pada register resmi.
Bukti bahwa orang tersebut dapat mengikat badan usaha — jabatan direksi, keputusan direksi, pelimpahan wewenang, atau surat kuasa.
Batas kewenangan tanda tangan internal yang berlaku, agar kami tahu apakah diperlukan tanda tangan kedua sebelum perjanjian mengikat.
Bila diperlukan dua tanda tangan, keduanya harus lengkap sebelum perjanjian dianggap telah dilaksanakan.

Register mitra memang ada untuk menjaga data penanda tangan tetap mutakhir. Jika seorang penanda tangan berhenti atau batas kewenangannya berubah, perbarui register sebelum dokumen berikutnya disusun, bukan pada saat penandatanganan.

Bagian 4 — Perubahan, Perpanjangan, dan Pengakhiran

Perjanjian yang sudah ditandatangani tidak pernah diubah langsung di dalamnya. Perubahan dilakukan melalui adendum tersendiri yang ditandatangani dan menyebutkan klausul yang digantikannya.
Mulailah setiap perubahan dengan permohonan perubahan. Formulir itu memuat rumusan saat ini, rumusan usulan, tanggal berlaku yang dimohonkan, serta dampak komersialnya.
Perpanjangan dengan syarat yang tidak berubah dikukuhkan melalui surat perpanjangan singkat. Perpanjangan yang disertai perubahan ditangani sebagai adendum.
Bila suatu perjanjian diperpanjang otomatis, pemberitahuan untuk tidak memperpanjang harus disampaikan sebelum batas waktu yang tercantum dalam perjanjian. Batas waktu itu dipantau melalui register mitra.
Pengalihan atau novasi kepada badan usaha lain memerlukan persetujuan tertulis kedua belah pihak dan tanda tangan baru dari badan usaha yang masuk.
Pengakhiran mengikuti masa pemberitahuan yang diatur dalam perjanjian. Kewajiban kerahasiaan, perlindungan data, dan pembayaran umumnya tetap berlaku setelah perjanjian berakhir.
Setiap perubahan, perpanjangan, pengalihan, dan pengakhiran dicatat pada register mitra agar seluruh riwayatnya dapat dibaca di satu tempat.

Bagian 5 — Penyimpanan Arsip dan Data Pribadi

Perjanjian yang telah ditandatangani beserta adendumnya disimpan selama hubungan kerja sama berlangsung dan selama masa daluwarsa menurut undang-undang setelah pengakhiran.
Gambar tanda tangan, stempel waktu, dan catatan audit disimpan selama perjanjian yang bersangkutan masih disimpan, karena itulah bukti bahwa perjanjian tersebut sah dilaksanakan.
Dokumen identitas diperiksa dan kemudian disimpan hanya selama diwajibkan oleh ketentuan pencegahan penipuan dan pencatatan.
Persetujuan dan surat izin disimpan beserta tanggal berlakunya agar sekali lihat dapat diketahui apakah suatu izin masih berlaku.
Anda dapat meminta salinan arsip Anda, meminta kami memperbaikinya, atau menarik persetujuan, kapan saja. Penarikan persetujuan tidak membatalkan pemrosesan yang sah sebelum penarikan, dan tidak membatalkan perjanjian yang telah ditandatangani.
Dokumen disimpan dengan akses terbatas hanya bagi pihak yang memerlukannya, serta tidak dijual atau dibagikan untuk keperluan pemasaran.

Bagian 6 — Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah tanda tangan elektronik sama mengikatnya dengan tanda tangan basah?

Di sebagian besar yurisdiksi, ya, untuk perjanjian komersial biasa. Yang penting adalah bahwa penanda tangan memang berniat menandatangani, bahwa tanda tangan itu terhubung dengannya, dan bahwa dokumen tidak dapat diubah setelahnya tanpa terdeteksi. Proses kami merekam ketiganya. Sejumlah kecil jenis dokumen — peralihan hak atas tanah tertentu, wasiat, dan beberapa pernyataan menurut undang-undang — masih memerlukan tanda tangan basah atau akta notaris, dan kami akan memberi tahu Anda bila hal itu berlaku.

Apakah perjanjian memerlukan saksi?

Perjanjian komersial biasa tidak memerlukannya. Dokumen yang dibuat dalam bentuk akta, dan surat kuasa di banyak yurisdiksi, memerlukannya. Saksi harus orang dewasa yang bukan pihak dalam dokumen tersebut dan tidak memiliki kepentingan di dalamnya, serta harus menyaksikan langsung saat tanda tangan dibubuhkan.

Bagaimana jika saya sudah menandatangani lalu menemukan kekeliruan?

Segera beri tahu kami. Kesalahan ketik yang jelas diperbaiki melalui adendum singkat yang ditandatangani kedua pihak. Perubahan sikap atas suatu syarat komersial merupakan permohonan perubahan biasa dan memerlukan kesepakatan kedua belah pihak.

Bolehkah saya mengambil waktu lebih lama dari masa peninjauan?

Boleh. Sampaikan sebelum masa peninjauan berakhir dan kami akan memperpanjangnya. Kami lebih menghendaki Anda membaca dokumen dengan saksama daripada menandatanganinya tepat waktu. Tidak ada yang dianggap disetujui semata-mata karena masa peninjauan telah lewat.

Bolehkah orang lain menandatangani atas nama saya?

Hanya dengan kewenangan yang terdokumentasi — jabatan yang tercatat dalam register mitra, keputusan direksi, atau surat kuasa. Kewenangan lisan tidak cukup, karena buktinya harus bertahan selama hubungan kerja sama berlangsung.

Perlukah saya meminta nasihat hukum independen?

Anda selalu bebas melakukannya, dan kami menganjurkannya untuk jangka waktu yang panjang, ketentuan tanggung jawab yang tidak lazim, atau hal apa pun yang belum sepenuhnya Anda pahami. Kami akan membiarkan dokumen terbuka selama Anda melakukannya.

Panduan ini menguraikan proses kami secara umum dan bukan nasihat hukum untuk situasi tertentu. Persyaratan mengenai keabsahan tanda tangan, kesaksian, dan penyimpanan arsip berbeda di tiap yurisdiksi — mintalah nasihat profesional bila kepentingannya memang menuntut demikian.

Gunakan template ini

Templat dalam paket ini

The Perjanjian Umum pack includes 10 ready-to-use templates. Each one is a structured, fully editable form you can share with clients to collect information, documents, and signatures in one place.

Pertanyaan yang sering diajukan

What's included in the Perjanjian Umum templates?

The Perjanjian Umum pack contains 10 templates: Panduan Perjanjian dan Proses Penandatanganan, Rekam Pihak Mitra dan Register Kontrak, Perjanjian Jasa, Perjanjian Kerahasiaan Timbal Balik, Pernyataan Pelepasan Tanggung Jawab, Persetujuan Pengumpulan dan Penggunaan Data Pribadi, Surat Kuasa Terbatas, Surat Izin Penggunaan Citra, Permohonan Perubahan, Perpanjangan, dan Pengakhiran, Tinjauan dan Persetujuan Internal. Each is ready to use and fully editable.

Can I customize these templates?

Yes. Every Pocper template is fully editable — add or remove fields, change the wording, and adapt each form to your workflow before sharing it with clients.

How do I use the Perjanjian Umum templates?

Import the pack into your Pocper workspace, open a template, tailor it to your needs, then share a link so clients can fill it out and upload documents in real time.