Ini adalah catatan tetap atas hubungan kerja kita — satu salinan per klien, dijaga tetap mutakhir oleh kedua belah pihak selama kita bekerja sama. Catatan ini tidak terikat pada proyek atau penugasan tertentu. Setiap kali kontak berubah, sebuah penugasan berakhir, atau akses diberikan maupun dicabut, perbarui di sini alih-alih membuat dokumen baru.
Bagian 1 — Organisasi & Badan Hukum
Nama lengkap badan hukum:
Bagian 2 — Entitas Penagihan & Ketentuan Faktur
Entitas penagihan (jika berbeda dari di atas):
Kontak bagian utang usaha:
Termin pembayaran yang disepakati:
Perlu purchase order sebelum pekerjaan dimulai?
Portal, kode referensi, atau formalitas penagihan lain yang harus kami ikuti:
Bagian 3 — Kontak di Pihak Klien
Semua orang di pihak klien yang kami hubungi, tanggung jawab masing-masing, dan sejauh mana wewenang persetujuan mereka. Jaga agar tetap mutakhir — daftar penyetuju yang usang adalah penyebab paling umum tertundanya sebuah hasil kerja.
Kontak penagihan / administrasi:
Pengaturan pengganti saat penanggung jawab akun berhalangan:
Bagian 5 — Sistem & Akses
Setiap alat, akun, atau ruang kerja bersama yang aksesnya diberikan kepada kami, beserta tanggal pemberian atau pencabutannya. Jangan pernah mencatat kata sandi di sini — cukup catat sistem, nama pengguna, dan tanggalnya.
Bagian 6 — Riwayat Penugasan
Daftar berjalan atas setiap pekerjaan yang pernah kami lakukan untuk klien ini. Tambahkan baris saat penugasan dimulai; perbarui statusnya saat penugasan selesai.
Bagian 7 — Ritme Pertemuan & Saluran Pilihan
Pertemuan rutin — hari dan waktu:
Saluran pilihan untuk komunikasi harian:
Ke mana hasil kerja formal dan persetujuan dikirim:
Catatan zona waktu dan jam kerja:
Bagian 8 — Jalur Eskalasi yang Disepakati
Siapa yang dihubungi, dalam urutan apa, ketika ada yang tidak berjalan baik — tenggat terlewat, masalah kualitas, atau faktur yang disengketakan.
Titik eskalasi pertama (pihak kami):
Titik eskalasi pertama (pihak klien):
Pengambil keputusan akhir bila tingkat pertama tidak dapat menyelesaikannya:
Tenggang waktu tanggapan yang disepakati untuk isu tereskalasi, beserta pengecualiannya:
Bagian 9 — Catatan Hubungan
Catatan bertanggal atas hal-hal yang layak diingat lain kali — perubahan struktur di pihak klien, preferensi yang kami pelajari dengan susah payah, keputusan yang membentuk cara kita bekerja sama, umpan balik yang diberikan atau diterima. Entri terbaru di paling atas.
Jaga catatan ini tetap mutakhir — inilah satu-satunya tempat yang perlu dilihat kedua pihak untuk menjawab "siapa, bagaimana, dan sejak kapan".