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客户活动档案与常设偏好

这是我们与您之间的常设档案——一份双方共同维护、贯穿每一场合作活动的记录，不隶属于任何单一活动。只要有任何变动（新的决策者、品牌焕新、再也不想合作的供应商），请直接在此更新。我们制作的每一份需求简报、预算与流程表，都从这里写下的内容开始。

第一节 — 客户与决策者

客户/机构名称：

主要决策人：

职务/头衔：

电子邮箱：

电话：

偏好的联系方式与时段：

其他可代您审批决策的人员——姓名、职务、可审批的范围，以及联系方式：

第二节 — 结算与审批权限

开票主体（发票抬头的法定名称）：

账单地址：

结算联系人（姓名与邮箱）：

发票上须注明的采购订单号或参考编号：

每场活动的常见预算区间：

我方无需事先询问即可支出的金额：

超过该金额须取得下列人员的书面批准：

第三节 — 品牌与风格规范

色彩方案（主色、辅助色、点缀色）：

字体，以及品牌素材的存放位置：

调性、风格规则，以及任何不符合您品牌的元素——标志用法、导视文案、摄影风格、应避免的颜色或图案：

品牌规范、标志文件或参考提案：

上传文件

第四节 — 常设餐饮与无障碍需求

除非另行告知，这些需求会沿用到每一场活动，我们据此向餐饮供应商和场地交底，不再每次重复询问。

我们必须始终照顾到的饮食需求与过敏原——包括经常出席且有严重过敏的人员：

无障碍需求——无台阶通道、座位安排、助听回路、字幕、安静空间、服务犬、医疗饮食需求：

第五节 — 供应商与场地

每家供应商一行。请标注状态，让我们一眼就能看出该优先联系谁、又有谁绝不再合作。

类别	供应商/场地	状态	备注

绝对不可预订的供应商或场地，以及原因：

第六节 — 例行活动日历

每年固定举办的活动，以及绝不可安排在同期的日期——董事会、宗教节庆、经营淡季、同业竞争档期。

例行活动	惯常时间	常见规模	需提前启动的时间

应完全避开的日期与时段：

第七节 — 活动履历

我们共同完成的每一场活动。每办完一场就新增一行——这是我们下次评估预算与人数的基准。

日期	活动	场地	出席人数	最终支出	值得延续/应避免之处

第八节 — 持续记录

随情况变动的日期式记录——新任市场负责人、品牌焕新、已停业的场地、电话中议定的常设决策。最新的放在最上面。

档案最后复核日期：

请保持本档案更新——我们为您策划的每一场活动，都以此为起点。

使用此模板

此套装中的模板

The 活动策划 pack includes 8 ready-to-use templates. Each one is a structured, fully editable form you can share with clients to collect information, documents, and signatures in one place.

常见问题

What's included in the 活动策划 templates?

The 活动策划 pack contains 8 templates: 客户活动档案与常设偏好, 活动简报与需求, 场地与供应商协调清单, 活动当天流程, 活动后回顾与意见, 活动预算方案及审批, 活动策划服务合同, 活动策划服务与套餐指南. Each is ready to use and fully editable.

Can I customize these templates?

Yes. Every Pocper template is fully editable — add or remove fields, change the wording, and adapt each form to your workflow before sharing it with clients.

How do I use the 活动策划 templates?

Import the pack into your Pocper workspace, open a template, tailor it to your needs, then share a link so clients can fill it out and upload documents in real time.