本指南说明我们各项策划套餐包含哪些服务、从第一通电话到撤场的时间线如何推进、费用与供应商付款如何运作，以及过程中我们需要您配合什么。这是一份参考文件，没有需要填写或回传的内容。真正对双方具有约束力的，是您已签署的服务合同内容。
三种服务级别。差别不在于我们是否用心，而在于我们多早介入、以及多少工作由我们而不是由您承担。
全案策划的委托大致按以下节奏推进。前置时间较短时，是压缩前期阶段，而不是取消这些阶段。
- 活动前 12–9 个月。需求沟通、简报、预算框架、日期候选与场地寻找。签约并支付定金后，我们才会接触任何供应商。
- 活动前 9–6 个月。完成场地签约。锁定设计方向。优先供应商——餐饮、视听、制作、演艺——完成寻源、报价与预订。
- 活动前 6–3 个月。菜单试菜、平面图初稿、租赁与装饰确认，请柬与报名系统上线，收集无障碍与餐饮需求。
- 活动前 8 周。节目与流程草案完成。演讲人与表演者简报发出。导视与印刷品送制作。
- 活动前 4 周。宾客人数趋势掌握。座位图开始规划。供应商排期分发。应急与天气预案完成撰写。
- 活动前 2 周。最终宾客人数交给餐饮供应商。到场地进行最终踏勘。流程表定稿。策划费尾款开票。
- 活动当周。确认各项送货、团队交底、按节目需要安排彩排、应急联系表发送所有供应商。
- 活动当天。进场布置、供应商管理、宾客动线、节目提示、问题处理、撤场与场地交还。
- 活动后 15 个工作日内。结算最终账款、处理损坏或加班费用，并提交书面复盘报告与下次改进建议。
- 全案与部分策划按固定策划费报价，在需求沟通后界定范围。当日统筹按固定费用报价，涵盖约定的现场时长。
- 规模特别大或跨日的活动，可能改按活动总支出的一定比例报价，并设有最低金额。实际采用哪种计费方式，都会在开工前写入您的合同。
- 我们的费用仅涵盖我们的时间与专业。供应商费用——场地、餐饮、租赁、视听、演艺、花艺、人力——另计，由您承担。
- 在可行的情况下，供应商直接向您开票、由您直接付款。您看到的是真实价格，不会有加价经由我们流过。
- 若某供应商仅愿与我们签约，我们会按事先批准的备用金代为支付，并按原价转开发票并附上凭据。
- 我们不收取供应商的佣金或回扣。若有优选伙伴价格，折扣全部归您，不归我们。
- 任何超过您客户档案中所载审批限额的支出，都需要您的书面同意，我们才会下单。
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| | 按各供应商自身时间表支付——我们负责跟踪并提醒您。 |
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- 小幅调整本就是策划的一部分，不另收费。若某项变更需要重新寻源、重建预算或重印已制作的物料，我们会先书面报价，再着手处理。
- 延期至十二个月内的新日期，策划费可全额顺延一次，不另收费。供应商有各自的延期条款，未必照办。
- 第二次延期，或改至十二个月之后，视为新的委托并重新报价。
- 取消时，签约定金不予退还，已开票的策划费分期款就取消之日前已完成的工作仍需支付。
- 在活动前 30 天内取消，意味着全额策划费仍需支付，因届时工作已大致完成。
- 供应商的取消费用按各供应商自身合同执行，而非按我们的合同。我们一定会为您争取，但无法豁免他们的条款。
- 每一项户外环节都会有书面的雨天预案，并约定一个决策截止时间——通常是开场前 24 至 48 小时——让决定能从容做出，而不是在当天仓促决定。
- 篷房、遮蔽或室内备选方案的费用会事先报价，让这个决定不会成为财务上的意外。
- 不可抗力——恶劣天气、公共突发事件、场地关闭、交通中断、政府主管部门限制——在其持续期间中止双方义务。
- 发生不可抗力时，我们会优先协商改期而非取消，且不收取延期费用。
- 若活动含有金额较大的不可退还支出，强烈建议投保活动保险。我们可以推荐保险经纪，但不销售也不代办保险。
- 现场时长载明于您的合同。超出部分按每位工作人员每小时计费，以 30 分钟为单位，并在发生前当晚与您确认。
- 场地加班、延长吧台与供应商待命，由各该供应商按自身费率计收并直接转付。
- 超出我们标准服务半径的差旅按实际成本计收——里程或票价，若无法避免过夜则另加住宿。
- 超出套餐所含次数的踏勘，以及临时追加的彩排，都会在安排前先行报价。
- 任何未经您事先看过并同意的项目，都不会出现在最终账单上。
- 一开始——务实的预算、所有可审批决策的人员名单，以及若活动承载您的品牌形象，请提供品牌规范。
- 寻源期间——请在五个工作日内就候选名单与报价做出决定。保留的选项会过期，好的供应商总是先被订走。
- 设计阶段——请给我们诚实的反馈。尽早告诉我们哪里不对不需要成本；等做出来才说就要花钱。
- 活动前四周——演讲人名单、流程内容、餐饮与无障碍需求，以及任何必须做到分毫不差的礼仪或文化细节。
- 活动前两周——最终宾客人数与确认座位，以及一位当天可以拍板的指定联系人。
- 活动当天——请把现场交给我们。您能做的最好的事，就是好好享受自己的活动，并把所有问题都转给您的现场负责人。
本指南描述我们通常的工作方式，其本身并非合同。您这场活动的套餐内容、费用与日期，以双方签署的服务合同为准。