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常用范本

跨行业常用合同范本：服务委托、双方保密、活动免责、个人信息同意、有限委托授权、肖像授权。仅供参考，使用前请咨询专业律师。

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合同与签署流程指南


本指南说明各类合同分别适用于哪些情形、文件如何从草稿走到签署并锁定的最终版本、签署人需要提供哪些证明，以及事后如何处理变更。本文件仅供参阅，无需填写或回传。本指南与已签署合同内容不一致时，以已签署合同为准。

第一节　各类文件的适用情形

本组文件各自回答不同的问题。多数合作关系只会用到其中两三份，不必六份全用。
文件
涵盖内容
使用时机
签署人
服务委托合同
工作范围、费用、期限、解约、责任归属与成果物权利
在任何有偿工作开始前
双方当事人
保密协议
何为保密信息、允许使用的范围，以及保密义务的存续期间
在交换敏感信息前，通常早于工作范围确认
双方当事人
免责同意书
参与活动已知悉的风险，以及我方责任的界限
在参与具有人身或财务风险的活动前
参加者本人；未成年人由监护人签署
个人信息同意书
收集哪些信息、目的为何、提供对象，以及如何撤回同意
在首次收集个人信息时
该信息的主体本人
授权书／委托书
一方可代另一方实施哪些行为，以及该权限的范围限制
需要以您的名义与第三方接洽时
授权人本人；可能需要见证或公证
肖像与评价使用授权书
使用照片、视频、姓名或引用反馈的授权，以及可使用的渠道
在公开任何可识别身份的内容前
出镜或被引用的当事人

第二节　签署流程逐步说明

  1. 起草。我们依据您的往来对象主档资料起草合同，因此名称、地址与登记号码从一开始就是正确的。
  2. 内部复核。文件发出前，由第二位审阅人对照双方谈定的商业条件检查草稿。
  3. 送交审阅。您会收到文件链接。审阅期为五个工作日，另以书面约定较短或较长期限的从其约定。
  4. 意见与修订。请尽量一次提出全部意见。每一轮修订仅就修改过的条款重新起算审阅期。
  5. 电子签署。由有权签署人直接在文件中签名，系统同时留存时间戳与签署人的会话信息。
  6. 会签。由我方会签。在双方签名齐备前，该文件仍属草稿，不产生任何义务。
  7. 锁定与归档。已签署文件标记为最终版并锁定不可再编辑，随后归入您的往来对象主档。
  8. 副本。双方各取得锁定后的副本。在保存期内，您可随时再索取副本。

若须手写签名，请打印最终版本签署后回传扫描件。我们会将扫描件附于同一份记录，使电子与纸质记录保存在一起。

第三节　身份核验与签署权限

以个人身份签署者
  • 一份有效的带照片身份证明文件：护照、居民身份证或驾驶证。
  • 属于签署人本人的签署用电子邮箱，不得使用共用邮箱。
  • 未成年人由监护人签署时，须提供监护关系证明。

代表公司或合伙企业签署者
  • 与公开登记信息一致的法定全称与登记号码。
  • 证明该个人可代表该主体对外签署的文件：董事身份、董事会决议、内部授权文件或授权委托书。
  • 适用的内部签批额度上限，以便判断合同生效前是否需要第二位签署人。
  • 需双签的情形，须两份签名齐备，合同才视为完成签署。

往来对象主档的用途正在于随时保持签署人信息准确。签署人离职或签批额度变动时，请在下一份文件起草前先更新主档，不要等到签署当下才处理。

第四节　变更、续约与终止

  • 已签署的合同绝不就地修改。任何变更均以另一份经签署的变更协议处理，并明确载明所替代的条款。
  • 每一项变更都从变更申请开始，其中记载现行文字、建议文字、申请生效日与商业影响。
  • 条件不变的续约以一份简短的续约通知确认；伴随条件变动的续约则按变更程序处理。
  • 合同设有自动续约条款时，不续约的通知须在合同约定的期限前送达。该期限记录在往来对象主档中跟踪。
  • 转让或更替为其他主体，须经双方书面同意，并由承接主体重新签署。
  • 终止按合同约定的通知期办理。保密、个人信息保护与付款义务通常在终止后继续有效。
  • 每一次变更、续约、转让与终止都会登记在往来对象主档中，使完整历史集中于一处便于查阅。

第五节　记录保存与个人信息

  • 已签署合同及其变更协议，在合作关系存续期间持续保存，并在终止后保存至法定时效期间届满。
  • 签名图像、时间戳与审计记录与其所属合同保存相同期限，因为它们是合同有效签署的证据。
  • 身份证明文件经查验后，仅在反欺诈与记录保存义务所要求的期限内留存。
  • 同意书与授权书连同其有效期一并保存，以便随时判断该项授权是否仍然有效。
  • 您可随时要求获取记录副本、请求更正，或撤回同意。撤回同意不影响撤回前已合法进行的处理，也不会使已签署的合同失效。
  • 文件的访问权限仅开放给业务上确有需要的人员，不会出售，也不会为营销目的提供他人。

第六节　常见问题

电子签名和手写签名一样具有约束力吗？
就一般商务合同而言，多数法域的答案是肯定的。关键在于签署人确有签署意思、签名可关联到其本人，以及文件事后无法被悄然更改。我们的流程会完整记录这三项。少数文件类型仍须手写签名或公证，例如特定不动产转让、遗嘱及部分法定声明；遇有这类情形我们会事先告知。

合同需要见证人吗？
一般商务合同不需要。以盖印证书形式作成的文件，以及许多法域的授权书则需要。见证人须为成年人，非该文件当事人且无利害关系，并须亲眼看到签名作成。

如果签完才发现错误怎么办？
请立即告知。明显的文字笔误以双方签署的简短变更协议更正；若是商业条件立场发生变化，则属一般变更申请，须经双方合意。

我可以超过审阅期吗？
可以。请在期限届满前提出，我们会予以延长。比起准时签署，我们更希望您把文件读懂。不会因为期限经过就视为接受。

可以由他人代我签署吗？
须有书面授权才可以，例如已登记在往来对象主档中的职务、董事会决议或授权委托书。口头授权不足为凭，因为相关证据必须留存至合作关系结束之后。

我需要另外寻求法律意见吗？
您随时可以这样做。对于长期约定、非典型的责任安排，或任何您未完全理解的内容，我们也鼓励您这样做。在此期间我们会让文件保持开放，不会催签。

本指南仅概略说明我们的作业流程，并非针对个案的法律意见。各法域对签署有效性、见证与保存的要求不同，涉及重大利益时请咨询专业人士。
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The 常用范本 pack contains 10 templates: 合同与签署流程指南, 交易对象与合同总览, 服务委托合同, 双方保密协议, 活动免责同意书, 个人信息收集与使用同意书, 委托授权书, 肖像使用授权书, 合同变更、续约与终止申请, 内部审查与批准. Each is ready to use and fully editable.
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