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Guida ai servizi e tariffario dei viaggi studio

Questa guida spiega come lavoriamo — dalla prima consulenza fino al rientro a casa dello studente — che cosa copre la nostra commissione di servizio, quali costi sono versati a terzi e quando scade ciascun pagamento. È un documento di riferimento: non c'è nulla da compilare o restituire. Gli importi e i tempi indicati di seguito sono orientativi; gli importi che ci vincolano sono quelli riportati nel contratto di iscrizione firmato.

Sezione 1 — Come lavoriamo, fase per fase

Consulenza. Un colloquio di 45 minuti sul livello linguistico, gli obiettivi, il budget e il periodo di viaggio dello studente. Senza costi, senza impegno.
Rosa di proposte e preventivo. Proponiamo due o tre destinazioni e scuole con un dettaglio completo dei costi, così puoi confrontare a parità di condizioni.
Iscrizione alla scuola. Una volta scelta, prenotiamo il corso, confermiamo la data di inizio e assicuriamo il tipo di alloggio richiesto.
Contratto di iscrizione e acconto. Emettiamo il contratto e la fattura. La prenotazione è confermata quando entrambi sono saldati.
Supporto per il visto. Forniamo la lettera di accettazione, la prova dell'alloggio e le ricevute di pagamento, e ti guidiamo nella lista dei documenti richiesti per quel paese.
Assegnazione dell'alloggio. Abbiniamo lo studente a una famiglia ospitante o a una residenza e inviamo tutti i dettagli della sistemazione, le regole della casa e le indicazioni per raggiungerla.
Briefing prima della partenza. Una sessione di un'ora su logistica di arrivo, cultura, denaro, telefoni, aspettative della scuola e procedura di emergenza.
Arrivo e ambientamento. Transfer dall'aeroporto, orientamento scolastico il primo giorno e una telefonata di verifica alla famiglia entro 48 ore dall'arrivo.
Assistenza in loco. Un referente locale dedicato, una verifica a metà soggiorno dei progressi e dell'alloggio e una linea di emergenza 24 ore per tutto il soggiorno.
Rientro e follow-up. Ritiro del certificato e della relazione finale, un colloquio di chiusura e la pianificazione del passo successivo se lo studente lo desidera.

Sezione 2 — Che cosa copre la commissione dell'agenzia

Incluso nella nostra commissione di servizio

Consulenza, analisi delle esigenze e rosa di destinazioni
Ricerca delle scuole, scelta del corso e gestione dell'iscrizione con il fornitore
Richiesta di alloggio, abbinamento della sistemazione e collegamento con l'ospite o la residenza
Pacchetto documenti per il visto, guida alla lista dei documenti e preparazione all'appuntamento
Briefing prima della partenza e istruzioni scritte per l'arrivo
Referente locale dedicato, verifica a metà soggiorno e linea di emergenza 24 ore
Ritiro del certificato, relazione finale e debriefing dopo il rientro

Non incluso nella nostra commissione di servizio

Retta del corso, quote di iscrizione e quote d'esame addebitate dalla scuola
Spese di famiglia ospitante o residenza, supplementi pasti e quote di assegnazione dell'alloggio
Voli, transfer aeroportuali, abbonamenti ai trasporti locali ed eccedenza bagaglio
Quote per la domanda di visto, biometria, spese di corriere ed eventuale sovrattassa sanitaria
Premi di assicurazione di viaggio e medica
Libri del corso, cauzioni sui materiali, escursioni facoltative e spese personali
Servizi di tutela quando il paese ospitante li richiede per gli studenti minori di 18 anni

Sezione 3 — Costi di terzi

Sono stabiliti dalla scuola, dal fornitore dell'alloggio, dall'assicuratore o dalle autorità: li trasferiamo a costo e li mostriamo come voci separate nel tuo preventivo.

Costo	Addebitato da	Quando si paga
Retta e iscrizione	Scuola di lingue	Per intero prima di presentare la domanda di visto
Famiglia ospitante o residenza	Scuola o fornitore dell'alloggio	Con il saldo, 30 giorni prima dell'arrivo
Assicurazione di viaggio e medica	Assicuratore	Prima della domanda di visto; la copertura deve coprire tutto il soggiorno
Quota visto, biometria, sovrattassa sanitaria	Consolato o autorità per l'immigrazione	Al momento della domanda — non rimborsabile
Transfer aeroportuale	Servizio transfer della scuola o operatore locale	Prenotato con il saldo una volta confermati i voli
Libri, materiali e iscrizione all'esame	Scuola o ente d'esame	In loco, nella prima settimana del corso

Sezione 4 — Scadenze di pagamento

Scadenza	Cosa è dovuto	Tempistica
Acconto di prenotazione	Commissione di servizio dell'agenzia più la quota di iscrizione della scuola	Alla firma del contratto di iscrizione
Pagamento per il visto	Retta per intero, quando il consolato richiede la prova del pagamento	Prima della presentazione della pratica di visto
Saldo	Alloggio, transfer ed eventuali costi residui del corso	30 giorni prima della partenza
Prenotazione last minute	L'intero importo in un unico pagamento	Quando la prenotazione avviene entro 30 giorni dalla partenza
Extra in loco	Proroghe del corso, escursioni, cauzioni sui materiali	Pagati direttamente alla scuola durante il soggiorno

Sezione 5 — Disdetta e rimborsi

Tutte le disdette devono pervenirci per iscritto. La data in cui riceviamo la comunicazione è quella che conta.
Più di 60 giorni prima della partenza: i costi di scuola e alloggio sono rimborsati al netto della trattenuta del fornitore. La commissione di servizio dell'agenzia non è rimborsabile una volta avviato il lavoro di assegnazione.
Da 60 a 30 giorni prima della partenza: i rimborsi seguono la scala di disdetta pubblicata dalla scuola; le quote di assegnazione dell'alloggio di norma vengono trattenute per intero.
Entro 30 giorni, o dopo l'inizio del corso: nessun rimborso per retta, notti di alloggio, transfer o assenze non usufruiti.
Rifiuto del visto: rimborsiamo tutto ciò che la scuola e il fornitore dell'alloggio ci liberano, al netto della commissione di servizio dell'agenzia e delle spese consolari già sostenute. Inviaci la comunicazione di rifiuto appena la ricevi.
Il rinvio è spesso più conveniente della disdetta — la maggior parte delle scuole sposta una prenotazione una volta, gratuitamente, se richiesto con più di 30 giorni di anticipo.
I rimborsi sono effettuati nella valuta del pagamento originale, sul conto che lo ha eseguito, entro 30 giorni dallo sblocco dei fondi da parte del fornitore.

Sezione 6 — Confronto tra destinazioni

Solo un orientamento di massima. Le categorie di visto e i tempi di elaborazione cambiano; confermiamo le regole vigenti per la tua nazionalità prima che tu ti impegni in qualsiasi cosa. Le fasce di costo confrontano il costo totale del programma a settimana, non la sola retta.

Destinazione	Percorso visto tipico	Anticipo necessario	Stagione migliore	Fascia di costo
Regno Unito	Percorso visitatore per i corsi brevi; percorso studente oltre i 6 mesi	6–10 settimane	Aprile–settembre	Alta
Irlanda	Visto C di breve durata; permesso di studio per soggiorni più lunghi	6–8 settimane	Maggio–agosto	Media–Alta
Stati Uniti	F-1 con I-20 per i corsi intensivi; B-2 per lo studio part-time	10–16 settimane	Giugno–agosto, gennaio	Alta
Canada	eTA o visto visitatore sotto i 6 mesi; permesso di studio oltre	8–12 settimane	Maggio–settembre	Media–Alta
Australia / Nuova Zelanda	Visto visitatore per i corsi brevi; visto studente oltre le 12 settimane	8–14 settimane	Settembre–marzo	Alta
Spagna	Soggiorno breve Schengen fino a 90 giorni; visto nazionale per studenti oltre	6–10 settimane	Marzo–giugno, settembre–ottobre	Media
Germania	Soggiorno breve Schengen; visto per corso di lingua per i programmi più lunghi	8–12 settimane	Aprile–ottobre	Media
Giappone	Visitatore temporaneo per i corsi brevi; visto studente con CoE oltre i 90 giorni	12–20 settimane	Sessioni di aprile, luglio, ottobre	Media–Alta

Sezione 7 — Domande frequenti

Con quanto anticipo conviene prenotare?

Da quattro a sei mesi per un programma estivo, e di più per le destinazioni con visto a elaborazione lenta. Le scuole più richieste e le migliori famiglie ospitanti vengono assegnate presto.

Potete garantire il visto?

Nessuna agenzia può farlo. La decisione spetta alle autorità. Ciò che possiamo fare è rendere la pratica completa, coerente e nei tempi, che è l'origine della maggior parte dei rifiuti.

E se lo studente non si trova bene con la famiglia ospitante?

Dillo prima al referente locale: la maggior parte dei problemi è un malinteso su pasti, bucato o coprifuoco e si risolve in pochi giorni. In caso contrario, richiediamo un trasferimento; i fornitori di norma spostano lo studente entro una settimana da una richiesta scritta.

Uno studente può essere inserito nel livello di classe sbagliato?

Le scuole svolgono un test la prima mattina e spostano lo studente nella prima settimana senza costi. Segnalalo presto: dopo la seconda settimana i cambi vengono solitamente rifiutati.

Seguite anche studenti minori di 18 anni?

Sì. I minori vengono inseriti in programmi junior verificati, con transfer sorvegliati, coprifuoco e un regime di tutela quando il paese ospitante lo richiede. I moduli di consenso dei genitori fanno parte del pacchetto di iscrizione.

Un programma può essere prolungato quando lo studente è già sul posto?

Spesso sì, in base alla disponibilità di classe e alloggio e — fattore decisivo — al visto. Chiedi a noi prima di chiedere alla scuola, così l'aspetto migratorio viene verificato per primo.

Chi chiama la famiglia in caso di emergenza?

Il numero 24 ore del pacchetto pre-partenza, che mette in contatto con una persona reale nel fuso orario della destinazione. Prima i servizi di emergenza locali se c'è pericolo, poi noi.

Questa guida è un'informazione generale sui nostri servizi e non costituisce consulenza in materia di immigrazione o legale. Le regole sui visti variano in base alla nazionalità e cambiano senza preavviso — conferma sempre con noi i requisiti vigenti prima di prenotare il viaggio.

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The Agenzia di Soggiorni Linguistici pack includes 8 ready-to-use templates. Each one is a structured, fully editable form you can share with clients to collect information, documents, and signatures in one place.

Domande frequenti

What's included in the Agenzia di Soggiorni Linguistici templates?

The Agenzia di Soggiorni Linguistici pack contains 8 templates: Guida ai servizi e tariffario dei viaggi studio, Fascicolo principale dello studente all'estero, Consulenza iniziale e valutazione degli obiettivi, Proposta del programma e preventivo, Contratto di alloggio e ospitalità, Domanda di visto e checklist documentale, Briefing pre-partenza e organizzazione del viaggio, Check-in di metà soggiorno e bilancio finale. Each is ready to use and fully editable.

Can I customize these templates?

Yes. Every Pocper template is fully editable — add or remove fields, change the wording, and adapt each form to your workflow before sharing it with clients.

How do I use the Agenzia di Soggiorni Linguistici templates?

Import the pack into your Pocper workspace, open a template, tailor it to your needs, then share a link so clients can fill it out and upload documents in real time.