app.pocper.com

Guía de servicios y tarifas de viajes lingüísticos

Esta guía explica cómo trabajamos, desde la primera consulta hasta el regreso del estudiante a casa, qué cubre nuestra tarifa de servicio, qué costes se abonan a terceros y cuándo vence cada pago. Es un documento de referencia: no hay nada que rellenar ni devolver. Las cifras y los plazos que figuran abajo son orientativos; los importes que nos vinculan son los que constan en tu acuerdo de inscripción firmado.

Sección 1 — Cómo trabajamos, etapa por etapa

Consulta. Una conversación de 45 minutos sobre el nivel de idioma, los objetivos, el presupuesto y las fechas de viaje del estudiante. Sin cargo, sin compromiso.
Preselección y presupuesto. Proponemos dos o tres destinos y escuelas con un desglose completo de costes, para que puedas comparar en igualdad de condiciones.
Colocación en la escuela. Una vez elegida, reservamos el curso, confirmamos la fecha de inicio y aseguramos el tipo de alojamiento solicitado.
Acuerdo de inscripción y depósito. Emitimos el acuerdo y la factura. La reserva se confirma cuando ambos están abonados.
Apoyo con el visado. Proporcionamos la carta de aceptación, la prueba de alojamiento y los recibos de pago, y te guiamos por la lista de requisitos de la solicitud de ese país.
Colocación en el alojamiento. Emparejamos al estudiante con una familia anfitriona o residencia y enviamos todos los detalles de la colocación, las normas de la casa y las indicaciones para llegar.
Sesión previa a la salida. Una sesión de una hora sobre la logística de llegada, la cultura, el dinero, los teléfonos, las expectativas de la escuela y el procedimiento de emergencia.
Llegada y adaptación. Traslado desde el aeropuerto, orientación escolar el primer día y una llamada de seguimiento a la familia dentro de las 48 horas siguientes a la llegada.
Atención en el país. Un contacto local designado, una revisión intermedia del progreso y del alojamiento, y una línea de emergencia 24 horas durante toda la estancia.
Regreso y seguimiento. Recogida del certificado y del informe final, una conversación de cierre y la planificación del siguiente paso si el estudiante lo desea.

Sección 2 — Qué cubre la tarifa de la agencia

Incluido en nuestra tarifa de servicio

Consulta, evaluación de necesidades y preselección de destinos
Búsqueda de escuelas, selección del curso y gestión de la inscripción con el proveedor
Solicitud de alojamiento, emparejamiento de la colocación y coordinación con el anfitrión o la residencia
Paquete de documentos para el visado, orientación sobre la lista de requisitos y preparación de la cita
Sesión previa a la salida e instrucciones de llegada por escrito
Contacto local designado, revisión intermedia y línea de emergencia 24 horas
Recogida del certificado, informe final y balance tras el regreso

No incluido en nuestra tarifa de servicio

Matrícula del curso, tasas de registro y tasas de examen que cobra la escuela
Cargos de la familia anfitriona o residencia, suplementos de comidas y tasas de colocación en el alojamiento
Vuelos, traslados al aeropuerto, abonos de transporte local y exceso de equipaje
Tasas de solicitud de visado, biometría, gastos de mensajería y cualquier recargo sanitario
Primas de seguro de viaje y médico
Libros de curso, depósitos de material, excursiones opcionales y gastos personales
Servicios de tutela cuando el país de acogida los exige para estudiantes menores de 18 años

Sección 3 — Costes de terceros

Los fija la escuela, el proveedor de alojamiento, la aseguradora o las autoridades: los repercutimos a coste y los mostramos como líneas separadas en tu presupuesto.

Coste	Cobrado por	Cuándo se paga
Matrícula y registro	Escuela de idiomas	Íntegramente antes de presentar la solicitud de visado
Familia anfitriona o residencia	Escuela o proveedor de alojamiento	Con el saldo, 30 días antes de la llegada
Seguro de viaje y médico	Aseguradora	Antes de la solicitud de visado; la cobertura debe abarcar toda la estancia
Tasa de visado, biometría, recargo sanitario	Consulado o autoridad de inmigración	En el momento de la solicitud: no reembolsable
Traslado al aeropuerto	Servicio de traslado de la escuela u operador local	Se reserva con el saldo una vez confirmados los vuelos
Libros, materiales y matrícula de examen	Escuela o entidad examinadora	En el destino, durante la primera semana del curso

Sección 4 — Hitos de pago

Hito	Qué se debe	Plazo
Depósito de reserva	Tarifa de servicio de la agencia más la tasa de registro de la escuela	Al firmar el acuerdo de inscripción
Pago para el visado	Matrícula íntegra, cuando el consulado exige prueba de pago	Antes de presentar el expediente del visado
Saldo	Alojamiento, traslados y cualquier coste restante del curso	30 días antes de la salida
Reserva de última hora	El importe total en un solo pago	Cuando la reserva se hace dentro de los 30 días previos a la salida
Extras en el destino	Ampliaciones de curso, excursiones, depósitos de material	Se pagan directamente a la escuela durante la estancia

Sección 5 — Cancelación y reembolsos

Todas las cancelaciones deben comunicarnos por escrito. La fecha en que recibimos el aviso es la que cuenta.
Más de 60 días antes de la salida: los costes de escuela y alojamiento se reembolsan menos la retención propia del proveedor. La tarifa de servicio de la agencia no es reembolsable una vez iniciado el trabajo de colocación.
Entre 60 y 30 días antes de la salida: los reembolsos siguen la escala de cancelación publicada por la escuela; las tasas de colocación en el alojamiento suelen retenerse íntegramente.
Dentro de los 30 días, o una vez iniciado el curso: no hay reembolso por matrícula, noches de alojamiento, traslados o ausencias no utilizados.
Denegación de visado: reembolsamos todo lo que la escuela y el proveedor de alojamiento nos liberen, menos la tarifa de servicio de la agencia y las tasas consulares ya gastadas. Envíanos la notificación de denegación en cuanto la recibas.
Aplazar suele salir más barato que cancelar: la mayoría de las escuelas cambian una reserva una vez, sin cargo, si se solicita con más de 30 días de antelación.
Los reembolsos se abonan en la moneda del pago original, a la cuenta desde la que se hizo, en un plazo de 30 días desde que el proveedor libera los fondos.

Sección 6 — Comparativa de destinos

Solo una orientación aproximada. Las categorías de visado y los tiempos de tramitación cambian; confirmamos las normas vigentes para tu nacionalidad antes de que te comprometas a nada. Las franjas de coste comparan el coste total del programa por semana, no solo la matrícula.

Destino	Vía de visado habitual	Antelación	Mejor temporada	Franja de coste
Reino Unido	Vía de visitante para cursos cortos; vía de estudiante a partir de 6 meses	6–10 semanas	Abril–septiembre	Alta
Irlanda	Visado C de corta estancia; permiso de estudios para estancias más largas	6–8 semanas	Mayo–agosto	Media–Alta
Estados Unidos	F-1 con I-20 para cursos intensivos; B-2 para estudio a tiempo parcial	10–16 semanas	Junio–agosto, enero	Alta
Canadá	eTA o visado de visitante para menos de 6 meses; permiso de estudios más allá	8–12 semanas	Mayo–septiembre	Media–Alta
Australia / Nueva Zelanda	Visado de visitante para cursos cortos; visado de estudiante a partir de 12 semanas	8–14 semanas	Septiembre–marzo	Alta
España	Estancia corta Schengen hasta 90 días; visado nacional de estudiante más allá	6–10 semanas	Marzo–junio, septiembre–octubre	Media
Alemania	Estancia corta Schengen; visado de curso de idioma para programas más largos	8–12 semanas	Abril–octubre	Media
Japón	Visitante temporal para cursos cortos; visado de estudiante con CoE a partir de 90 días	12–20 semanas	Ingresos en abril, julio, octubre	Media–Alta

Sección 7 — Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación deberíamos reservar?

De cuatro a seis meses para un programa de verano, y más para destinos con tramitación de visado lenta. Las escuelas más solicitadas y las mejores familias anfitrionas se asignan pronto.

¿Podéis garantizar el visado?

Ninguna agencia puede. La decisión corresponde a las autoridades. Lo que sí podemos hacer es que el expediente esté completo, coherente y en plazo, que es de donde vienen la mayoría de las denegaciones.

¿Y si el estudiante no está a gusto con la familia anfitriona?

Díselo primero al contacto local: la mayoría de los problemas son un malentendido sobre comidas, colada o toque de queda y se resuelven en pocos días. Si no, solicitamos un traslado; los proveedores suelen reubicar al estudiante en el plazo de una semana desde la petición por escrito.

¿Puede colocarse a un estudiante en un nivel de clase equivocado?

Las escuelas hacen la prueba la primera mañana y cambian de clase al estudiante en la primera semana sin cargo. Plantéalo pronto: después de la segunda semana los cambios suelen denegarse.

¿Gestionáis estudiantes menores de 18 años?

Sí. Los menores se colocan en programas junior verificados, con traslados supervisados, toques de queda y un régimen de tutela cuando el país de acogida lo exige. Los formularios de consentimiento parental forman parte del paquete de inscripción.

¿Se puede ampliar un programa una vez que el estudiante está allí?

A menudo sí, sujeto a la disponibilidad de clase y alojamiento y —fundamentalmente— al visado. Consúltanos antes de preguntar a la escuela, para revisar primero la parte migratoria.

¿A quién llama la familia en caso de emergencia?

Al número 24 horas del paquete previo a la salida, que conecta con una persona real en la zona horaria del destino. Primero los servicios de emergencia locales si hay peligro, y después nosotros.

Esta guía es información general sobre nuestros servicios y no constituye asesoramiento migratorio ni legal. Las normas de visado varían según la nacionalidad y cambian sin previo aviso: confirma siempre los requisitos vigentes con nosotros antes de reservar el viaje.

Usar esta plantilla

Plantillas en este paquete

The Agencia de Cursos en el Extranjero pack includes 8 ready-to-use templates. Each one is a structured, fully editable form you can share with clients to collect information, documents, and signatures in one place.

Preguntas frecuentes

What's included in the Agencia de Cursos en el Extranjero templates?

The Agencia de Cursos en el Extranjero pack contains 8 templates: Guía de servicios y tarifas de viajes lingüísticos, Expediente maestro del estudiante en el extranjero, Consulta inicial y evaluación de objetivos, Recomendación y presupuesto del programa, Acuerdo de alojamiento y familia anfitriona, Solicitud de visado y lista de documentos, Sesión informativa previa al viaje y preparación, Seguimiento intermedio y cierre final. Each is ready to use and fully editable.

Can I customize these templates?

Yes. Every Pocper template is fully editable — add or remove fields, change the wording, and adapt each form to your workflow before sharing it with clients.

How do I use the Agencia de Cursos en el Extranjero templates?

Import the pack into your Pocper workspace, open a template, tailor it to your needs, then share a link so clients can fill it out and upload documents in real time.