이 안내서는 각 기획 패키지에 무엇이 포함되는지, 첫 통화부터 철수까지 일정이 어떻게 흘러가는지, 비용과 협력업체 대금이 어떻게 처리되는지, 그리고 그 과정에서 저희가 고객님께 무엇을 요청드리는지를 설명합니다. 참고용 문서이므로 작성하거나 회신하실 항목은 없습니다. 양측을 구속하는 것은 서명하신 서비스 계약서의 조건입니다.
서비스는 세 단계입니다. 차이는 저희의 정성이 아니라, 얼마나 일찍 착수하고 얼마만큼의 일을 고객님이 아닌 저희가 맡느냐에 있습니다.
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| | | 고객님 메모를 바탕으로 저희가 새로 구성합니다 |
| 리드 플래너와 스태프(인원 규모에 맞춰 편성) | | |
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풀 플래닝 계약은 대체로 다음 흐름으로 진행됩니다. 준비 기간이 짧으면 앞단계를 생략하는 것이 아니라 압축합니다.
- 12~9개월 전. 니즈 파악 미팅, 기획 방향, 예산 틀, 날짜 후보, 행사장 탐색. 계약 체결과 계약금 납부 후에야 업체에 접촉합니다.
- 9~6개월 전. 행사장 계약 완료. 디자인 방향 확정. 우선순위 업체 — 케이터링, AV, 프로덕션, 공연 — 발굴·견적·예약.
- 6~3개월 전. 메뉴 시식, 배치도 초안, 렌털과 데코 확정, 초대장과 등록 오픈, 접근성 및 식이 요구사항 취합.
- 8주 전. 프로그램과 진행 대본 초안 작성. 연사·출연자 브리프 발송. 사이니지와 인쇄물 제작 발주.
- 4주 전. 참석 인원 추이 파악. 좌석 배치 착수. 협력업체 스케줄 배포. 비상 계획과 우천 대응안 작성.
- 2주 전. 최종 참석 인원을 케이터링에 통보. 행사장 최종 답사. 진행표 확정. 기획 용역비 잔금 청구.
- 행사 주간. 납품 확인, 스태프 브리핑, 프로그램에 필요한 경우 리허설 진행, 비상 연락망을 전 업체에 배포.
- 행사 당일. 반입, 업체 관리, 참석자 동선, 프로그램 큐 진행, 문제 해결, 철수 및 행사장 반환.
- 15영업일 이내. 최종 청구 정산, 파손 및 초과 근무 비용 처리, 다음 행사를 위한 제언이 담긴 서면 리뷰 제공.
- 풀 플래닝과 파셜 플래닝은 니즈 파악 미팅 후 범위를 정해 정액 기획 용역비로 견적합니다. 당일 코디네이션은 정해진 현장 근무 시간에 대한 정액으로 견적합니다.
- 규모가 매우 크거나 여러 날에 걸친 행사는 총 집행액의 일정 비율(최저 금액 설정)로 견적할 수 있습니다. 어떤 방식이든 착수 전에 계약서에 명시합니다.
- 저희 비용은 저희의 시간과 전문성만을 담습니다. 협력업체 비용 — 행사장, 케이터링, 렌털, AV, 공연, 플라워, 인력 — 은 별도이며 고객님 부담입니다.
- 가능한 한 협력업체가 고객님께 직접 청구하고 고객님이 직접 결제하십니다. 실제 가격이 그대로 보이며 저희를 거치는 마진은 없습니다.
- 업체가 저희와만 계약하는 경우, 사전 승인된 선지급 한도에서 대신 지급하고 영수증을 첨부해 원가 그대로 전달합니다.
- 저희는 협력업체로부터 수수료나 리베이트를 받지 않습니다. 우대 협력사 요율이 있다면 그 할인은 저희가 아니라 고객님께 돌아갑니다.
- 고객 파일에 기록된 승인 한도를 넘는 지출은 고객님의 서면 승인을 받은 뒤에 발주합니다.
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| | 날짜를 확보하고 저희가 작업을 시작할 수 있게 합니다. 환불 불가. |
| | 기획 용역비 중 발굴·계약 단계에 해당하는 금액. |
| | 각 업체의 지급 조건에 맞춰 결제하십니다 — 저희가 추적하고 알려 드립니다. |
| | 케이터링과 좌석은 이 인원으로 청구됩니다. 늘릴 수는 있어도 줄일 수는 없습니다. |
| | 기획 용역비 잔액. 반입 전까지 납부해 주셔야 합니다. |
| | 초과 근무, 파손, 실사용 바 비용, 선지급금 차액. |
- 작은 변경은 기획의 일부이며 비용이 발생하지 않습니다. 업체를 다시 찾거나 예산을 다시 짜거나 이미 제작된 물품을 다시 찍어야 하는 변경은 진행 전에 서면으로 견적합니다.
- 12개월 이내의 새로운 날짜로 연기하는 경우, 기획 용역비는 추가 비용 없이 1회에 한해 그대로 이월됩니다. 협력업체는 각자의 연기 규정이 있어 동일하게 적용되지 않을 수 있습니다.
- 두 번째 연기나 12개월을 넘는 변경은 새로운 계약으로 보아 다시 견적합니다.
- 취소 시 계약금은 환불되지 않으며, 이미 청구된 기획 용역비 중도금은 그날까지 수행한 업무의 대가로 지급 의무가 남습니다.
- 행사 30일 이내에 취소하면 기획 용역비 전액이 청구됩니다. 그 시점에는 업무가 실질적으로 완료되어 있기 때문입니다.
- 협력업체의 취소 수수료는 저희 계약이 아니라 각 업체의 계약을 따릅니다. 저희가 항상 고객님 편에서 협상하지만 그들의 약관을 면제할 수는 없습니다.
- 모든 야외 요소에는 서면 우천 대응안을 마련하고, 결정 기한 — 보통 개장 24~48시간 전 — 을 정합니다. 당일에 허둥대지 않고 차분히 결정하기 위함입니다.
- 천막, 가림막, 실내 대체안 비용은 미리 견적해 두어 결정이 금전적인 돌발 변수가 되지 않게 합니다.
- 불가항력 — 악천후, 공공 비상사태, 행사장 폐쇄, 교통 마비, 공공기관의 제한 — 은 그 기간 동안 양측의 의무를 정지시킵니다.
- 불가항력 상황에서는 취소보다 일정 변경을 우선하며, 그에 대한 연기 수수료는 받지 않습니다.
- 환불 불가 지출이 상당한 행사라면 행사 보험 가입을 강력히 권장합니다. 중개사를 소개해 드릴 수는 있지만 저희가 보험을 판매하거나 대행하지는 않습니다.
- 현장 근무 시간은 계약서에 명시됩니다. 이를 넘는 시간은 인력 1인당 시간 단위로, 30분 단위로 청구되며 발생 전 당일 밤에 확인받습니다.
- 행사장 초과 사용료, 바 연장, 업체 대기 비용은 해당 업체가 자체 요율로 청구하며 그대로 전달됩니다.
- 표준 서비스 반경을 벗어나는 이동은 실비로 청구합니다 — 주행 거리 또는 교통비, 불가피한 숙박이 필요한 경우 숙박비 포함.
- 패키지에 포함된 횟수를 넘는 답사와 뒤늦게 추가된 리허설은 일정을 잡기 전에 견적합니다.
- 고객님이 미리 확인하고 승인하지 않은 항목은 최종 청구서에 오르지 않습니다.
- 시작 단계 — 현실적인 예산, 결정을 승인할 수 있는 모든 분의 성함, 그리고 행사가 브랜드를 드러낸다면 브랜드 가이드라인.
- 업체 발굴 단계 — 후보 목록과 견적에 5영업일 이내의 결정. 가예약은 만료되고 좋은 업체부터 먼저 나갑니다.
- 디자인 단계 — 솔직한 피드백. 어긋난 점을 일찍 말씀하시는 데는 비용이 들지 않지만, 제작 후에 말씀하시면 비용이 듭니다.
- 4주 전 — 연사 명단, 진행 내용, 식이 및 접근성 요구사항, 그리고 반드시 정확히 지켜야 할 의례적·문화적 사항.
- 2주 전 — 최종 참석 인원과 확정된 좌석, 그리고 당일 결정을 내릴 수 있는 담당자 한 분.
- 행사 당일 — 운영은 저희에게 맡겨 주세요. 고객님이 하실 수 있는 최선은 본인의 행사를 즐기시고 모든 문의를 현장 책임자에게 넘기시는 것입니다.
이 안내서는 저희의 일반적인 진행 방식을 설명할 뿐 그 자체가 계약서는 아닙니다. 고객님 행사의 패키지 구성, 비용, 일정은 서명하신 서비스 계약서에 정한 내용이 기준입니다.