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Guía de acuerdos y proceso de firma

Esta guía explica qué documento cubre cada situación, cómo pasa un documento del borrador a la copia firmada y bloqueada, qué debe acreditar un firmante y cómo se gestionan los cambios posteriores. Es un documento de consulta: no hay nada que rellenar ni devolver. Si esta guía y un contrato firmado difieren, prevalece el contrato firmado.

Sección 1 — Qué documento se aplica

Cada documento de este paquete responde a una pregunta distinta. La mayoría de las relaciones utilizan dos o tres, no los seis.

Documento	Qué regula	Cuándo se utiliza	Quién firma
Contrato de prestación de servicios	Alcance del trabajo, honorarios, plazo, cancelación, responsabilidad y titularidad de los entregables	Antes de iniciar cualquier trabajo remunerado	Ambas partes
Acuerdo de confidencialidad	Qué se considera confidencial, el uso permitido y cuánto dura el deber de secreto	Antes de intercambiar información sensible, a menudo antes de definir el alcance	Ambas partes
Exoneración de responsabilidad	Riesgos asumidos de una actividad y los límites de nuestra responsabilidad	Antes de participar en una actividad con riesgo físico o económico	El participante o su tutor legal si es menor de edad
Consentimiento de datos personales	Qué datos recogemos, para qué, con quién se comparten y cómo se retira el consentimiento	En el momento en que se recogen por primera vez datos personales	La persona interesada
Poder de representación / autorización	Qué actos puede realizar una parte en nombre de la otra y los límites de esa facultad	Cuando debemos tratar con un tercero en su nombre	El poderdante; puede exigirse intervención notarial o testigos
Cesión de imagen y testimonio	Permiso para usar fotografías, vídeo, nombre u opiniones citadas, y dónde	Antes de publicar cualquier material identificable	La persona que aparece o es citada

Sección 2 — El recorrido de la firma, paso a paso

Redacción. Preparamos el contrato a partir de los datos del registro de la contraparte, de modo que nombres, domicilios y números de inscripción ya son correctos.
Revisión interna. Un segundo revisor coteja el borrador con las condiciones comerciales pactadas antes de que salga de nuestras manos.
Envío para revisión. Usted recibe un enlace al documento. El plazo de revisión es de cinco días hábiles salvo que se acuerde por escrito uno más corto o más largo.
Comentarios y revisiones. Plantee todas sus observaciones de una sola vez siempre que sea posible. Cada ronda de cambios reinicia el plazo de revisión solo respecto de las cláusulas modificadas.
Firma electrónica. El firmante autorizado firma en el propio documento. La firma se registra con sello de tiempo y con los datos de la sesión del firmante.
Contrafirma. Nosotros contrafirmamos. Mientras no estén ambas firmas, el contrato es un borrador y no genera obligaciones.
Bloqueo y archivo. El documento firmado se marca como definitivo, se bloquea frente a nuevas ediciones y se archiva en el registro de la contraparte.
Copias. Ambas partes reciben la copia bloqueada. Puede solicitar copias adicionales en cualquier momento mientras dure el plazo de conservación.

Si se exige firma manuscrita, imprima la versión definitiva, fírmela y remítanos un escaneo. Adjuntamos el escaneo al mismo expediente para que el rastro electrónico y el papel queden juntos.

Sección 3 — Identificación y facultades de firma

Personas físicas que firman en su propio nombre

Un documento de identidad con fotografía en vigor: pasaporte, DNI o permiso de conducir.
Una dirección de correo de firma que pertenezca personalmente al firmante, no un buzón compartido.
Cuando firme un tutor por un menor, acreditación de la relación de tutela o patria potestad.

Firma en nombre de una sociedad o de una entidad

La denominación social exacta y el número de inscripción, coincidentes con el registro público.
Prueba de que esa persona puede obligar a la entidad: un cargo de administrador, un acuerdo del órgano de administración, una delegación de facultades o un poder notarial.
Cualquier límite interno de firma aplicable, para saber si hace falta una segunda firma antes de que el contrato obligue.
Cuando se exijan dos firmas, ambas deben constar antes de considerar otorgado el contrato.

Para eso sirve el registro de la contraparte: mantener los firmantes al día. Si un firmante causa baja o cambia un límite de firma, actualice el registro antes de redactar el siguiente documento, no en el momento de firmar.

Sección 4 — Modificaciones, renovaciones y terminación

Un contrato firmado nunca se edita sobre el original. Los cambios se instrumentan mediante una adenda firmada que identifica la cláusula que sustituye.
Todo cambio empieza con una solicitud de modificación, que recoge la redacción actual, la propuesta, la fecha de efecto solicitada y el impacto comercial.
Las renovaciones sin cambios se confirman con una breve notificación de renovación. Las renovaciones con cambios se tramitan como modificación.
Cuando un contrato se prorroga automáticamente, la no renovación debe comunicarse antes del plazo indicado en el contrato. Ese plazo se controla en el registro de la contraparte.
La cesión o novación a otra entidad exige el consentimiento por escrito de ambas partes y una nueva firma de la entidad entrante.
La resolución se rige por el preaviso pactado en el contrato. Las obligaciones de confidencialidad, protección de datos y pago suelen subsistir tras la resolución.
Toda modificación, renovación, cesión y resolución se anota en el registro de la contraparte para que el historial completo quede legible en un único lugar.

Sección 5 — Conservación de registros y datos personales

Los contratos firmados y sus adendas se conservan durante toda la relación y durante el plazo legal de prescripción posterior a su terminación.
Las imágenes de firma, los sellos de tiempo y los registros de auditoría se conservan tanto como el contrato al que pertenecen, porque son la prueba de su válida celebración.
Los documentos de identidad se verifican y después se conservan solo durante el tiempo que exijan las obligaciones antifraude y de llevanza de registros.
Los consentimientos y las cesiones se conservan con sus fechas de validez, para poder comprobar de un vistazo si un permiso sigue vigente.
Puede solicitar copia de sus datos, pedir su rectificación o retirar un consentimiento en cualquier momento. La retirada no invalida el tratamiento lícito anterior ni deja sin efecto un contrato firmado.
Los documentos se almacenan con acceso limitado a quienes los necesitan y no se venden ni se ceden con fines comerciales.

Sección 6 — Preguntas frecuentes

¿Una firma electrónica obliga igual que una manuscrita?

En la mayoría de los ordenamientos, sí, para los contratos mercantiles ordinarios. Lo determinante es que el firmante quisiera firmar, que la firma esté vinculada a él y que el documento no pueda alterarse después sin que se detecte. Nuestro proceso registra las tres cosas. Un número reducido de documentos —ciertas transmisiones inmobiliarias, testamentos y algunas declaraciones— sigue exigiendo firma manuscrita o intervención notarial, y se lo advertiremos cuando sea el caso.

¿Hace falta un testigo?

Los contratos mercantiles ordinarios no lo requieren. Sí lo requieren los documentos otorgados en forma solemne y, en muchos ordenamientos, los poderes de representación. El testigo debe ser mayor de edad, no ser parte del documento ni tener interés en él, y presenciar el acto de la firma.

¿Y si firmo y luego detecto un error?

Avísenos de inmediato. Un error material evidente se corrige con una breve adenda firmada por ambas partes. Un cambio de criterio sobre una condición comercial es una solicitud de modificación normal y requiere acuerdo de las dos partes.

¿Puedo tomarme más tiempo del plazo de revisión?

Sí. Pídalo antes de que venza el plazo y lo ampliaremos. Preferimos que lea bien el documento a que lo firme a tiempo. Nada se entiende aceptado por el mero transcurso del plazo.

¿Puede firmar otra persona en mi nombre?

Solo con facultades documentadas: un cargo anotado en el registro de la contraparte, un acuerdo del órgano de administración o un poder notarial. La autorización verbal no basta, porque la prueba debe sobrevivir a la relación.

¿Debería asesorarme jurídicamente por mi cuenta?

Siempre es libre de hacerlo, y se lo recomendamos para plazos largos, regímenes de responsabilidad poco habituales o cualquier punto que no comprenda del todo. Mantendremos el documento abierto mientras tanto.

Esta guía describe nuestro proceso en términos generales y no constituye asesoramiento jurídico para un caso concreto. Los requisitos de validez de la firma, de intervención de testigos y de conservación varían según la jurisdicción: recabe asesoramiento cualificado cuando lo que esté en juego lo justifique.

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The Acuerdos Comunes pack includes 10 ready-to-use templates. Each one is a structured, fully editable form you can share with clients to collect information, documents, and signatures in one place.

Preguntas frecuentes

What's included in the Acuerdos Comunes templates?

The Acuerdos Comunes pack contains 10 templates: Guía de acuerdos y proceso de firma, Registro de contrapartes y contratos, Contrato de Prestación de Servicios, Acuerdo Mutuo de Confidencialidad, Exoneración de Responsabilidad y Renuncia de Reclamaciones, Consentimiento de Recogida y Uso de Datos Personales, Poder Limitado, Autorización de Uso de Imagen y Semejanza, Solicitud de modificación, renovación o rescisión, Revisión y aprobación interna. Each is ready to use and fully editable.

Can I customize these templates?

Yes. Every Pocper template is fully editable — add or remove fields, change the wording, and adapt each form to your workflow before sharing it with clients.

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